企業管理資訊改進建議研究論文
［摘要］針對目前國內企業資訊化的現狀，從軟體系統整合、資料倉庫建設、財務業務一體化、資訊系統協同化等方面對企業資訊化提出了一些改進建議。
［關鍵詞］企業資訊化；軟體系統整合；資料倉庫；財務業務一體化、協同化軟體
目前，國內的大中型企業大部分都建立了自己的企業管理資訊系統。從資訊系統的構成上看，主要有財務系統，處理日常的業務的ERP系統，辦公系統，輔助生產、設計的控制或工具類軟體，電子商務網站系統等，有的還建立了資料倉庫系統。應該說企業資訊系統在提高企業管理水平，降低企業運營成本，提高決策水平和企業競爭力等方面發揮了積極作用。在資訊化方面的投資回報率是很高的。
許多企業的資訊化主管都有這種感覺，感覺企業該上的系統都上了，不知道下一步該做什麼。實際上企業資訊化還有很多的事值得做。不同的企業情況不同，在企業資訊化上的做法也不同。下面僅就幾個最常見方面提出一些粗淺的建議。建議主要分為軟體系統整合、資料倉庫建設、財務業務一體化、資訊系統協同化4個方面。
一、軟體系統整合
首先，應該做軟體系統整合，即EAI。大多數企業的資訊化是分階段進行的。比如先上財務軟體，再上ERP軟體，又上了辦公系統。但軟體系統往往是由多家公司開發和實施的，雖說有這樣或那樣的介面，表面上把幾個系統連起來了，但往往存在大量的資訊孤島。這種沒有整合過的系統，在各自的範圍內都起各自的作用。但是企業的需求是沒有界限的，總有需求出現在幾個系統的邊界上，這種需求往往很難在軟體中實現，多家軟體公司也往往互相推諉。做軟體系統整合的投資很大，國外的經驗看，會佔到整個軟體系統投資的30%~40%。雖然國內的資訊化普及晚，企業要求的水準也相應低些，但所佔的比例也很高。
軟體系統整合的技術有很多，這裡主要介紹3個常用的。首先是單點登入。多個軟體系統有各自的使用者名稱/口令系統，現在可以建立一套統一的使用者名稱口令，統一儲存到一個系統中，這個系統往往採用一種叫做輕量級目錄服務的技術。其次是資訊門戶。資訊門戶是目前的一種熱門技術，它可以把多個軟體商開發的系統整合在一個統一的介面裡，提高使用者訪問資訊系統的效率。第三是利用EAI軟體重新規劃和改造系統間的介面，使系統間的訪問更順暢更專業。例如使用訊息中介軟體把多個資訊系統連線起來。訊息中介軟體的好處一是使系統互聯容易，二是系統間耦合小，即使一個系統臨時關閉了，別的系統發給它的資訊也不會丟失，別的系統也不用等待這個系統。還有種EAI技術目前正在發展成熟中，叫做業務工作流。它的思路是設立一臺業務工作流伺服器來排程和管理多個軟體系統間互操作工作，定義一些流程來呼叫多個軟體系統來完成一個較長和較複雜的業務。現在的軟體商都認識到了，即使軟體產品做的功能再強，具體到企業也總有各自特殊的需求。所以一般都發展出了一些開發框架，便於企業或其合作伙伴整合其他系統或開發個性化功能。前面的兩種整合分別是介面層和應用層整合，第三種整合是資料層整合，也就是資料倉庫建設。
二、資料倉庫
資料倉庫，可以看成一種軟體整合的方式，但由於它很特殊，作用很明顯，所以可以拿出來單獨說。企業資訊系統的'建設初期，建設者往往很在乎功能，在乎日常的使用，業務系統的軟體開發商也是這樣。但企業資訊系統還有個重要職能不能忽視，那就是為企業積累資料。現在是資訊時代，企業要在激烈的市場競爭中獲得優勢地位，把握資訊的能力很重要。企業要處理的資訊一方面來自市場，另一方面來自企業內，而且往往從企業內的資料（如銷售和購進資料）可以反應出企業外（市場和供應商等）的一些情況，所以要重視企業資料的積累、儲存、分析和挖掘。即使在成功運行了各種軟體系統的企業內，企業的高階主管往往還在抱怨“看不到數”。企業決策層需要的資料往往是多個資訊系統中的資料經提煉後才能夠用，原來分散在各個軟體系統中的報表或查詢無法滿足決策要求。
