辦公室秘書怎樣提升自己的辦事能力
【摘要】辦公室秘書崗位是一項綜合性工作崗位，作為一名合格的辦公室秘書，要想能辦事，會辦事，辦好事，必須具備不斷提升自己的辦事能力。
【關鍵詞】辦公室秘書； 提升；辦事能力
做過辦公室工作的人都知道，辦公室工作主要分三塊，辦文、辦會、辦事。每一塊工作都需要相應的能力才能做好。外人眼中更多關注的可能是辦文的能力，但從事辦公室工作的人會有體會，“辦事”並不比“辦文”要求低，辦事是辦公室的重要職能， “會不會辦事”是一個人重要的工作能力。某種程度上來說，辦事的難度更大，要求更高。辦文一次寫不好，還可以重寫或反覆修改，自己寫不好，還可以請其他同志甚至是領導幫忙出謀劃策。但辦事就只是一次性的結果，辦成什麼樣就是什麼樣，別人有時是來不及補救的，會辦事，就是把好事辦好，把難事辦成；不會辦事，就是把好事辦砸，把簡單事辦複雜。因此，我們努力探索辦事的基本規律，力求不論辦任何事情，都辦得明明白白的，而不是稀裡糊塗的。當然，如何提升辦公室秘書的辦事能力仁者見仁智者見智，從我多年從事辦公室工作的體會來看，要想提升辦事能力，需要注重以下三“力”的培養。
一、判斷力
從某個角度來說，辦公室工作是一個判斷的工作。幾件事擺在眼前，要認真進行分析，不能眉毛鬍子一把抓，要保證突出重點，分清主次，區別權屬，判斷什麼是急的，什麼是不急的，什麼是必須辦的，什麼是緩辦的。要儘量替領導弄清真相，多為領導決策提供最原始、最準確的依據。判斷是否準確往往決定事情辦得是否順利。
（一）判斷事情的輕重緩急。辦公室工作錯綜複雜，千頭萬緒，有時同時來好幾件事情，這件事需要辦，那件事也等著辦，這時就特別需要耐心和細心，要不厭其煩，不厭其碎，不厭其小，認真辦好每一件事。
辦公室工作突發事情多，越在緊急情況下，越要穩住心態，不能亂了陣腳，慌了手腳。先將事情進行判斷，分清事情的輕重緩急，把握辦事節奏。緊急情況可先辦理再請示。如遇緊急事項來不及請示時，就要由辦公室主任快速擬定協調方案，按照工作程式先處理後請承。遇事要認真分析，沉著冷靜，決不能憑想象來。
更不能人云亦云，捕風捉影。
判斷事情的緩急，並不以“哪個領導說的”為標準，而是要以時效性為依據，不能聽風就是雨，要先觀察判斷是否還會有變數，如果因為變化一次次地修改通知和方案會使辦公室的可信度大大降低。但是有時效性要求的事情一定不能耽誤，耽誤就是誤事，如果是急事，加班加點也要把它完成，還有些事情可以緩辦的就緩辦。
（二）判斷事情的歸屬許可權。辦公室工作涉及面廣、雜，如果事先不做好分類就去請示領導，只會把領導搞得莫名其妙，把事情搞複雜。因此遇事要先判斷事情的歸屬，先要跟主管部門溝通，問清是怎麼回事，原由在哪，到了什麼程度，然後分門別類，歸納彙總，有側重地簡要上報。
不要喧賓奪主，要尊重職權分工。每個領導都有自己的分管工作，在做請示處理問題上，要按照領導分工負責的範圍，向主管領導請示報告，要實行單向請示，不可多頭請示。如果遇到綜合性較強同時涉及面廣的工作，要按照主持全面工作的領導的指示精神去辦。在工作過程中要及時向有關的分管領導通報情況，如果出現意見不一致，則建議領導當面研究，不可來回傳話，防止傳話人因理解上的問題，造成不必要的誤會。
不要越權，要經常跟分管領導請示彙報。不要越級請示彙報，如果越級請示了，就是把分管領導放在了一個很尷尬的位置上，如果上級沒有作出直接指示，上級的上級老給你作出安排，那麼這個領導就被晾一邊了，工作怎麼能夠進行下去，如果條件允許，最好是在辦事之前先跟直接領導彙報，這樣可以把兩個領導的指示結合起來抓好落實。
二、協調力
辦公室的溝通協調工作包括了內部協調和外部協調，涉及公務接待、會議會務、通知檔案的貫徹落實，不僅部門之間需要協調，上下級之間需要協調，領導之間也需要協調。協調是否到位會直接影響工作的進展，有效地協調可以提高工作的效率，發揮各部門的職能和作用。
