應用文寫作基礎知識：公文的格式
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1、行政公文的格式的概念：行政公文的格式就是指行政公文的文面格式、用紙規範和印製規範的總和。
2、行政公文的格式的內容：2001年1月1日施行的《國家行政機關公文處理辦法》第三章第十條對行政公文的格式做出了規範性的規定：“公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附註、附件、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等部分組成。”現行的行政公文[除命令(令)、公告、通告、會議紀要等以外)的格式一般由文面格式、用紙格式和印裝格式三部分組成。
行政公文的書面格式劃分為眉首、主體、版記三部分。置於公文首頁紅色反線(又稱“間隔橫線”)以上的各要素統稱眉首;置於紅色反線(不含紅色反線)以下的各要素統稱主體;置於主題詞(包含主題詞)以下的各要素統稱版記。
(1)眉首：眉首又稱檔案頭，位於公文首頁上部，用套紅印刷，佔首頁的三分之一或五分之二;一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、紅色反線等部分組成。
秘密等級和保密期限。為了有效保證公文在傳遞、處理過程中的國家秘密的安全，涉及國家秘密的公文應標明密級和保密期限。秘密公文分為絕密、機密、秘密三級，其中“絕密”、“機密”級公文還應標明份數序號。
緊急程度。緊急公文應當根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”。如需同時標識秘密等級，則緊急程度在下，秘密等級在上。
發文機關標識。發文機關又稱版頭，用紅色標識居檔案頭部分正中，一般有兩種形式：一種是由發文機關名稱和“檔案’’二部分組成，如“北京市人民政府檔案”;另一種是隻標明發文機關名稱(適用於信函式格式)，如“x x省人民政府”。發文機關名稱要用全稱或規範化簡稱，如果是幾個單位聯合行文，主辦機關排列在前。
發文字號。由發文機關代字、年份和序號三部分組成。聯合行文一般只標明主辦機關的發文字號。
簽發人。簽發人是指代表發文機關核准、制發該公文的負責人，是公文生效的具體責任者。上行文(包括上報的“請示”“意見”“報告”)應當在首頁註明簽發人、會籤人姓名。
紅色反線(又稱“間隔橫線”)。紅色反線是一條較粗的通欄紅線，位於“發文字號”與檔案主體部分的“標題”之間，把檔案頭部分和正文部分分開。一般政府機關公文用一條通欄紅線，黨的機關檔案在通欄紅線正中加一顆紅五星做標誌。
(2)主體：是檔案的主要部分，包括標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附註、附件八個部分。
標題。公文標題的三要素：完整的`公文標題由發文機關、事由、文種三部分組成。如《國務院辦公廳關於表彰獎勵中國女子足球隊的通報》(國辦發[1999]61號)，發文機關是“國務院辦公廳”，事由是“表彰獎勵中國女子足球隊”，文種是“通報”。
公文標題的核心要素：“文種”是公文標題的核心要素，同時也是不能省略的要素。
公文標題除了採用三要素齊備的完整式標題形式外，還可以採用省略式標題形式。省略式標題包括以下三種情況：一是省略發文機關的標題，如《關於嚴厲打擊傳銷和變相傳銷等非法經營活動的意見》，通常有檔案版頭的公文(主要指上行文)，標題不必再重複發文機關;二是省略事由只由發文機關和文種組成的標題，如《中華人民共和國主席令》、《中國人民銀行通告》等;三是省略發文機關和事由，只有“文種”一個要素的標題，如《通告》、《公告》，這類標題一般適用於內容較單一的公佈性、知照性公文。
注意：公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。對於轉發文，除批轉法規性檔案加書名號外，均不對原標題加書名號。
轉發上級機關的檔案，如果標題過長，可以自擬事由摘要轉發;如果是層層轉發的檔案，可以只轉發首發機關的名稱。
例題：
1、國家稅務總局轉發了國務院題為“關於做好稅制改革工作的通知”這一檔案，自治區地稅局再轉發給各盟市地稅局，盟市地稅局再進行轉發時，寫成了《通遼市地方稅務局關於轉發內蒙古自治區地方稅務局關於轉發國家稅務總局關於轉發國務院關於做好稅制改革工作的通知的通知的通知》，如何修改。
2、標題過長或中間需停頓的，可用空格或換行的方式表述。如：國務院關於依靠科技振興農業加強農業科技成果推廣工作的決定
主送機關：是指負責辦理和答覆該份公文的主要受理機關，應當使用全稱或者規範化簡稱、統稱。
下級向上級機關發出的請示或報告，一般只寫一個主送機關，受雙重領導的下級機關向上級請示時，也要確定一個主送機關，其他用抄送形式，不能多頭主送，避免出現責任不明，誤時誤事的現象;上級對下級機關的發文，主送機關應按法定或約定俗成的慣例排序，如通遼市人民政府下發的普發性檔案，主送機關可以是“各旗、縣、市、區人民政府，市政府各委、辦、局”;凡是直接向社會或群眾公佈的公文及法規章程等，一般不寫主送機關。如通告、公告等。
正文：是行政公文的核心部分，是用來表達具體的思想內容的。正文應根據文種和寫作意圖選擇恰當的表達方式和結構，在公文格式規範、行文關係正確的前提下，一篇公文的水平與效果關鍵取決於正文的擬定。
正文中的人名、地名、數字、引文應當準確。引用公文應當先引標題，後引發文字號;引用外文應當標明其中文含義。正文寫作的要求：
第一，符合國家法律、法規，符合黨和政府的方針、政策以及上級機關的有關規定。
第二，要有針對性，即以事實為根據，分析問題，做到有的放矢。
第三，一般應一文一事，事由要集中、明確、重點突出。
第四，行文邏輯縝密，層次清晰，條理清楚。
第五，具體措施或意見要符合實際，明確具體，可操作性強。
第六，語言要準確、簡潔、規範。
公文中的數字：公文中的數字，除成文日期、部分結構層次數和在詞、片語、成語、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字
正文層次標識方法：
第一層用“一、”“二、”“三、”……
第二層用“(一)”“(二)”“(三)”……
第三層用“1.”“2.”“3.”……
第四層用“(1)”“(2)”“(3)”......
