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一些提高工作效率的簡單小竅門

一些提高工作效率的簡單小竅門

1.將公司報表檔案原稿與資料的紙張統一起來

最近的辦公自動化裝置,大多具備便捷的功能,影印機自動送稿(ADF),即為功能之因此,不必再費事地一張張換稿,一次次按鍵。即使不在一旁看著,也無所謂,可以大大的節省人力與時間。

可是,這種精心設計出來的功能,卻出人意料的並未受到廣泛的應用。其原因之一在於原稿的紙張大小不一。例如,在公司內部報表檔案上經常可以發現,文章是用文書處理機打在A4的紙上,而圖表資料紙是B4大小。即使只有一張大小不一,自動送稿功能(ADF)的威力,也要大大減小了,因此必須首先統一資料等所有檔案的紙張大小,不只是影印上,在各方面都將大大提高效率。

2.單面使用活頁紙

從學生時代起,我們就偏愛以活頁紙來做筆記。當然,有時也會使用一般的筆記本。不過,從講究效率的觀點來說,活頁紙是最佳選擇,而且最好只使用活頁紙的單面。

或許,這樣會令人覺得太浪費,但是以單面使用每一張只記一個專案,即使隨著思路起伏隨手記下,事後還是能分門別類自由地調整頁碼,使筆記更加清楚易讀。也就是說,必要的時候活頁紙可以插換。此外影印時只單面使用,可以免去一張張翻頁的麻煩,得以順利的進行作業。

3.把書架上大套書籍書背向下排置

百科全書類的大套書籍,可以稱之為知識的寶庫,平常應經常翻閱利用才是。事實上,這類書籍往往被束之高閣,無人問津。

把大套書籍排上書架時,都要書背向下排置。大套書籍所以被人敬而遠之的原因之一,在於難以放在普通的書架上。只要向下排置,就可以解決這個困擾。把書背向下排置時,令書底朝外並在上面寫上書名,這麼一來就可以隨手抽取查閱,不會再有笨重、不便的感覺了。

4.利用百科全書的硬紙盒來收藏,可收一舉兩得之效

把百科全書排上書架時,應該一定先把硬紙盒取下來,讓它“赤裸裸”地排在書架上,其理由是,事先取下硬紙盒,需要時,即可迅速的抽取查閱所需資料。而且取下的硬紙盒另有妙用。

百科全書或全集之類的大套書,一套都有數十冊之多,利用這些硬紙盒做“整理盒”,分門別類地收藏明信片、書信等信件資料,實在非常方便,盒子的容量又多,大小又適合放置書信、明信片,所以,按類別或用途分別收藏是最理想不過了。以後檢索找尋,自是“手到擒來”。

5.將經常使用的工作用語記號化、簡略化

在處理的事務過程中,只要在訪客的名片上,簡單地寫上“人、住、印、檔”,然後交給秘書,她就知道該登記客戶的姓名、住址、影印名片、夾入名片簿存檔。像這樣將經濟使用的工作用語記號化、簡略化,在交待工作的時候,可以不必在口頭上一一指示或寫字條提醒要點,得以省去不少麻煩。

不只是一般的事務工作,連書信中經常使用的客套話也可加以簡略化。例如“悉”表示“來函敬悉”,“祺”表示“敬祝商祺!”等等,如此即可大大的提高擬稿的速度,很快就可以交給秘書去打字。

6.將重要的剪貼資料印成B5大小

很多人都有剪貼報紙、雜誌的習慣,不過,如果以此來整理應用資料,未必是提高效率的方法。

例如,把資料貼在剪貼簿上或收集在信封中,在檢索的階段上,這種辦法相當不便。

在管理者辦公室中,剪下的報紙、雜誌文章一律要影印,而且利用影印機放大縮小的功能,全部統一成B5大小,這麼一來,不但日後容易整理,而且檢索工作也會更為輕鬆愉快。

7.在活頁紙的兩側打孔

我們習慣在活頁紙的兩側打上二十六個孔,因為想同時對照兩種資料時,可隨意夾左夾右,資料自然一覽無遺。單面使用法的優點是,在這種情況下,將效能發揮到極點。

如果有兩側打孔的活頁紙,在裝訂歸檔之時,就更加方便,何樂而不為呢?

