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企業正式會議主持稿

企業正式會議主持稿

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1、開會時主持人的主持方式

主持人在會議上開始講話時,是否受到與會者歡迎,第一步將取決於與會者的初步印象。這個印象取決於很多因素,如:主持人是否做好充分準備;眼睛是否閃亮而活潑;聲音是否悅耳動聽;臉部表情是否生動;對周圍的反應是否機智靈活;是否能用簡明扼要的話陳述自己的觀點。下列秘訣有助於主持人建立一個受人歡迎的形象:

⑴ 主持人要果斷而自信。

在會議開始前,主持人可以先用幾秒鐘的時間面帶微笑地審視一下會場的與會者,表情友好真誠,這樣做可以起到兩個作用:

一是讓與會者感覺到自己對他們的尊重。

當主持人望著與會者時,臺下的無數雙眼睛也會同時聚集到主持人身上,他們也都在觀察著要演講的主持人。在即將開始演講的一剎那,與會者將會對主持人的精神、熱情、知識、學識、聲音、目光接觸以及身體語言等各方面做出評價,最後形成對主持人的初步印象。

第二是可以給自己留一點空間。在掃視會場時,可以讓自己在瞬間中調節情緒,更好地發揮自己的主持才能。

⑵ 準時宣佈會議開始。

會議是否準時開會,是與會者最為關注的問題,很多主持人不能準時開會,令與會者不滿。有的主持人認為推遲會議,責任不在自己,他們的理由是,“責任不在我,因為還有人沒準備好,要等他們。”這種自我開脫並不是理由。要真的面臨這種情況時,比如,臨時出現了某人的演講稿需要改或是演講的人遲到了等等問題時,主持人可以向與會者微笑數

秒鐘,表示自己和他們一樣,也在期待著早點把資訊傳遞給他們。如果能由主持人來指出演說後會有答疑時間,可以利用開會前的這段時間宣告,請與會者在那時提問。

⑶ 開場出奇制勝。

會議氣氛是否起輕鬆愉快,決定與支援人的開場白,在會議開始的時候,主持人為了同與會者拉近距離,可以先介紹一下自己的情況,也可以讓與會者互相介紹,以便於他們能互相認識。有時,為了緩和會議的嚴肅氣氛,讓與會者輕鬆一下,最好能有個簡潔、貼切而幽默的開場白。

①如果眼前的會議與以前的會議內容有關,主持人可以簡要地概述一下上次會議的結論。但是別忘記這次會議的重點,無讓自己的談話離題萬里。

②要明確地說明這次會議所要討論的主題或要解決的問題。

③在指出此次會議的目的時,應該宣告已安排了緊湊的會議事項。

⑷ 集中精力解決問題和提出行動計劃。

當主持人告訴與會者應該採取什麼措施時,應使用合理的方法,啟發他們思考解決的辦法以及應採取的行動。也可以在提出問題的解決辦法後向與會者做出解釋,向他們提供一些解決問題所必需的資訊。

⑸ 注意自己的語速。

語速影響表達效果。主持人在主持會議時,要不時地變換說話的速度,保持適度的停頓。因為一個人無論準備多麼充分,都會有想不起自己所要強調的重點,或者一時想不起所要說的問題。這種情況下,主持人就可以停頓片刻,整理思緒,認真回憶。主持人不要忘了讓自己的講話充滿樂觀情緒,並且詳細地闡述自己的觀點或計劃。

⑹ 讓與會者具有參與意識。

主持人應該在會議準備工作時,為了使自己的主持更成功,不妨讓與會者多說自己的觀點,增強他們的參與意識。一次成功的主持意味著讓與會者也能參與到所討論的問題中來。主持人要明白,與聽眾溝通得越少,自己得到的支援也就越少,對與會者的瞭解就越少,取得的成功也就越小。

2、如何主持和引導會議

主持人主持會議,有一個很重要的內容,就是要讓與會者知道在解決問題或困難時歡迎他們提出任何意見。為此,要讓與會者瞭解情況,共同商量解決問題的辦法。因此,可以在主持的話語中多次使用下列短語,以此來鼓勵與會者的參與意識。如“經過我們的共同體驗”、“分擔我們共同的憂慮”、“為了我們的共同利益”等。

一個成功者,總是善於採納更多人的建議,傾聽別人不同的意見。一個出色的商務會議主持也一樣,如果使會議多聽取他人的意見,有時就會得到料想不到的結果。當然,有時有人也會提出相反的甚至與會議內容毫不相干的觀點,或者利用發言的機會進行滔滔不絕的長談,遇有此等等情況時,主持人要用未完的話來打斷,使會議按既定的方向進行。具體方法是:

⑴ 正確看待別人的反對意見。

當有人提出反對意見時,主持人應當首先感激對方敢於提出反對意見,然後擺出事實道理來證明自己的觀點。主持人一定要注意自己的態度要端正,語氣要和氣,讓提反對意見的與會者心服口服。