附件說明：公文如有附件，應在正文之後註明附件說明。
附件說明寫在正文下空一行，左空二字用3號仿宋體字標識“附件”，後標冒號，然後說明附件順序和名稱。附件序號用阿拉伯數碼，附件名稱後不加標點符號。
成文日期：是指公文完成並定稿的時間，是公文生效的標誌。成文日期以負責人簽發的日期為準，聯合行文以最後簽發機關負責人的簽發日期為準。決定、會議紀要等會議討論透過的公文，以透過日期為準。電報以發出日期為準。
成文日期標註在正文右下方，右空四字，用漢字將年、月、日標全，“零”寫為“O”，如“二OO二年十月一日”。
印章：是公文合法生效的標誌之一。公文除會議紀要和以電報形式發出的以外，應當加蓋印章。聯合上報的公文，由主辦機關加蓋印章;聯合下發的公文，發文機關都應當加蓋印章。單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文日期，加蓋印章應上距正文一行之內，下壓日期，端正，印章用紅色;聯合行文並需加蓋兩個印章時，應將成文日期拉開，左右各空七個字格，主辦機關印章在前，兩個印章均壓成文日期，不相交或相切;聯合行文並需加蓋三個以上印章時，應將各發文機關名稱(可用簡稱)按加蓋印章順序排列則在相應位置，並使印章加蓋其上。
當公文排版所剩空白不能空下印章位置時，應採取調整行距、字距的措施加以解決，務必使印章與正文在同一版面，不得采用標識“此頁無正文”的方式解決。
附註：指需要說明的其他事項，包括說明傳達範圍(如“此件發至縣團級”)、使用方法(如“此件可以翻印”)、正文中出現的名詞術語的解釋等，或在使用請示文種時註明聯絡人的姓名和電話。
附註標識在成文日期下一行，居左空二字，應當加圓括號標註。
附件：是附在正文之後用於補充、說明正文的文字材料或圖表材料，是公文的重要組成部分。有的公文因內容需要，又不便於寫入正文的材料才用附件的形式表達，並不是每份公文都有附件。
常見的附件有兩種：一是隨文所頒佈、批轉(轉發)、報送的文字材料，實際是公文的主要內容，而主件只起批准頒佈、批轉轉發、報送或按語作用，這類附件與公文正件具有同等效力。二是補充、說明、解釋正文內容的材料，如代表名單、數字報表、圖文資料等，其作用是為正確理解和執行公文正件提供參考。
附件應與公文正文一起裝訂，並在附件左上角第一行頂格標識“附件”，有序號時標識序號;如不能一起裝訂，應在附件左上角第一行頂格標識公文的發文字號並在其後標識附件(或帶序號)。
(3)版記：版記也稱文尾，位於公文末頁最下部，包括主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期三個要素。版記的最後一個要素置於最後一行。
主題詞。主題詞是確切表達公文主題和歸屬類別的規範化名詞或名詞性片語，是檔案資訊輸入計算機的一種資訊符號。因為按照區局檔案精神，從今年開始系統內部行文不再標註主題詞，因為全區辦公自動化系統都已開通，標註主題詞已沒有必要。但向系統外行文仍然要標註。注意：一份檔案的標引，一般不超過6個主題詞。
抄送機關：指除主送機關外需要執行或知曉公文的機關。抄送上級機關的用“抄報”;抄送平級和下級機關的用“抄送”。
抄送機關應使用全稱或者規範化簡稱、統稱，位置在主題詞下一行，左空一字標識“抄送”，後加冒號;抄送機關間用頓號隔開，回行時與冒號後的抄送機關對齊;在最後一個抄送機關後標句號。
印發機關和印發日期。印發機關多數不以行文機關名稱出現，而只用該機關辦公室(廳)名稱。印發機關位於抄送機關之下，佔一行位置。印發機關左空一字，印發日期右空一字。印發日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。