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白領郵件注意事項

白領必備郵件注意事項

在寫字樓裡工作的同事們肯定對郵件是再熟悉不過了,每天全國各地,甚至世界各地的郵件紛至沓來,用不同的措辭回覆給不同的人,可能對於在北京找工作的人來說,郵箱只是用來投遞簡歷或者接收offer的工具,但是隻要上了班就知道,收發郵件也是需要技巧的,很多禁忌的事項是一定要注意的,否則很有可能導致完不成工作、達不成合作、以致造成誤解。

這裡提供一些參考給大家,不論你是已經在某個北京招聘企業上班還是正在北京求職,都來學習學習吧,注意一下總沒有壞處的!

一忌不稱呼

不少人寫郵件一上來就直接說事情,給人的感覺是“你應該知道我是誰”;有的至多用個“你好”,這些都是不禮貌的做法。

正確的做法是:如果對方有職位要稱呼職位(姓氏+
職位);如果不清楚職位,可用姓氏+先生/小姐。當然十分熟悉的情況下,可以用雙方習慣的稱呼方式,而這種情況僅限於非正式郵件。值得注意的是,通常用“您好”比用“你好”更有禮貌,除非確定自己是上級或長者。


二忌亂稱呼

比較忌諱的是管所有人都叫經理,普通員工自然很高興,但會冒犯比經理職位高的人。
通常稱呼他人可省去“副”字,但儘量不要跳級,更不可給別人降級。例如對方是副經理,可以稱呼“姓氏+經理”,但不要稱呼“姓氏+總”;而如果對方是副總裁,則不可稱呼對方為經理或總經理。

三忌回覆所有人

通常只需要答覆發件人,很少有需要全部回覆的情況,儘管對方可能同時發給了很多人。為了減少給別人帶來的不必要麻煩,用“回覆”功能即可;如果很有必要抄送給其他人,則儘量自己根據實際需要有選擇性地寫上去。


尤其需要注意的是,好的事情可以抄送給他人,不好的事情儘量一對一處理;這與表揚當眾,批評不當眾是一個道理。當然,那種利用便利的往來郵件打嘴仗的行為只能影響個人形象。

發件人為了避免出現對方隨意點選“回覆所有人”的不職業情況,可以把大批次的收件人地址放在“密送”處,然後在正文起始位置寫上收信人的群體名稱,例如“致:各事業部經理”等,有利於收信人清晰瞭解與自己同時收到郵件的還有哪些人,同時避免了垃圾郵件的產生。

四忌把老闆列為收件人之一

常見人們寫信,幾個收信人中,自己的老闆是其中一位,這通常會被老闆認為不太尊重他。

如果是寫給老闆的信,則需要單獨寫給他,無須抄送其他人。當然,更不能寫給老闆的同時,抄送其他人。我曾在不少培訓的場合問過學員,如果他們是老闆收到類似的信會有什麼反應,他們認為有不被信任的感覺,甚至有威脅的味道。

如果需要老闆瞭解某個相關的事項,則致他人的同時,抄送給老闆比較妥當。例如需要就一個提案徵求大家的建議,則可以寫給大家抄送老闆;若需要同時徵求老闆的意見,則需單獨寫給老闆,或在抄送的同時,在正文中單獨寫一段“請老闆指教”的話。

五忌人名不排序

收件人(包括抄送人)若為一個以上,不論在郵件地址位置,正文位置,還是附件內,均需要排序。

最講禮儀的方式是按照職務高低排序,同樣職位按姓氏字母順序排,不瞭解職位時可以按照字母順序排,但重要郵件不建議這樣做,尤其是重要客戶。

有內外之別時,以客為先。

六忌不分段

有的人整篇郵件從頭至尾寫成一大片,象小說一樣,給人眉目不清晰的感覺,不想看下去,從而自然影響處理的效率。

推薦的方式是,儘量在一個顯示頁面完成全文,一段一個核心意思,然後空行寫第二段;如果說的事項較多,建議加上序號,但一次最好不超過三項,否則不容易記住。

當然,如果能根據收件人的具體情況調整字號大小、字型樣式等,則為最佳。例如對方均是五十多歲的領導,可以適當調大字號,以便對方閱讀,從而也提高了回覆效率。

七忌重點不突出

現在的職場壓力和資訊的.充斥已很難容許人們逐字逐句地閱讀一個完整的郵件。所以寫信人可以把最核心的詞用突出標識加以強調,包括加粗、增大字號或換字型、顏色等。但公文中通常只允許黑色和藍色,只有相當於海報作用時才可以適當用彩色。

郵件的標題至關重要,要行動性很強,只用核心詞,去掉虛詞。與行動、結果相關的字眼可放在句首的【】內,然後再寫具體內容,例如標題可寫為“【請9日前確認】xx會議日程”。

八忌不感謝

有些人沒有感謝的習慣,而這往往是郵件回覆率低的一個主要原因。不論是尋求合作、請教問題、請人幫助,還是隻是告知,都可以感謝對方的善意或配合。即便是領導命令對方與自己合作,說句感謝只能表明自己有修養;更何況自己請對方幫忙呢。

九忌多重結束語

常見不少人在信的結尾同時寫上幾種問候,諸如“祝好”、“祝一切順利”、“祝工作愉快”等等(還有用英文寫bestregards,allthebest,haveaniceday)。其實,一句最恰當的結語即可。

有時候,很明顯地可以看出發件人事先設定好了簽名檔,裡面已有問候,那麼在傳送之前務必仔細檢查,否則會給人留下粗心的印象。

避免上述情況的方法,可以在簽名檔中去掉問候語,只留簽名和聯絡方式,因為大多時候的問候是因人而異的。

十忌不署名

不署名,言外之意,對方應該能從郵件地址判斷出自己是誰,或者“不用那麼客氣”,而這樣做會給對方造成很多不便,也較影響辦事效率,想打電話溝通具體事宜時,還需要再查詢。

發件人切忌以自我為中心,自認為了解對方的圈子,其實不然,有時真的不知道是誰發來的郵件(更不用說現在有那麼多酷極了的網名),耽誤了事情。

署名是尊重對方也是尊重自己、宣傳自己的方式。而且最好事先設定好籤名檔,附上自己所有方便的聯絡方式,一勞永逸。

以上的一些規則同樣適用於寫簡訊,例如要稱呼對方、要署名,要一次性地站在對方角度寫清楚具體內容(最常用的恐怕是見面具體地點、周圍明顯建築物、聯絡人及電話等)。

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