高校財務管理資訊化的規劃設計要素分析管理論文
摘 要:
以適應校園數字化建設的客觀需要,構建具有綜合功能的財務管理資訊系統為目標,應用系統分析和相關分析方法,分析了當前及今後一個時期內高校財務資訊管理在數字化校園環境支撐下出現的新的應用特點和功能擴充套件需求,探討了新形勢下高校財務管理資訊化的規劃設計要素。
關鍵詞:
數字化校園;財務管理;管理資訊系統;規劃分析
財務管理是高等學校正常執行和事業發展的重要內容,也是與校園生活密不可分的基本環節。在校園數字化的程序中,無論是有關師生員工個人的財務資訊,還是有關專案經費管理等對公財務資訊,都是數字校園的重要資源。校園數字化建設中,應當充分重視財務管理的資訊資源作用,透過系統設計將其納人數字化校園建設的總體規劃之中。
一、校園卡系統的一般功能
概述校園數字化通常以校園“一卡通”系統建設作為切入點。校園卡系統作為數字校園的基礎環境和支撐平臺,其構架完全服從於數字校園建設的整體規劃,成為數字校園中有機的、重要的組成部分。校園卡系統既是數字校園的資料資訊儲存、管理和處理中心,也是整個數字校園的核心引擎。在該平臺下,各相關應用系統以構件方式存在並執行其上,相關資料和資訊按照數字校園規定的資料交換與共享規範在校園網路上滿足各子系統的資料交換、資料同步與資料共享需要。
在當前的技術條件下,校園卡系統通常由一張校園卡和一張相對應的銀行卡作為使用媒介來實現系統功能。校園卡具有校內身份認證和電子消費兩類基本功能。
(1)多證合一、以卡代證:將學生證、教師工作證、醫療證、借書證、出入證等數字化為校園卡身份資訊,一卡實現校內各種需要的身份認證功能。
(2)身份認證公共資訊管理:透過校園卡中心資料庫,實現學生、教職工的身份檔案的數字化和網路化,確保校園網路資訊傳遞的真實性、安全性、可靠性和完整性。
(3)基於統一身份認證的應用服務:透過校園卡的統一身份認證管理,進一步為使用者提供相應的目錄服務,即基於校園數字資源統一組織和應用整合所形成的各種校園網路化應用服務,包括資訊分級釋出、辦公自動化資料交換、校園管理資訊系統資料共享等。
(4)以卡代票、以卡代幣、刷卡消費:取代以往校內使用的各種票據,如飯票、水票、洗澡票、上機票等,以校園卡的“電子錢包”功能滿足師生員工的校內消費和費用繳納需要。
(5)校內消費資金統一歸集:透過分佈於校園內各消費點的POS終端,在實現校內消費刷卡支付的同時,實現了校內資金流動的統一歸集,在技術手段上滿足了學校對下屬經營服務單位的財務監管需要。
與校園卡身份資訊直接繫結的銀行卡,除了具有一般銀行卡相同的金融服務功能以外,增加了個人銀行賬戶與校園卡“電子錢包”賬戶之間的自助圈存轉賬服務功能,滿足校園卡持卡人校內消費資金自行劃轉的需要。
二、數字校園環境下財務管理資訊化的應用特點
1.財務管理資訊是數字校園目錄服務重要的公共資料資源。
高等學校的財務管理資訊,不僅是財務管理部門業務處理的自然結果,更是學校教育事業開展和日常執行中有關經濟活動的資訊記錄,其中包含的對公以及對師生員工個人的校內資訊資源都極其豐富,是校園數字化不可或缺的重要公共資料資源;數字校園環境中許多的應用目錄服務和相關的辦公自動化系統都離不開財務管理資訊的資料資源支撐。
2.校園數字化為財務管理資訊化提供了更加完備的資料管理手段。
校園卡系統具備了校園資料資訊儲存、管理和處理中心的功能,能夠實現基於網路的個人身份認證,以及校內部門關聯資訊的資料交換、資料同步與資料共享;所提供的管理資訊更加豐富和完善。合理有效地利用校園卡資訊來完善財務管理業務,應是財務管理資訊化升級改造優先考慮的因素。
3.財務管理資訊目錄服務以標準化和關聯資訊完備的會計核算管理資訊為基礎。
在數字化校園環境下,財務管理方面的資訊服務體現在財務資訊分級釋出目錄服務和構建基於中心資料庫的整合應用型財務管理資訊系統兩方面。能否有效地實現這些資訊服務功能,作為基本資訊源的會計核算管理資訊的有效性、完備性和可關聯性便是至關成敗的決定性因素。在這種新的管理需求下,會計核算管理資訊系統應當以構建整合應用型財務綜合管理資訊系統為目標,科學、合理地規劃賬目管理的科目資訊和專案資訊,使得每一筆賬目記錄附帶必要和有效的管理資訊。
4.財務管理資訊目錄服務是基於中心資料庫的整合應用型管理資訊系統。
與會計核算管理資訊系統自成一體的封閉特徵不同,基於數字化校園環境的財務綜合管理資訊系統需要透過與不同管理部門之間的資料共享與資料交換(資料同步)來實現目錄服務,其邏輯關係如圖1所示。在這種方式下,需要透過Web服務方式將財務綜合管理所需的各方共享資料引入財務管理資訊系統;同時也需要將相關的`財務資料反饋給中心資料庫,並保持相關資料的同步。
5.整合許可權管理與身份認證平臺是財務管理資訊目錄服務的安全門戶。