（一）準確定位，明確職責。作為一名秘書，要準確定位不錯位。明確職責是做好協調工作的關鍵。在高校的組織結構關係中，秘書身處領導的身邊，為高校領導服務，這一特殊的組織關係決定了秘書必須準確定位好自己的角色，秘書要站在全域性的位置上把握協調工作，只有把握全域性，才能把握好度，才能掂量出每件事情的分量，才能有效地把握問題的實質。只有想到全域性，才能與領導思考問題的方向保持一致。
作為一名秘書，要準確就位不越位。決不能越過配角扮演舞臺上的主角，與領導發生矛盾、對立和牴觸，犯“角色衝突”的錯誤。
在上下級關係協調時，無論是對上還是對下，秘書必須嚴守本分，不擅權越位。遇到問題，不替領導拍板，要積極和領導反饋，提出相應的預案，及時請示、彙報。對待基層單位，要公平待人、表現親和、尊重訴求，要深入基層收集相關資訊，主動聽取有關方面的想法和心聲，預先做好協調和了解工作。對待平級部門，要友好協作、多方溝通、取長補短。
（二）加強溝通，協調各方。辦公室是橋樑紐帶，全院的活動往往涉及眾多部門，此時只有辦公室出面組織協調，發揮各部門專長，合理分工，協作完成任務。
一項活動的開展，需要多個部門共同參與，對於這種沒有明確權屬的工作，領導往往委派辦公室牽頭，各部門參與，分工合作。此時，辦公室一方面要發文向各部門說明活動的目標、擬定的實施方案、工作的進度等方面內容，進行資訊溝通。另一方面，各部門在磨合的過程中出現隔閡和矛盾時，需要辦公室及時加強各方的資訊溝通，使各相關方面瞭解事情的真相，促進相互信任和理解，推進彼此的諒解。
協調活動的外在表現是對事的協調，實質是人與人關係的.協調。作為秘書要以坦誠的態度對待矛盾的雙方，用疏導的方法理順各方利益，用幽默的方式化解僵局，充分使用各種柔性協調方法處理人員之間的矛盾和衝突，保證工作的順利推進。
（三）動之以情，準確切入。作為一名秘書，在協調各方利益和矛盾時，要善於找到解決問題的關鍵點和突破口。
首先，要找到溝通的切入點。協調的關鍵是多方或雙方的溝通。但在溝通的過程中，會受到諸多因素的影響，使溝通受阻。這時，就要求秘書人員必須全面分析協調雙方的實際情況及利益訴求，找出其中的—致點和分歧點。從雙方的一致點出發，把雙方認識上相同、相近或相融之處綜合形成初步協調方案。把這一方案發放給各方，多跑動，多協調，勸說雙方以大局為重，求同存異，逐級化解矛盾。
其次，要用好感情牌。協調工作是一種微妙的關係處理，善於發揮好情感的因素。這就要求秘書在日常的人際交往中，要注意樹立好自我形象，和各部門的主要負責人建立穩定友好的關係。要在深入基層調研時，認真傾聽各方訴求，在言語交流中，適當地流露出對他們利益訴求的認同和理解，並及時地把他們的意見反饋給領導，讓自己成為大家都信得過的人。這樣在矛盾僵持不下時，才有可能適當地動用個人的人際關係，以情化解矛盾。
三、督辦力
高校辦公室工作沒有督辦力，學校發展規劃就不能貫徹落實，上級的政策和領導指示就不能執行到位。推動落實領導決策和重點工作，辦公室具有無可替代的作用。提高督辦力度，切實加強監督和實施，確保落實領導決策。協調有關部門聯動，把握好監督工作的重點，採取有效措施，確保重要工作付諸實踐。
高校的日常工作牽涉到教學、科研、學生、教師和上級領導部門，很多工作由於各種原因，造成有部署不落實或者是落實不力等，出現這類情況時，就需要辦公室來進行督辦落實。因此，在日常工作中，對於領導安排的工作，辦公室要積極推進，督辦相關部門、責任人儘快落實，要實時監督，確保政令暢通，要主動向領導彙報事情的進展情況。
實施必要的監督可以加快執行的進度和確保執行的效果，缺少必要的監督與檢查，任務往往很容易落空。監督從任務下達時開始，不斷跟蹤進行，便於在每一環節發現與預期目標的差距，以便進行修正和完善。否則一旦任務期限到達未完成任務，再來檢查和監督進行補救，就會延長任務完成的時間，工作效果也大打折扣。
秘書是協助領導處理日常事務的助理，特殊的身份要求秘書除了要具備良好的職業素質外，更要在日常的工作中不斷積累經驗教訓，注意培養自己的判斷力、協調力和執行力，不斷提升自己的綜合實力，做到能辦事、會辦事、辦好事。