8.參考書籍在影印出所需資料後,要立刻歸位

書架亂七八糟,找一本急需要的書都得花上大半天,當然會導致工作效率降低。書架要以自己的方式隨時整理得有條不紊,如此工作才能順利的進行下去。整理的要訣在於——儘快將使用過的書籍歸位。

通常,工作前所需的資料,在一本書中頂多佔兩、三頁左右,因此,不管搬出多少本書,應都應只把必要的章節印下來,隨即把書籍放回書架上,這麼一來,書架才能保持有條不紊,過後也不必為了找尋書籍,而浪費許多不必要的時間。在整理與檢索上,都是非常有效率的,實在是一舉兩得。

9.編制派得上用場的“專屬用書”

我每個月都要寫相當多的稿件。寫一、兩張稿件,往往就需要查閱好幾本參考書,在這種情況下,一本本翻閱查尋,就是有再多的時間也不夠用。一般來說,專門書籍大都是厚重一大本,要在這麼厚重的書中找出一小段參考資料,真如大海撈針,要浪費不少心力。

因此,從必用的參考文獻中,事先印下認為需要的資料,編成一本“專屬用書”。先將資料整理成一冊,高效率地進行工作。

10.採用高爾夫球記分法,隨時隨地記下備忘錄

喜歡打高爾夫球的人大概都知道,高爾夫球的記分卡上附有鉛筆,大小正好可放在上衣口袋,在球賽進行中,無論打到哪,都可立即記下分數。

除了一般的筆記外,也應備有可放在上衣口袋且附鉛筆的備忘錄,這麼一來,即使身邊沒帶公事包,也能立即記下備忘錄。很多業務員也都應這樣,隨身攜帶筆記簿。如果採用這種方法,隨時隨地都可迅速地記下備忘錄。

11.善用鉛筆型橡皮擦

我們在寫稿的時候,都使用一種改良式的橡皮擦。普通橡皮擦,都是長方體,不過這種橡皮擦卻是圓筒狀,幷包在筆型的塑膠管內,可像鉛筆一樣一點一點的推出來使用。它和一般橡皮擦最大的不同點在於,它可以不必再用另外一雙手按住紙張,能夠像鉛筆一般單手使用。

一旦習慣了,就可右手寫左手擦雙管齊下,大大的提高工作效率。無論插在口袋中或是和鉛筆一起隨身攜帶使用,都是十分方便。

12.在抽屜中放置空名片盒,以收藏小東西

大部分的辦公桌,都會在抽屜中附上整理小東西用的塑膠,不過這種塑膠盤卻不實用,尤其是塑膠盤把抽屜分成上下兩部分,下面的空間有時都浪費掉了。

所以就利用空名片盒,來裝抽屜裡的小東西,由於名片盒的盒蓋與盒體大致是同樣的規格,縱橫排列在一起,形成了井然有序的小格子,分門別類用來放置郵票、大小回紋針、零錢等小東西,移動很方便。

13.經常備有文具目錄

經常在辦公室中備有文具目錄,對自己來說,能夠提高工作效率的才是真正便於使用的文具,不過由於文具的種類實在太多了,即使到大型的文具專賣店,也不見得能夠找到自己想要的東西,這時候如果手頭上有一本目錄,就能夠馬上找到自己想要的東西,並且知道正確的商品名稱。

想要目錄,只要向廠商索取,他們就會寄來,或是向附近的文具店索取一、兩年前的舊目錄也可以,包括中小型廠商,備有兩、三家以上的目錄,當然能有效迅速找到適用的文具製品。

14.事先決定文具的“購買庫存量”

要提高工作效率,從筆記簿到郵票,影印用紙等的文具用品,永遠都不能缺少,必須源源不斷的供給,所以徹底地實施文具庫存管理,是非常重要的。因此,事先決定“購買庫存量”,再根據這個標準加以補充。

15.記下常用文具的商品號碼

前面講過,利用目錄來選購文具的方便。此外,管理者還將目錄上常用文具的商品號碼預先記錄下來,這樣就不必一張張的翻目錄,只要一通電話就可完成訂貨工作。所謂的商品號碼,就是商品的正式名稱。只要告訴廠商這個號碼,就能夠正確且迅速的讓對方瞭解到所需哪一類文具。