除了需要基於校園卡的統一身份認證管理以外,財務管理資訊目錄服務需要強化使用者訪問的許可權管理。能夠與校園卡系統平臺和財務管理資訊系統進行整合,實現身份認證和許可權管理雙重功能的整合身份認證環境,包括統一許可權管理、身份驗證、單點登入、密碼管理、LDAP外部認證等,應是財務管理資訊目錄服務的安全門戶。6.銀校緊密合作方能形成與管理資訊化服務相適應的現金流動管理模式。透過校園卡與個人銀行卡的繫結對應關係,可以方便地將師生員工的收人類現金髮放自動存人個人銀行卡;涉及財務報銷的現金支付,可以實現現金的自動人卡。透過校園卡系統的“電子錢包”自助圈存功能,將個人銀行卡中的金額自主“圈人”校園卡,滿足持卡人的校內消費需要。對於學生費用的收繳,按照同樣的做法,還可透過網上銀行自主繳費的方式予以實現。在與銀行緊密合作實現這些功能的基礎上,學校財務管理將大幅度減少現金的流動和不必要的中間環節,建立起與資訊化社會相適應的現金管理模式。
三、數字校園環境下財務管理資訊系統的基本架構
在校園卡系統資訊科技平臺的支撐下,學校財務管理的功能和內涵將產生較大的擴充套件,除了會計核算管理系統需要隨著校園資訊化的要求不斷完善外,更需要順應校園數字化的要求,按照數字校園建設總體規劃和資訊標準化的要求規劃財務綜合管理功能,佈局財務綜合管理資訊系統與中心資料庫及相關管理資訊系統的資料共享與資料交換內容,構建可實施跨部門、具有綜合管理功能的財務管理資訊系統。其基本架構如圖2所示。
四、基於校園卡平臺的財務管理資訊系統功能規劃
在圖2所示的系統構架下,學校財務管理資訊系統的外延大為擴充套件,形成了融合會計核算管理賬務資訊和校園卡系統有用資訊,透過資料交換與資訊共享來共同支撐的網路化管理資訊系統。透過融合和利用來自多方面的管理資訊,財務管理資訊系統也由原來因具體業務而設的單一功能管理程式變成了在統一資訊平臺上、以功能模組形式構成的一體化管理資訊系統。
1.基本賬務管理方面。
在按會計核算規範進一步完善科目管理資訊的基礎上,會計核算管理系統需要參照校園數字化標準之規定,科學合理地設定收支賬目的專案資訊,使得任何一筆賬目記錄既對應相應的科目,又附帶相關的管理資訊。智慧憑證系統作為財務管理其
他功能模組與會計核算管理系統專案關聯的橋樑,將報賬業務之外的其他賬目自動納入核算管理賬務系統。自由報表系統用以靈活定製和輸出各種需要的管理報表。
2.發放類財務管理方面。
在校園卡資料平臺的資訊支援下,財務管理中涉及教師的工資、津貼、酬金髮放,以及學生獎、助學金及各種補助發放,學生費用收取等業務,將改變以往依靠手工傳遞資料資訊的落後方式,透過校園卡系統的資料交換、資料同步手段把相關資料直接匯入管理子系統;透過與校園卡繫結的銀行卡資訊將應發金額直接進入個人賬戶,準確、安全地實現對個人的現金髮放業務;透過智慧憑證系統將發放結果匯入財務核算賬務系統,如此形成一個完整、準確、快捷的現金髮放管理資料鏈。
3.財務資訊釋出方面。
將校園卡系統的身份認證功能與會計核算管理系統的專案管理功能有機結合,形成基於校園網路統一身份認證和整合許可權管理的賬務資訊查詢與統計功能,構成財務資訊分級釋出平臺。透過對校園卡持卡人不同角色訪問許可權的控制,身份資訊直接關聯到與角色相對應的財務管理專案資訊,持卡人即可實時、方便地從校園網上查詢或統計其所管理專案的賬務資訊或個人財務資訊;透過自由定義統計表報,可對專案執行情況實時分析,滿足不同層次的管理需要。
4.綜合性財務管理方面。
當前技術條件下,實現跨部門管理的綜合性財務業務主要包括聯網授權與網路報賬、現金報銷的自動劃轉、學生網上自主繳費、校內消費網點結算與分賬、專項投資執行的一體化綜合管理等。
聯網授權與網路報賬業務是在將專案經費管理與個人校園卡關聯,以校園卡代替(多張)經費卡的應用背景下,經費負責人委託經辦人代辦報銷、借款或轉賬支付業務時,透過對經辦人校園卡進行聯網授權,明確授權辦理的業務型別、經費額度、有效期限等,形成數字簽署來代替傳統的簽字機制,以避免會計業務中因辦理人授權不詳而產生不必要的糾紛。透過校園網主頁、學生收費資料系統與合作銀行網上支付平臺的跨接,可以便捷地實現基於Inter網的網上自主、異地繳費,為學生自主繳納在校費用提供更為有效的實現平臺。
對於由校園卡系統產生的校內消費資金,財務部門僅需由校園卡系統本身提供的分賬對賬系統進行歸集資金的分配與結算管理。為了解決專項建設專案管理過程中計劃、執行過程與執行結果因多部門分塊管理造成的資料不統一問題,並滿足管理層對於執行情況的實時統計和分析,引入基於校園網路的專項建設專案綜合管理資訊系統,可有效實施對專項建設專案執行過程的全面管理,在統一的資料平臺上完成計劃管理、採購執行、驗收入庫、資金使用、財務資料銜接、專案結轉、實時查詢統計等功能。