淺談人事檔案管理在人力資源管理中的作用論文
摘要：作為重要的企業人力資源管理組成部分，企業人事檔案管理中企業正常運營中具有十分重要的作用。隨著社會的發展和經濟的進步，我們切切實實的步入了資訊時代，在這種大背景下，人事檔案中的資料資訊越來越成為寶貴的企業資訊資源，在企業人力資源管理中發揮著越來越大的作用。本文將對認識檔案管理在人力資源管理的作用進行研究分析，以期給相關研究者以有益借鑑。
關鍵詞：企業；人事檔案管理；人力資源管理；作用
一、人力資源管理與人事檔案管理
1.1人力資源管理
所謂人力資源管理是指在企業戰略的指導下，透過科學方法的運用，以人力資源戰略和規劃分析為基礎，對企業的人力資源進行配置、考核、規範等工作，以實現企業目標和員工的價值。通常情況下，人力資源管理工作包含了培訓與開發、招聘與配置、薪酬與福利管理等等。
1.2人事檔案管理
人事檔案是在人事活動中形成，主要是記錄員工個人、家庭以及工作情況，其內容可以反映一個人的經歷和品行，並以個人為單位集中儲存以備查閱的檔案資料。人事檔案的實體管理主要包含檔案的收集、鑑定等，人事檔案的管理工作是對人事檔案的實體管理，並對人事檔案資訊進行適當的利用和開發。
1.3人力資源管理與人事檔案管理的關係
人力資源管理與人事檔案管理工作之間有著密切的聯絡，人事檔案管理是人力資源管理工作的重要組成部分，其可以促進人力資源管理活動的順利開展，通常情況下，企業可以透過人事檔案來查詢員工的具體資料，瞭解每個員工的情況。而人事檔案則記錄了每個員工的資料，是承載員工各項資訊的載體，人力資源管理的各項活動也是人事檔案內容的主要來源，兩者之間是相互依賴的關係。
二、人事檔案管理在企業人力資源管理中的作用
人事檔案管理在企業人力資源管理中的作用可以從以下幾方面進行分析。
2.1提高企業內外部員工的整體質量
企業內部的人力資源招聘工作主要包含了內部招聘和外部招聘兩個方面，內部招聘主要是從企業內部員工中招聘選擇所需人才，外部招聘是從社會和高校招聘企業需要的人才。但是在企業內部員工招聘中，經常會出現企業員工不管應聘人員的'專業和資質，隨意招聘自己老鄉和校友的情況，這在很大程度上降低了企業員工的整體素質，影響了企業的內部管理。但是企業透過人事檔案管理工作，可以對員工的檔案資料進行統一的分析，以合理安排人事招聘人員，避免任用與招聘地區和高校相關的員工，以保障企業員工的質量。除此之外，在實施企業內部招聘時，企業還應該分析員工的檔案資料，以為內部員工的選拔提供重要依據。
2.2幫助企業進行人力資源規劃
人事檔案中包含了企業內部人才結構、人才水平以及人才數量等方面的資訊資料，透過人事檔案的整理工作，可以為企業分類企業人才，幫助企業瞭解人類資源的存量和具體資訊。比如，人事檔案管理部門對企業內部員工退休和流動情況的分析，可以讓企業人力資源管理工作及時把握企業的人才流動情況，以為企業的未來發展提供重要的參考資訊。由此可見，人事檔案管理工作可以幫助企業更好的規劃企業內部人力資源，促進企業未來更好的發展。
2.3幫助企業更針對性的實施培訓
員工培訓是企業內部執行的重要組成部分，企業要想讓員工培訓獲得所需的效果，就必須瞭解每個員工的工作需要，以提高員工培訓的針對性。為此，透過人事檔案管理工作，企業可以瞭解每個員工的教育背景、年齡等，對於年輕的企業員工，企業可以對其進行新知識的培訓，對於年齡較大的員工，對知識培訓的牴觸情緒較大，對此，企業可以對其進行健康保健培訓，以充分調動他們的工作積極性。
2.4促進企業跨地域文化管理
企業員工來自不同的地域，會給企業帶來不同的地域文化，為此，在企業管理中，企業應該注意瞭解和分析每個員工的地域文化，促進企業跨地域文化的管理，幫助企業員工之間相互瞭解，避免出現文化衝突。人事檔案管理工作可以對員工的工作經歷和籍貫等進行分類，相關工作人員可以對每個員工的文化特質進行分析，並對員工在未來工作中可能遇到的衝突問題進行預測，提出解決方案。比如，企業可以安排不同文化背景的員工進行溝通合作，讓他們在工作中加強溝通，促進員工與員工之間的合作，提高企業的內部凝聚力。
2.5對員工採取有針對性的激勵手段
員工的檔案內容，可以幫助企業人力資源管理工作者詳細瞭解每個企業員工的工作需求。馬斯洛在需求層次理論中提到人的生理需求、安全需求、社交需求、尊重需求和自我實現的需求。也就是說，每個人都有自身的不同需求，不同的人對自身的需求層次也各不相同，對企業來說，只有透過對員工檔案資料的詳細分析，才能瞭解每個員工的現實需要，以更有針對性的採取各種激勵手段，激發員工的工作熱情。
結語：
人事檔案管理工作在企業人力資源管理中有著十分重要的作用，其中人事檔案管理資料的價值主要體現在檔案的具體利用上，檔案管理人員透過對檔案資料的整理、分析，幫助人力資源管理部門更好的實施人力管理工作，促進企業內部員工的工作積極性。為此，在未來的企業發展中，必須充分重視人事檔案管理工作的重要性，並透過利用各類先進的資訊科技，對檔案資料進行科學的歸納管理，讓人事檔案管理工作更科學，以更好的促進企業的人力資源管理工作。（作者單位：國網北京市電力公司綜合服務中心）
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