例如,如果指名要“XX牌三○一夾”,即指一般的輕便夾,可以需要的數量和顏色來訂購,就不會有送錯東西的情形發生。比起在店裡對老闆費勁的描述了老半天:“我要那種方方的,差不多這麼大……”這些繁瑣的話,卻不必能說清情況。

16.期數完整的雜誌須編制索引

通常將雜誌上必要部分印下來之後,加以捨棄即可,然而,有關自己的專業雜誌卻是例外,全部一期不漏完完整整的儲存下來。

可是有些雜誌自從創刊以來,已達幾百期,過期雜誌已有相當數量。這就要求將每一百期發行一次的“索引”存檔,以備必要時加以檢索。一般說來,即使收藏完整無缺的雜誌,大概也很少有人會特地編制一本“索引”。其實把目錄印下稍加整理就成了一本“索引”,日後檢索時,能節省不少時間。

17.在書架上為手頭正在進行的工作保留一個“專用區”

整理書架時,大概很多人都是根據書籍的內容,而分門別類的排列,有關法律書籍,就應根據內容,例如,“債權法”、“民法”……區分成不同的範圍。不過,在書架上為手頭正在進行的工作保留一個“專用區”,為特殊書籍提供隨時可用的空間。

剛剛開始著手一項新工作時,資料不會太多,但是隨著工作的進行,有時資料會一直增加,或是內容發生變化。預先為此保留應用的空間,縱然資料一點一點的增加,也能加以集中整理。

18.把經常使用的文字、數字刻成橡皮印

在現代的辦公室中,OA機器已經成了不可或缺的必需品,不過除了利用這些機器之外,只要稍稍動點腦筋,還是有很多提高工作效率的方法,比如說,利用橡皮印。(年月日印、裁決印、住址姓名印等等各種不同的印章,一應俱全)。

在需要反覆書寫同樣的文字與數字的情況下,如果一一手寫,那會耗費許多時間,所以若能將其刻成橡皮印,在處理事務上,便能夠省下相當多的時間。即使要多花點錢,但是由於節省手寫作業的時間而,提高了工作效率,所以成本反而降低。

19.夜晚在枕邊放一支附燈光的園珠筆,靈感一來可馬上記下

躺在床上時,突然靈感一閃,大概很多人都有過這種經驗。的確,有許多絕妙的靈感都是產生於枕邊,不過,要是不立刻記下來,到了第二天早上就會忘得一乾二淨,這種情況經常可見。

在枕邊備有附有燈光的園珠筆與備忘錄,靈感突現時,就可立刻隨手記下。這種園珠筆在柄部裝有小燈泡,能夠照亮筆尖範圍,所以不必特地開啟電燈,就可以記錄。

20.深度太高的書架,只會造成空間與時間的浪費

以排列A4大小的書籍來說,書架的深度只要二十一英寸,就綽綽有餘了,可是市面上所出售的書架,深度大都高達三十英寸,就這是導致工作效率降低的原因之一。

在這種書架上,B5大小的書籍只佔一半的位置,A5大小的書籍兩列直排也還佔不滿。把書排得太深入,不但拿出不方便,而且也浪費空間,所以為了講求效率,應測量書架的旋轉空間,儘可能的選購尺寸合適的製品。

21.將剪貼資料的印本直接存檔

前面談過,利用印機放大縮小的功能,把剪貼資料一律印成B5大小,這樣不僅能夠統一紙張的大小,而且可以直接夾在二十六孔活頁夾上,方便存檔。

如此,不但省去貼上的麻煩,也不會有日久剝落的現象發生,尤其是資料夾成一冊,整齊而不佔空間,好像一本書一樣。

22.將處理完畢的筆記頁要即刻抽出

經常使用便於插換的活頁筆記,隨意把第二天的預定工作和一定要處理的事項記在筆記本之後,將已處理完畢的事項用紅筆劃掉,而且,在全部事項完成之後,即將這一頁從筆記本中抽出移至儲存檔案。

由於每天反覆這個流程,有時候在管理者的筆記本上,還留有一、兩年前的筆記頁,當然上面記載的全是些懸而未決的問題。這麼一來,即使是成年累月未解決的事項,也可在筆記本上一目瞭然,想到的時候,就可對其深思一番,以謀求解決之道。

