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如何提升辦公室秘書公文寫作能力

如何提升辦公室秘書公文寫作能力

摘要 秘書的工作不僅僅是處理有關文書的日常工作,還會協助機關掌管文書,所以綜合的來說辦公室秘書的主要任務還是撰寫文稿,所以寫作能力是基本功,因此提升辦公室秘書的公文寫作能力就顯得非常必要了。秘書主要為領導服務,所以秘書的工作緊密聯絡著公司的機關高效運轉。

隨著中國社會的不斷髮展,現代化的程序在不斷加速,所以各行各業的競爭壓力越來越大,與此同時各大企業的總裁工作也會越來越繁忙,那麼,如何幫助公司領導分擔任務就是一項非常重要的活動了。分擔領導工作,輔助和安排領導日程是一個秘書的職責。而公文寫作又是辦公室秘書的主要日常工作之一,而且在秘書這份職業中會經常書寫公文。文章針對如何提升辦公室秘書公文寫作做出了思考與探討。

一、公文的初步概念

公文主要是指黨政機關或者公司內部的書面命令,是輔助公司進行執行管理的憑證,並且具有法律效力。該公文不單單在公司使用,黨政機關也同樣會用到公文來發公告,屬於一種書面通知。公司的領導人主要根據公文來執行對公司的管理,寫作公文的主要目的就是幫助相關機構的管理與執行,是公司管理的一種重要手段。公文作會有很明顯的要求,內容非常明確,比如支援表揚或者貶低批評某些方面都會在公文中有明顯顯示。

二、提高秘書公文寫作的原因

提高秘書公文寫作不僅僅是當下社會發展的需要,還是相關企業工作能夠順利開展的需要,還是服務上下的需要,最後就是自身提高能力的需要。

(一)社會發展的需要

秘書這個職業其實很早以前就有,但是隨著社會的不斷進步,中國企業在世界上的地位越來越高,秘書這個職業又有了新的內涵。而且秘書這個職業的重要性是不容忽視的,漸漸地走進人們的焦點視線。有的人對於秘書的工作產生一種誤解,認為秘書不過是送茶遞水,傳遞檔案,簡單的打幾個字,善於人際交往的人就能夠勝任秘書這一職業。其實不是,秘書不僅僅要進行貴賓的接待和溝通,根據當代社會的發展趨勢,優秀的公文寫作能力也是必不可少的能力。

(二)開展工作需要

公文的寫作和行文要求都是比較嚴格的,在很多企業用人單位和執政機關都發揮著及其重要的作用,從大會召開前的準備工作一直到開完會的向上級彙報工作,都要以公文的形式上交給領導,其次還有,年終員工的工作效率總評,以及優秀員工的評選,獎金的下發制度,都要透過公文的形式下發到個體。所以,用人單位工作開展的是否高效迅速,跟公文寫作的有很大關係。

(三)服務上下

服務上下的意思就是,秘書不僅僅是要給領導彙報工作,反饋資訊,同時還要下發通知,聯絡相關部門做好工作,溝通好之後分配任務,當然這些都是要根據公文來執行的,秘書起到了上傳下達的作用。

(四)提高自身需要

實際情況下,提高書寫公文能力,是很鍛鍊人的能力的,不僅可以汲取廣泛的知識,還能開拓視野,從各個方面獲取動態及時的訊息,還能夠提升一個人做事的條理性、計劃性。在寫作的過程中還能夠提高思維能力,從多個視角考慮問題。

三、培養方法

至於如何提升辦公室秘書書寫公文能力,可以從以下幾個方面考慮,首先寫公文時選用的材料必須真實,其次主旨必須要明確,最後就是公文的結構必須完整。

(一)材料真實、有價值

辦公紙秘書所蒐集的材料可以分為很多類,歷史材料、現實材料、理性材料、感性材料等,雖然蒐集材料是為了寫作,但是也是有一定的意義。公文的寫作第一就要求必須絕對真實,絕對不允許可以的編纂內容。必須根據實際情況報道,所以在收集材料的時候要注意資訊的真實性。其次要注意,寫公文必須要具有說服力,能夠讓用人單位的員工認可。除此之外,還要看公文需要的內容是什麼,根據要求來寫。

(二)主旨鮮明

對於一篇優秀的公告來說和優秀的文章是一樣的,都有自己的'中心思想,要表達出主要的態度和內容。公告必須符合實際情況,根據黨的基本原則,社會主義現代化道路來寫公告。公告完成時要讓讀者立刻明白主旨。

(三)結構完整合理

其實公文的結構就是為文章的主旨服務的,也可以換句話說就是謀篇佈局。這裡所提到的公文合理性要求,內容與主旨相契合,所以要求秘書在書寫公文時,認真的蒐集資料,避免出現文不對題的情況。文章前後都要安排合理,詳略得當,突出主旨。即使蒐集的材料不同,也要主旨相同,儘可能的蒐集互相之間有聯絡的材料。一般的格式就是開頭、主體、結尾,更應該注意結構和內容的統一性。除此之外,一般的公文都有固定的格式,所以注意不要丟掉要素。

(四)語言準確

在寫公文時一定要表明自己的觀點,不用含糊的詞語,不說虛假的內容,語言是組成公文的主要形式,所以語言必須準確、真實。無用自、多餘字要反覆檢查刪除後,才能正式釋出公文。

(五)具體方法

對於辦公室秘書來說,要多學多記,多看書,多蒐集資料。在保持原有寫作優點的基礎上,提出新的想法和觀點,梳理樹立創新思維,提高自己的學習意識。而且要多多練習,找到不足,最好可以每天都有進步。

四、結語

綜上所述,寫作能力可以提高一個人的綜合能力,不僅在工作中效益高,還能不斷提高自身修養。