資料倉庫是一種特殊的資料庫，它從各個系統抽取資料，從企業決策者需要出發，把資料按多個角度建立模型，使資料使用者能夠不受限制地取到需要的資訊。如果一個需求需要很複雜的計算才能得出，比如預測下個月銷售量，那麼這被稱為資料探勘。
資料倉庫的資料特點一是全，包括各個軟體系統中的資料；二是久，一般儲存多年的資料；三是快，專門為查詢快設計；四是活，可以多角度查詢。
三、財務業務一體化
國外和國內在財務業務一體化方面還是有差距的。國內企業大多是先上的財務軟體，後上的業務管理系統，往往是兩家軟體公司的產品。把財務和業務系統整合在一起，不是簡單的軟體整合。因為財務和業務的實際關聯很緊，要把兩者整合在一起必須要特殊處理。我們知道，國外企業用的很多ERP軟體中直接內嵌財務軟體。我們國內的會計人員每天錄入的各種憑證在ERP系統中是自動產生的。業務系統自動產生憑證的好處主要有兩個，一是會計人員的工作強度小和減少重複錄入帶來的人為錯誤，二是避免了財務和業務在統計口徑上的不一致。為了做到財務業務一體化，從管理上先要統一財務部門和業務部門對一些資料的看法和統計口徑，然後要改進軟體，主要是改進業務系統。如果原來業務系統具有“自動產生會計分錄”功能，那麼現在要把它用起來。如果原來業務系統沒有這種功能，那麼可以參照一些成熟ERP軟體的做法，增加這項功能。自動分錄的原理介紹已經超出了本文章的範圍，它主要是利用一些事先設定好明細科目、輔助核算等自動產生會計憑證和憑證分錄。這種改進業務系統的工作量是不小的。如果預算允許和其他條件允許，可以考慮把業務系統和財務系統同時更換為一家軟體公司的成熟產品。需要提醒一句的是，財務業務一體化不僅僅是個軟體的升級過程，更多是業務部門和財務部門加強協作的過程。軟體升級後因為兩類部門的業務流程的升級沒有跟上而導致不良後果的例子是不少的。
四、資訊系統協同化
相對前面的3個建議，資訊系統協同化是比較難理解的，而且要做到這點，需要軟體公司更大的支援。企業資訊系統協同化是最近幾年才逐漸成熟起來的一種做法。所謂協同化，就是把企業管理軟體和企業辦公系統、個人辦公軟體等整合在一起。原來的企業管理系統，如ERP興盛時代，主要的操作者都是企業內的一些核心崗位和核心人員。企業員工個人相對於整個業務系統來說是“渺小”的。而步入21世紀後，隨著電腦硬體成本的降低和軟體內容的豐富，企業內更多的員工都有了個人電腦。越來越多原來不被管理系統重視的崗位和人員也提出訪問系統的要求。企業越來越重視員工個人能力對企業的貢獻，希望透過員工間溝通和協作來增強企業創新能力。為解決這些矛盾，有的企業上了辦公軟體。當企業內出現了一個需求後，資訊部門先判斷這個需求是屬於業務系統的還是辦公系統，然後決定在哪個系統中實現。如果在兩個系統都可以實現，具體誰來實現就有一定偶然性了。執行一段時間後發現辦公系統出現了大量業務性的功能，最終結果是企業內出現不少資訊孤島。
為了解決上述問題，筆者認為最好的辦法是解放思想，讓業務系統“協同化”，把辦公系統的內容直接加到業務系統中。讓死板的業務系統靈活化、個人化、日常化、全民化。有的軟體公司嘗試把辦公系統中常用的人際工作流技術應用到業務系統中，把個人辦公系統中的郵件系統、即時訊息系統、移動終端訪問等技術直接做到了業務系統中，並提出業務系統協同化的概念。
資訊系統協同化既是一種軟體技術，更多的是一種軟體指導思想。目標是打造智慧企業，讓員工在資訊系統的協調下自由有序地工作，獲得指導，獲得資訊，發揮出創造力。
五、結束語
企業資訊系統的建設是一個把企業管理思想和管理流程利用軟體技術固化下來的過程，當考慮到協同化內容時，資訊系統中也具有了企業文化的色彩。同時資訊系統和軟體技術反過來也促進了企業的管理，原來不敢想不能做的事，現在有了資訊系統就能想能做了。