⑵ 對那些離題萬里的意見要制止。

遇到有人發表離題萬里的意見時,主持人可以透過這樣的方法來解決:微笑著用真誠的語調對那個人說:“你提的這個問題不錯,等以後再談吧,現在讓我們回到剛才的問題上來。”或者說:“如果你有興趣的`話,等會後我們單獨談這個會議外的問題,……”這樣的話更容易讓對方接受。

⑶ 巧妙地打斷長篇大論者的話頭。

會議是有時間規定的,因此,在會議上,主持人應該爭分奪秒。會議的來賓人多口雜,尤其是一些愛出風頭的人,喜歡在會議中侃侃而談,他講的話離題萬里自己也感覺不到。這時,主持人應該及時打斷他,抓住他話中與會議有關的話問另外一人。例如,可以這樣說:“某某,你怎麼看待這個問題?”或者考慮使用另一種更直接的方法,如:“我們的時

間很緊張,先不討論這些問題。”或者“我們還有其他的事有待於解決,這個問題先擱一擱。”當把這位滔滔不絕的發言者阻止時,主持人最好不要再給他發言的機會,他如果還想說時,主持人要敢於“搶舌頭”。

⑷ 善於引導別人。

說服他人的能力也是進行良好的主持所應具備的基本條件。下面幾條建議可能有助於主持人說服他人:

第一,闡明你的目的和任務,不要給與會者“有時被隱瞞感覺”;

第二,使與會者確信你的需要和興趣同他們很相似;

第三,使他們認識到某個問題或計劃的重要性;

第四,把好的心情傳遞給與會者,讓他們有足夠的理由坐在那兒參加自己主持的會議。

⑸ 不同意見要進行協調。

當會議中出現不同的意見時,與會者中會出現極端的意見,並根據各自不同的意見而據理力爭,並爭持不下時,主持人應該要求與會者都安靜下來,建議大家用求同存異的態度來重新看一看爭論之處。

如果與會者肯爭論,顯示他們已投入會議,只是個人的觀點不同,導致結論有異而已。主持人必須善用與會者的投入感,引入客觀的分析方法,來沖淡主觀的爭論氣氛,不能讓會議發展成“比嗓門”或“不人多勢眾”的會議。此時,主持人的協調技巧是:

① 首先自己要保持頭腦清醒,不要介入爭論之中。

② 主動要求與會者平靜下來。

③ 立即引用分析的話題來分散與會者的精神,使各對立之人瞭解他們的不同意見也有相同之處,只是有些地方需要再談而已,大家並非水火不相容。

④ 對於不聽勸阻的,耐心地勸他們不要破壞了與會者之間的人際關係。

⑹ 防止議而不決。

一個有效的會議必須有商議及議決兩個關鍵部分,否則即無須召開會議。

商議就是與會者圍繞著議程互相發表議論,共同研究、分析及解決問題。然而,不少會議經常出現“議而不決”的現象,與會者在會議中談了許多,到頭來卻未能達成一個決定或結論。換句話說,會議是進行了,但會議目的仍未達到。

主持人在這方面的角色事關重大。必須要千方百計引導與會者不能在未有決定或結論前便散會離開。耐心地告訴與會者,會議的目的是集合與會者眾人的知識及智慧,來共同解決問題,或作出解決問題的建議。

若主持人不堅持要與會者儘量得出結論或決定,不少與會者往往不會抓緊時間去談,而只會隨波逐流地東拉西扯,會議看來氣氛熱鬧,其實是不著邊際。因此,主持人必須時刻警惕自己,“議而不決”的現象必定要消除。

3、在主持會議時要注意細節。

有時候,主持人無論對自己所講的話題做過多好的準備和演習,或者這一話題對自己來講已經熟悉,但在主持前,一想到臺下那麼多的人,仍然會感到緊張。這時千萬不要讓壓力控制自己的情緒,一旦讓緊張情緒控制了自己,就會使自己根本無法發揮最佳水平,一些都白費了。

當遇到這種情況時,主持人可自我放鬆,情緒一旦放鬆,思維就會走上正常的途徑,主持就會得心應手。

4、注意會議的總結

會議在達成決議後,主持人還要在散會前作出綜合和總結,這才算是圓滿地主持了一個會議。無總結,便是虎頭蛇尾。

在總結和綜合中,主持人提綱挈領地將會議中提及的重點強調,讓繕寫會議記錄的同事核對一下資料,也同時提醒與會者不要忘記這些重點。對於會議的決定、建議及結論,清楚明確地再重申一遍。這樣做,有三個目的:

⑴ 可以讓紀錄會議的同事更方便地核對資料。

⑵ 可以即時檢查主持人和與會者之間有沒有溝通障礙,彼此對事情的理解是否一致。若大家對結論有未盡同意之處,此時便要立即提出修正,以免錯誤地載入會議記錄中,日後造成尷尬局面。

⑶ 主持人可以再作出總結時,重申一次分工的安排,令所有與會者都清楚知道各自要在會議後跟進什麼事項,最好還列出時限和檢查方法。

這樣,主持人便能確保與會者之間沒有溝通不善的問題存在,日後如未能在工作上解決問題,一定是其他因素影響