23.日後還會使用的資料要收到“暫時檔案”裡

從筆記本抽出已處理完畢的活頁紙,或許不會馬上用,不過偶而也會有再度派上用場的可能,像這樣的資料,要都交給秘書,像平日一樣加以影印,自行判斷分類歸檔。但是,並不是馬上收到最後分類的活頁夾檔案中,而是收到“暫時檔案”裡。

然後,每隔一定時間,就翻閱檢查一下秘書的分類有無錯誤,同時也考證一下當初未判斷定奪的資料內容,再將認定有儲存必要的資料轉移到最後分類的檔案中。

24.以不同顏色的活頁夾來區別不同內容的檔案

儲存資料的活頁夾有紅、藍、綠、咖啡等等不同的顏色。多年以來我們就使用這種活頁夾,到它有各種不同的顏色,因此應想出一套使用方法充分利用。

比如塑膠面的活頁夾,專門儲存內部業務手冊與呈送法院表格檔案等等,並按顏色加以區別;而布面的活頁夾,則專門儲存各種資訊資料,同樣的也是以顏色加以區分。這麼一來,不管活頁夾放在哪裡,一眼就可看出檔案的內容種類。

25.經常備有新的活頁紙

為新書寫稿的時候,要以活頁紙做備忘錄,一有新點子,馬上提筆寫下,然後將其儲存在專用的活頁夾中。

存檔時,如果發覺新點子比舊點子更好,就將新的存檔,舊的作廢。久而久之,活頁夾中的資料就會越來越豐富。當然,一個活頁夾只能為一本書一個主題所專用,為了能夠隨時使用新的活頁夾,常備有大量的活頁紙。

26.使用白色活頁紙,日後的整理工作將更方便

有的人認為,根據大專案或主題不同,使用不同顏色的活頁紙,分類時將更為簡便。

但是,最好一律使用白色活頁紙,因為本來可以隨心所欲大肆使用的活頁紙,一旦區別顏色,不但日後分類非常麻煩,而且一一區分顏色也很累人。另外,在影印時,除了彩色影印以外,資料會有不清楚等麻煩。

基於上述的理由,應一律使用白色活頁紙。

27.使用二十六孔的活頁紙

應一直使用活頁式筆記本,而且一律使用二十六孔的活頁紙。孔數太少,紙張撕破的危險性高,而且二十六孔是使用率最高的紙張,基於上述的考慮,應選擇二十六孔的活頁紙。此外,二十六孔的活頁紙歸檔時也非常簡便。

當然不只是筆記,連收集雜誌、報紙等資料影印本時,也要打上二十六個孔,然後再夾到活頁夾上。在活頁紙的左右兩側打孔,嚴格說來,應該是五十二孔才對。

28.使用電動打孔機比較方便

除了活頁式筆記本之外,報紙、雜誌的剪貼資料也一律影印成B5大小,然後打上二十六個孔,再夾到活頁夾上。

以前使用手動式打孔機,但是在數量增多的情況下,打孔實在是件既麻煩又費時的工作。由於經常需要在相當多的'資料上打孔,手動式打孔機已經不合用了,一改用電動式打孔機之後,即可節省很多時間。如果必須經常使用打孔機,還是電動式的比較方便省時。

29. 在活頁紙上寫上大標題

活頁式筆記本都劃有標線,其使用方法是,在最上面寫上大標題,比如“效率法”之類的大標題,其下寫上“收集資料”之類的中標題,接著按照標題分別列出小標或實行中的點子。

如果記載事項無法全部寫在一張紙上,則在另一張活頁紙上同樣的寫上大標題、中標題並且按順序編上號碼,這麼一來,即使筆記散亂無序,只要看到標題就可以瞭解其內容。

30. 在加上新活頁紙的同時,順便做整理淘汰的工作

使用活頁式筆記,其最大優點在於能夠自由地插換頁數,必要時可以重新插入,不要的可以丟棄。這樣活頁夾中的資料,其正確性與精密度都會增加,並且越來越充實、豐富,這種自由伸縮的優點,正是活頁紙的魅力所在。

