淺談運用計算機管理財務檔案的重要性
一、緒論
傳統意義上的財務檔案管理是指各個單位的財會部門或者會計人員在經濟活動中直接形成、按照統一模式儲存起來以備查的會計憑證、會計賬簿與會計報表等核算材料。而運用計算機管理財務檔案，就是指以磁性介質形勢儲存的會計核算的專業材料，是記載和體現經濟業務的重要歷史材料和證據，它容納電子憑證、電子賬簿、電子報表、其他電子會計核算材料等。
二、計算機條件下財務檔案管理的特點
隨著會計電算化的發展，大多數企業的財務人員採用無紙化辦公模式，全部的日常工作都是在計算機上完成的，資訊化的會計活動要求透過計算機進行財務檔案的管理。與傳統紙質檔案相比，呈現出了一些新的特點：
1.載體多元化
會計電算化實施後，財務檔案不僅保留了傳統的紙介質檔案，還包括了計算機硬碟中的會計資料和以磁性介質、光碟儲存的會計資料等形式的財務檔案，這就使財務檔案的儲存範圍得到擴大。
2.需特定呼叫環境
電子財務檔案與紙質檔案不同，它是需要在一定計算機硬體和軟體系統環境當中才能夠使用，這對計算機系統的依賴性較強。
3.會計檔案的利用效率提高
電子財務檔案由於其財務資訊數字化， 便於查詢、製作資料報表等，提高了財務檔案的利用效率。
然而，透過計算機管理財務檔案也有一些負面的影響。比如：第一，很容易被篡改。傳統紙質財務檔案因為其材質特性決定了被篡改就會留下痕跡，所以留存的財務檔案資料不容易被篡改。而電子檔案的特性則使其可以被修改而不留下痕跡。第二，易遭電腦病毒的侵害。計算機病毒日益拓展，財務資訊化檔案是以檔案形式儲存在計算機上的，當前的計算機病毒不僅可以破壞資料和網路通訊功能，而且可以從被感染的計算機中獲取系統控制權，直接將檔案檔案透過網路傳送給病毒的支配者或監控計算機的硬體裝置，對會計資訊化檔案的安全造成極大的威脅。
三、運用計算機管理財務檔案的重要性
1.實現自動整理編目和自動檢索
運用計算機對財務檔案管理進行管理，避免了傳統檔案管理的繁雜，計算機以其功能強大的軟體，整理相關的財務檔案資訊，並在這個基礎上適應檔案使用與管理的具體要求編制出目錄，進行自動統計。另外，也可以實現自動檢索，而計算機的自動檢索質量更高、速度更快、途徑更多，檢索目標也能具體到某個檔案，還能根據不同的檢索途徑進行隨意組合，準確檢索出使用者需要的檔案。
2.提供歷史資訊的比較
透過計算機來整理財務檔案，利用往年的資料對本單位或本部門進行歷史會計資料的比較與分析，更便捷地為部門決策提供可靠的依據。
3.加強了財政部門與檔案行政管理部門的溝通
計算機的發展，各個部門之間可以形成龐大的資訊資源共享平臺，財務檔案管理中的要求和規定可以更加方便地被檔案部門主動指導與監督，明確財務檔案的規範性問題，避免了傳統財務檔案管理的“失控”狀態。
4.資料儲存的領域進一步拓展
傳統的會計檔案具有嚴格的資料平衡性、時序性和嚴肅性，實行會計電算化後形成的會計檔案，保留了傳統意義上具有嚴格規範性、史料性和整體性的會計檔案，儲存的範圍和領域明顯擴大。
四、透過計算機管理財務檔案的未來發展趨勢
透過計算機管理財務檔案，在我國有一個很好的開始，然而，由於最初準備缺乏充分的考慮，計算機在財務檔案管理的編目和自動檢索等多個環節未能順利進行，為了這些問題的解決，未來計算機技術在檔案的管理中會出現一些新的趨勢和改進。
第一，更加重視計算機財務檔案管理軟體的開發，以使財務檔案自動化管理系統更為協調，更為完善。
第二，計算機的儲存容量將進一步加大，機讀財務檔案的.管理與開發力度將進一步加大，使計算機充分發揮其貯存與統計財務檔案資料的功能。
第三，提高財務檔案工作的標準化程度。財務檔案工作現代化的基礎是標準化，計算機在財務檔案管理的應用當中涉及的每一個問題，比如資料著錄、裝置相容、應用軟體推廣、資訊聯網等都需要一系列的標準才能解決。
第四，檔案館管理人員的整體素質不斷提高。現代科技的發展日新月異，財務檔案自動化管理工作必將跟隨著科技發展的腳步進一步發展。應明確財務檔案管理的主體，理順財務檔案的管理體制，對於納入到會計核算中心進行集中核算的單位，應根據財務管理自主權不變、資產所有權不變、資金使用權不變、債權債務不變、會計核算主體不變的五項原則，明確財務檔案管理主體。
第五，推進年應用服務。在標準化的基礎上大力推進計算機應用的社會服務，這是財務檔案部門獲得高質量技術支援和減少人力、物力投入的最有效的途徑。
五、結束語
透過計算機管理財務檔案作為企業經營管理的一個部分，它與傳統的財務檔案管理是密切聯絡的，代表未來會計規範化與現代化的發展方向，因此，要做好財務檔案資訊化管理，充分發揮新型財務的功能，然而，在透過計算機管理財務檔案的同時，還要對檔案管理的安全性和穩定性做出努力，做好計算機病毒的防範工作。