找準共青團工作的切入點及落腳點
辦公室是一個企事業單位和黨政機構的重要職能系統,在單位裡起到中樞作用,各個業務科室和部門的日常工作,都需要辦公室來進行協調與佈置,同時辦公室又是離單位領導“距離”最近的部門,領導的政令釋出與執行,辦公室往往是重要的參與者和執行者。辦公室可以總結為三個中心,即:後勤中心、事務中心、政務中心,其“中心”地位的特殊性,使辦公室工作能否正常、高效的執行,關係到單位的工作執行力和領導的決策力,甚至有關單位形象和領導威信。因此,辦公室主任作為辦公室的直接管理者,應該具備怎樣的素質,以保障辦公室工作的有效開展,成為上至黨政機關下至企事業單位的領導們普遍關心的問題。在電腦和網路都非常普及的當今社會,辦公室主任的各項素質與技能要求,都與電腦和網路的應用分不開。特別是目前流行的協同化OA軟體,因為其許多基礎工作與辦公室管理息息相關,已經成為我公司辦公室主任提升自身綜合素質的重要輔助工具。協同軟體是輔助多人多組織共同完成一項事務的新興管理軟體,OA(辦公自動化)是其基礎的應用之一,協同軟體目前的應用重點是:公文管理、日程管理、資訊共享與交流,這三個應用重點都與辦公室主任的日常工作有密切關係,因此協同OA對於提升辦公室主任的.綜合素質,在這方面,我們公司是很受益的。以下辦公室主任應具備的三項基本素質,我想都可以透過學習和使用協同OA軟體來得到提升。
1、公文處理能力。
良好的公文的處理能力,是辦公室主任必須具備的首要素質。在日常工作中,辦公室主任需要經常起草、稽核、釋出一些管理制度,是單位裡的政策推進者,和領導的言論喉舌。除此以外,辦公室主任還要經常上傳下達上級領導、本單位領導、本單位各部門間的工作意見和精神,這些意見和精神絕大部分以公文形式存在。
目前市面上主流的協同OA軟體,公文管理都是以單獨的模組另列出來,顯示出公文管理在協同OA中的重要性。以我國產品競爭力位居第一的復旦協達為例,公文管理不僅是其重要功能模組,而且做得非常細化,按日常應用習慣將公文分為:收文、發文、傳閱、簽報四大型別分別管理,依據國家相關要求和規定,對常用收發文提供可快速呼叫的模版,包括:令、議案、決定、指示、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批覆、函、紀要等。登記、批示、批辦、注辦、辦結、承辦、歸檔等收文過程管理,和起草、核稿、簽發、會籤、編號、列印分發、歸檔等發文過程管理,以及傳閱、簽報的各步驟過程管理,都在復旦協達的協同OA中能夠找到對應處理功能。協同OA中的公文管理,能夠顯著提高辦公室主任公文處理的能力,有效幫助辦公主任提升綜合從業素質。
2、時間管理能力。
辦公室主任要為自己本人和上級領導精心安排時間、日程,使時間浪費降到最低程度,同時又要顧及領導的工作強度,做到時間安排松馳有度。我們公司使用的是復旦協達的協同軟體。我們瞭解一下,包括復旦協達在內的等主流的協同OA軟體,對於人員的時間管理比較細緻,包括了時間的計劃、時間自動提醒、時間和日程的檢視、日程安排的共享和檢索、重複安排的警告等等。除了個人時間安排以外,會議室、小汽車等共享資源的使用時間和日程安排,也是辦公室主任日常主要工作之一。我們用復旦協達的協同OA軟體的感受是:在共享資源的使用時間安排上也考慮比較周全,對會議室、小汽車等共享資源的使用情況、使用量和使用時間計算等,都有比較完善的體現。協同OA能夠以軟體為工具,加強辦公室主任在“本人、領導、共享資源”這三個方面的時間管理能力,為辦公室主任提升素質奠定良好基礎。
3、交流與溝通能力。
辦公室主任對於資訊和決策精神的上傳下達,除了採用正式公文以外,日常的溝通也是傳達決策精神,體現本單位工作風貌的重要方式。溝通能力作為管理者的基本能力,對於辦公室主任而言,顯得猶為重要。從廣義溝通而言,即包括了格式化溝通,也包括非格式化溝通;即包括口頭溝通,也包括書面溝通;即包括雙向溝通,也包括單向溝通。在我們使用的復旦協達的協同OA軟體中,有多處功能用於輔助溝通工作,這些功能即包括了電子郵件、即時通訊等用於溝通的軟體功能,還可以包括:新聞、通知、公告、討論等等。這些設計對於我們公司來說,是很實用的~比較人性化。
協同OA中的資訊共享與交流,能使單位內部因資訊透明、溝通及時,而營造出和諧的工作環境。在日常工作中,辦公室主任往往是重要資訊的掌握者,透過協同OA能使資訊的共享與交流能夠通暢,同時更加正規化,避免“小道訊息”和不良資訊的負面影響。使用協同OA能夠,能夠改善溝通形式和效率,輔助辦公室主任提升溝通能力。 以上三個方面的能力,即是一個合格的辦公室主任必備的基本能力,也是復旦協達等主流協同OA軟體重點突出的軟體功能。協同OA軟體在公文管理、時間與日程管理、資訊共享與交流這三方面的應用重點,能夠輔助辦公室主任顯著提升綜合素質,成為辦公室主任不可或缺的工作助手。 有人講:辦公室主任不是人,做好辦公室主任的人不是人。因為,辦公室工作龐雜,象公共汽車,叫上就上,叫停就停。因此,除了樹立正確的世界觀、人生觀以外,再以管理軟體作為輔助工具,辦公室工作就一定能搞好,辦公室主任就一定能當好。 以上是我們公司的使用協同軟體的心得~在使用之前,我們對比了很多,協同軟體廠家,因為復旦協達是依託復旦大學,質量品質過硬,所以我們選擇了他。在這裡僅是對大家做個參考作用~謝謝