關於職業院校教學檔案的管理
職業院校教學檔案管理是學校管理工作中的一項十分重要內容，教學檔案的規範、完善程度，與各級評估指標體系的評價標準密切相關。檔案管理的科學與否，直接影響到整個職業院校教學工作能否合理有序地進行，同時也是衡量職業院校管理水平的一把標尺。
一、職業院校教學檔案的分類
職業院校教學檔案種類繁多，內容龐雜，按類劃分為四大類。
（一）教學管理類。上級教育行政管理部門下達的課程設定，教學大綱、教學質量檢查、教學評估等資料，學籍檔案、招生計劃；各系部根據上級的精神制定的適合本系部的教學制度、辦法、規定、條例、守則等檔案；各系部結合具體情況制定的專業建設規劃；各專業教學計劃；各課程的教學大綱；教師工作量的規定與課時計算規定；各學期的課程安排等。
（二）教師業務類檔案。主要內容有教師的個人學歷、學位證書和相關證明記錄材料，教師培訓方面的材料，教師晉升專業技術職務評審材料和聘任材料，教師教研情況，包括教學科研成果、成果轉化及獲獎情況，發表的學術論文、論著、編撰的教材、教學計劃、教案等。
（三）實驗室建設類。實驗室建設的材料及實驗室的論證、評估、申報及審批材料，儀器裝置的購置計劃，報告、安裝除錯、保修單、移交檔案、檢修使用的故障記錄、使用情況統計等。
二、職業院校教學檔案的特點
職業院校教學檔案是教學活動的客觀反映和總結，它不同於一般的文書檔案，它有如下特點：
（一）內容廣泛多樣。一方面學校辦學規模越來越大，招生形式越來越多樣化，辦學領域不斷拓寬。新學科、新專業不斷湧現，使得教學檔案的內容也越來越廣泛，教學內容越來越豐富。隨著專業的增多，多學科互相滲透，交差不斷加強，使得教學內容多學科越來明顯，與之相適應，檔案材料也越來越豐富。
（二）材料來源分散。職業院校教學檔案資訊來源於教學活動的各個環節和教學活動的全過程，也包括來自上級教育主管部門對教學工作、教學改革和人才方面的培養等方面的指令、規定、條例。同時還有在日常教學活有關領導動中形成的`教學檔案。資訊涉及的部門分散，既上級領導部門、本單位教研室、實驗室和教學管理部門等。
（三）歸檔時間不同。教學檔案在年度劃分上與其它檔案不同。其它檔案按年度歸檔，而教學檔案是按學年度進行歸檔的，歸檔時間從上一年的9月1日到當年的8月31日結束。
三、教學檔案管理存在的問題
（一）檔案意識不強。很多職校的教師員工檔案意識比較淡薄，對檔案的重要性沒有充分的認識，特別是大多數教學和教輔人員對教學檔案工作認識不足，甚至於對教學檔案歸檔持牴觸態度。有的專家、教師認為，教學科研成果是他們自已的心血的結晶，自我儲存得相當好，沒必要歸檔；有的教師認為，材料放在自己手中，用起來方便。還有檔案管理部門服務意識淡薄，墨守成規。坐等別人上門交檔案，很少深入到教學單位去宣傳教學檔案。應讓大家明確檔案在學校工作中的重要意義，喚醒教師的檔案意識，積極主動的變等收上門指導與催收。
（二）管理體制不完善。在管理體制上，部分職校校院系檔案機構不健全，人員安排不到位，經費投入不足，從而導致教學資料管理處於無序狀態。在部門規劃和工作制度中，很少提及檔案工作，既使形成一些檔案材料，也因為沒有相應的管理制度，缺少統一可執行的標準，從而導致教學檔案的分類、整理處於混亂狀態。
（三）教學檔案資訊資源開發力度不夠。教學管理內容的資訊化程度不高。傳統的職校教學檔案基本上都是以紙質檔案為主，佔用了大量的庫房空間，管理成本高。另外，教學日常管理的材料存檔不全，各院系之間的檔案難以進行交流。這些導致了教學檔案資訊資源難以實現共享。
四、職業院校教學檔案管理工作的開發建設
（一）加強教學檔案管理制度的開發建設
職校的教學管理部門應根據國家的有關檔案法規和學院的實際情況，建立健全教學檔案管理工作的各項規章制度，把檔案建設工作列入學校工作計劃，並建立有效的監督管理和激勵機制。逐步做到“三納入”、“四同步”，即把檔案管理納入院系工作計劃、管理制度和教師的職責範圍，在佈置、檢查、總結和驗收各項工作的同時，也佈置檢查總結和驗收檔案工作。教學檔案是教學實踐活動的真實紀錄，是進行教學研究必不可少的素材，只有依據可靠的教學檔案作為研究依據，才能對教學的特點進行定量和定性的分析，挖據科學、有效的教學方法，從而最大限度地提高教學質量。
（二）加強教學檔案編研工作開發
加強教學檔案的編研工作，有利於開發檔案資源，發掘檔案的潛在功能。學院檔案管理人員應重視發掘教學檔案內容的工作，及時對教學檔案資訊進行分析、研究、篩選、加工、編篆，把原始的、分散的、零碎的、靜態檔案變成專指的、系統的、活的檔案資訊，並及時準確地傳遞出去，以供學校師生和社會使用。此外，科學系統地做好編研工作，還可使檔案充分發揮其潛在的價值，為撰寫校史，調整專業設定，分析學生畢業分配形勢，豐富教學和教研活動等提供有力依據。
（三）加強教學檔案管理隊伍建設
從當前形勢來看，擁有一支既懂檔案知識，又懂教學管理並能運用現代化手段的教學檔案管理隊伍是做好教學檔案管理工作的關鍵，職校應當配備專職的教學檔案管理人員，並對其進行檔案專業知識培訓，使他們掌握檔案工作的基本知識和專業技能，計算機和網路技術知識培訓。同時，檔案工作者在實踐中要解放思想，實事求是，與時俱進，不斷提高他們的業務水平。
（四）實現職校教學檔案管理現代化
實現職校教學檔案管理資訊化，是提高職校教學檔案管理效率的必由之路。伴隨著科學技術的迅猛發展，計算機應用技術的普及，校園區域網的建立，都為教學檔案管理的電子化、網路化和現代化奠定了基礎。職校教學檔案管理工作要與時俱進，改變傳統的管理模式，將死檔案變成活檔案，將文字檔案變成電子檔案。以光碟和網頁等形式鮮活地顯現給更多人。因此，教學檔案管理者有必要了解和掌握先進的管理知識，不斷學習和更新現代化管理經驗。