戰略性人力資源管理：工作分析ABC
方圓公司是一家從事軟體產品開發和服務的高科技企業，公司成立三年多以來，業務一直在高速增長，人員的規模也不斷擴大，目前員工人數已經達到了120多人。
隨著企業規模的擴大，管理的層次也比過去增加了，公司開始發現管理越來越吃力。很多總經理辦公會安排下去的工作，總是不能夠如期按要求完成，而且在追究責任時也很困難，最終往往是不了了之，要麼就是相關部門各打五十大板。員工也頗有微詞，抱怨職責許可權不明確，有利的事情大家搶著做，辛苦的事情人人往後躲，自己的業績總是不能得到公司的客觀評價，在激勵方面也不能公平體現。因此公司中高層專門召開了一次會議，希望拿出解決方案改變目前的狀況。經過討論大家一致認為問題出在業務流程不順暢、組織結構不合理、部門和崗位職責不清晰等幾個方面。對此，人力資源部經理提出瞭解決辦法——最佳化流程、調整組織結構，並著手進行工作分析，完善人力資源管理系統。那麼，工作分析是什麼?應該如何來做呢?
工作分析概念
工作分析(Job Analysis)是人力資源開發與管理最基礎的內容，又稱職務分析，它是指對各種工作的性質、任務、責任、流程、相互關係以及任職工作人員的知識、技能、素質進行系統調查和研究分析，以科學系統的描述並做出規範化記錄的過程，它的結果是產生職務說明書。
工作分析的作用
工作分析是人力資源管理中一項非常重要的常規性工作，是整個人力資源管理系統的“基石”。工作分析的質量和效果決定了人力資源體系的完善和各個功能模組的實現。
工作分析用科學的、量化的手段，為選人、用人、育人、留人等各項人事決策提供了可靠的依據和堅實的基礎;透過對工作對人員能力、個性等條件要求的分析，可以更好地實現人盡其才，工作分析的結果可以使人員的使用在“合適的時候把合適的人放在合適的崗位上。”;透過對工作職責、工作流程的分析，使 “才能盡其職”，避免人力資源的浪費，提高工作效率;透過對工作環境、工作裝置的分析，使人與機器相互配合，更好協調，更好地完成預定的目標;透過工作分析瞭解員工與崗位各方面的資訊，能科學的評價員工的業績，有效地激勵員工提供了可靠的依據。
工作分析的內容
工作分析的內容包含三個部分：對工作內容及崗位需求的分析、對崗位、部門和組織結構的分析、對工作主體員工的分析。對工作內容的分析是指對產品(或服務)實現全過程及重要的輔助過程的分析，包括工作步驟、工作流程、工作規則、工作環境、工作裝置、輔助手段等相關內容的分析;由於工作的'複雜性、多樣性和勞動分工使崗位、部門和組織結構成為必然，不同的行業和不同的業務都影響著崗位、部門和組織結構的設定，對崗位、部門和組織結構的分析包括對崗位名稱、崗位內容、部門名稱、部門職能、工作量及相互關係等內容的分析;對工作主體員工的分析包括對員工年齡、性別、愛好、經驗、知識和技能等各方面的分析，透過分析有助於把握和了解員工的知識結構、興趣愛好和職業傾向等內容。在此基礎上，企業可以根據員工特點將其安排到最適合他的工作崗位上，達到人盡其才的目的。
工作分析的程式
(一)時機選擇
工作分析是人力資源管理過程中一項重要的基礎性活動，在蒐集有關工作的各方面資訊的過程中，同時也為管理工作提供大量的資訊。因此，選擇何時匯入工作分析活動，對結果有著很重要的影響。
由於工作分析是一項持續的、需要不斷補充的長期性工作，因此，當企業內部發生調整和變化時，例如企業業務發生調整、工作流程重組、新技術新工藝匯入、新的管理模式匯入、建立新的組織模型、建立新的部門、增加新的工作崗位、崗位新增工作內容、組織規模發生變化、人員結構發生變化以及需要進行崗位評價，就需要根據變化情況在原有的工作分析結果上進行調整，並根據變化大小決定是否需要重新分析。
(二)實施程式
1、管理方面：(1)確定工作分析的目的和適用範圍;(2)選擇被分析的工作;(3)分配進行職務分析活動的責任和許可權。
2、設計方面：(1)選擇資訊來源;(2)選擇使用者;(3)選擇適用的方法和系統。
3、收集分析方面：收集、分析、綜合工作。
