怎樣寫通知類公文
(一)含義、功用和性質
“通知”,是“適用於批轉下級機關的公文,轉發上級機關和不相隸屬機關的公文,批轉下級機關的公文,傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項,任免人員”的一種公文文體.
“通知”,亦屬釋出性公文,即知照文告.但它針對的物件是特定有範圍的,一般是限於有關單位有關人員,所以叫它“限知性”公文.它的釋出方式,多是內部印發或張貼,當然有的也可以公開張貼甚或公開發表於電臺、報刊.
(二)類別及其各自的功用、要點
1.一般性通知.釋出要求下級機關人員辦理或需要知道的事項.要點是寫明白什麼事,什麼時間、地點,如何辦理.
2.批示性通知.針對欲發公文所加的通知.大體有三種情況和相應的三種形式.“轉發”,對上級機關、同級機關或不隸屬機關的公文,加按語式通知轉發下去.“批轉”,是對下級機關的公文加批語式通知下發,通知執行,或通知參照執行等.“頒發”(“印發”),職能機關釋出行政法規、印發有關檔案,並加說明式通知下發,其附件即要頒發的那個檔案.
3.指示性通知.對下級機關有所指示,如認為其內容不宜用命令或指示釋出的,可用“通知”釋出.
4.會議通知.誰決定的召開什麼會議,內容(討論什麼事項)、時間、地點、參加範圍等,可用“通知”釋出.
5.任免通知.任免領導人需下級機關知曉,或任免的就是下級機關領導人.主要寫何機關何會議決定何人任何職.亦可歸入第一類“一般性通知”中,屬於要求下級知曉的.
(三)格式和寫法
1.普通通知.
上述前三種為普通通知,格式寫法是共通的.目的是使受文者知曉,所以要寫得清楚明白.標題同於一般公文,批示性通知標題上的批發件名稱可加書名號.有受文單位的寫上款,範圍大、類似佈告的,不寫上款.正文有兩種:一種是較長而含較多實際內容的,分開頭、主體、結尾來結撰成文.開頭寫通知事項的依據、目的;主體是通知本身,多采用條款式寫法;結尾,一般多寫貫徹本通知的時間要求、希望等.一種是較短而內容簡單的,只用一段或一句成文,寫動因(目的、情況、依據、政策皆可)、說明、決策.動因和說明亦可省略.
2.會議通知.
會議通知是上級機關或發起單位發給與會單位和人員的書面通知.一種是領導機關通知有關機關和人員必須參加的,一種是發起單位邀請參加的,寫時口氣有不同.一般格式包括標題、正文、落款三部分.
標題:重要會議的`通知屬正式公文,標題寫明什麼單位召開什麼會議的通知,要編髮文號.一般會議的通知屬日常事務文書,用得最多.標題可以只寫“通知”,不編髮文號.
正文:上款,抬頭頂格寫發往部門,一種是籠統寫法,寫一類機關的統稱,如“各區、縣、局”;一種是具體填寫各發往單位的名稱.發給個人的是稱職務還是稱同志,看會議性質決定.
正文主體寫開會的根據、目的、日期、地點,派什麼人參加,會議的內容、議程(保密性的會議不寫).需要彙報、發言、帶論文、材料的,以及開多久、幾時報到、帶何證件和交通食宿等問題,都在正文或附件中寫明.
普通會議簡略一些,只寫時間、地點、會議內容等.發給個人的.重要些的會議接受人姓名寫在正文前,正文後寫“此致”
“敬禮”;一般會議接受人寫在正文後,“此致”,然後提行頂格寫“×××”.
落款:在正文後右下方寫下召開會議單位的機關全稱和年月日,加蓋公章.標題上已寫明單位的,只寫年月日蓋公章.
日用通知很簡單,標題只寫“通知”,正文寫何時何地召開何會,何人參加,落款後貼出即可.有的打打電話通知即可,但要寫下再打,免得遺漏事項.
寫會議通知的注意事項:資訊開門見山,交代七個要素(會名,會期,時間,地點,範圍,憑證,籌辦單位),註明開會準備,保證限期送到。