4、結果表達方面：(1)職務說明書;(2)執行標準;(3)報酬因素;(4)工作族(職系)。
5、運用方面：(1)確定職務分析的目的和適用範圍;(2)選擇被分析的工作。
6、控制方面：貫穿以上5個步驟。
工作分析的實施要解決好兩方面的問題：一是工作分析的操作程式，二是這些操作程式與人力資源管理及開發的關係。這兩方面的問題貫穿於工作分析的各方面工作中。工作分析的實施包容了六方面工作，每一方面的工作都有其應當注意解決的問題，上圖反映了上述幾方面工作的關係。
(三)工具選擇
要做到準確描述工作內容，客觀提出從事工作的要求，必須採取適用有效的方法。工作分析方法多種多樣，常用的方法有訪談法、問卷調查法、觀察法、體驗工作法等。
1.訪談法
訪談法是工作分析人員就某項工作與從事該項工作的個人或者小組或其上級主管，或過去的在崗人員就工作內容和要求進行交流與討論，由對方敘述所做的工作內容以及如何完成。工作分析人員用標準格式進行記錄。
適用：這種方法通常用於工作分析人員不能實際參與觀察的工作。
特點：既可以獲得工作的體力方面的要求，也可以獲得腦力以及其它不易觀察到的資訊。
不足：被訪談者對訪談的目的往往持懷疑態度，回答問題時會有保留，導致資訊失真。所以訪談法僅僅作為輔助手段用於工作分析。
2.問卷調查法
問卷調查列出一組任務或工作行為，要求僱員就其是否執行了這些任務或者行為做出肯定回答，然後調查人員根據這些任務或行為出現的頻率，對完成工作的重要性，執行的難易程度以及整個工作的關係，確定它們的權重。最後求出的分數可作為評價實際工作內容和要求的基礎。
適用：此種方法在工作分析中使用最為廣泛。
特點：費用低、速度快，可以在大範圍內對所有僱員進行調查，結果可用計算機處理。
不足：此方法對問卷的設計要求較高，問卷設計者必須具備一定的經驗和技巧，否則無法達到預期的效果。
3.觀察法
觀察法是指工作分析人員對工作活動和行為進行觀察並對結果進行記錄。又分為直接觀察、工作方式分析和典型事例法三種，主要取決於觀察者，被觀察者和觀察方式的不同。
直接觀察法：特點，有助於瞭解工作的基本性質和內容，真實可信。不足，無法對工人的思維活動進行觀察，難以收集到與工人腦力有關的資訊，與人員有關的資訊不足。
工作方式分析：適用，用於觀察體力和重複性工作。特點，可以對一定時間內的微觀動作進行深入研究分析。
典型事例法：特點，對某項工作收集大量典型事例以後，對記錄的結果進行歸納和分類，可以總結出工作的特性和要求。
4.工作體驗法
人力資源管理人員親自體驗工作，熟悉和掌握工作要求的第一手資料。
適用：過程比較簡單的工作。
特點：工作分析人員可以瞭解工作的實際內容以及對僱員體力和腦力的要求，有助於進行工作描述和工作要求。
不足：只適合於簡單的工作，如果需要大量培訓才能從事的工作，工作分析人員是無法親身體驗的。
根據各種工作不同的性質和特點，結合以上工具的適用範圍和優缺點，選擇適當的方法進行組合運用就可以取得事半功倍的效果。
(四)結果運用
工作分析的結果可以運用於職務說明書的編制，不同的企業可以根據自身的實際情況制定不同的格式，在內容豐富的基礎上應當簡單明瞭，通俗易懂。同時隨著崗位工作內容的變化，應定期給予稽核和補充完善，以確保其準確性和適用性。
工作分析過程中應該注意的問題
(一)做好計劃和準備工作是工作分析成功的保證
計劃和準備工作包括物質和思想兩個方面。一方面，工作分析人員應當事先制定詳細的計劃確定工作分析的目的和適用範圍，選擇被分析的工作以及適用的工具等;另一方面，工作分析的實施，需要公司中高層的統一思想認識，並給予堅決支援，需要給予基層員工必要的培訓和溝通。只有公司各層面人員的積極參與和配合，工作分析才能取得成功。
(二)工作分析重在過程參與
分析的過程一方面是企業目標與職責分解的過程，另一方面也是員工對公司目標與任務的理解過程。員工的參與在加深員工對目標與職責瞭解的同時，也使工作分析的結果更有實際的指導意義。工作分析的過程本身也是對業務流程、職責劃分、權責匹配最佳化的過程，各個部門和崗位員工的對工作分析過程的深入