所以,在活頁夾上加上新的活頁紙同時,除了插換的頁數之外,也順便瀏覽一下前後的內容,一發覺有不要的東西即撕下丟棄,藉此筆記得以保持精簡、易讀,而且也可以大幅度地縮短檢索時間。

31.呈送出去的書類檔案也要做標題和目錄

除了時間太過倉促的情況外,在對訂約的公司客戶提出報告時,一定要在上面附標題和目錄,同時也要求部屬,在呈送任何書類檔案時,都必須規規矩矩地標上標題與目錄。

因為標題和目錄能夠使人在閱讀內容之前,對檔案的整體觀點與主題方向,有一個概括性的瞭解。

乍聽之下,似乎令人覺得很麻煩,不過只要想到這項工作不但能縮短他人的工作時間,也能夠縮短自己的工作時間,其效果絕對是很好的。

32.寫報告時,先將問題列在紙上,事後再一併查閱

在寫報告時,即使中途有疑問或不瞭解之處,只要它不是個影響巨大的問題,可都不致馬上去翻查資料或文獻,因為或許因此解決了問題,可是卻因思考中斷浪費時間,反而耽誤了工作進度。

所以一旦有必須查閱的事項,可先將其列在紙上,最後再一併去查資料。此外,列在紙上的問題也可以交待他人去查,自己也不必停下手上的工作。

33.寫報告或書信時,根據思路先打草稿,然後再加以修改

在工作之中,為雜誌寫稿、寫書信佔了相當大的份量,不過畢竟是本行以外的副業,如果不講求工作效率的話,一定會影響到業務的進度。

要提高寫稿的工作效率,必須放鬆心情,不要戰戰兢兢地“寫千古文章”。如果一開始就想寫出完美無缺的作品,終究只會寫一字塗一字,寫一張撕一張,所以不如隨著思路先打個草稿,然後再加以修改。

34.利用業餘時間構思文稿

在寫稿工作上,構思要費很大的功夫,毫無準備就提筆,往往文思閉塞難以成行,所以在寫稿之前,最好在不同的場合,進行構思與草稿的寫作。

下了班在公車上,完全不受電話干擾地專心思索,是最適合構思的時段。而且,剛從繁重的工作中解放出來,心情為之一鬆,往往會產生許多絕妙的靈感。想好了整個結構大綱之後,再用口述錄音機和文書處理機,就可以迅速地完成草稿工作。

35.利用文書處理機來輸入文稿

商業檔案也和法律檔案一樣,有很多都是相同的格式。文書處理機不但能儲存已打好的文章,而且還能自由地加以刪除、修改。最初雖然不得不多花一點時間來輸入,不過為了日後的方便,還是用文書處理機來輸入文稿比較理想。

36. 文書處理機的磁碟片以一張一個為原則

使用文書處理機時,必須特別注意磁碟片的整理方法。舉例來說,原則上一張磁碟片中,只儲存一個資料。

磁碟片的容量,因機種而有所不同,不過一張大約可儲存多達一本書的資料,因而容易在一張磁碟片中,同時存入各種不同的資料,但是檢索時,就非常的麻煩,不太合乎效率原則。

按種類準備不同的磁碟片,不會花太多的錢,就能以易於檢索的方式,將存入磁碟片的資料分門別類。

37. 以不同顏色的標籤來區分不同內容的磁碟片

雖然將不同的資料分別存在不同的磁碟之中,不過如果不一一顯示螢幕,還是無法瞭解其內容,這樣就失去了分類的意義。為了解決這個缺點,一般應該採用的方法是——在磁碟片上貼彩色標籤。舉例來說,會計事務所中所採用的分類法是,綠色標籤表示“個別專題”,藍色標籤表示“一般專題”,黃色標籤表示“各種表格”。按顏色區分之後,如果專案太多,為了使檢索資料的使用更加迅速,即可將儲存的專案內容做成表單

38. 儲存舊磁碟片中的資料,不斷使用新磁碟片

和錄影帶一樣,文書處理機的磁碟片可反覆使用,因此一張磁碟片往往被使用好幾次。且大家都認為,再買新的磁碟片是一種無謂的浪費。

輸入資料要花費相當的工夫,如果將其時間成本列入考慮,則長久不用的資料有朝一日也會派上用場,如將其消除反而是一種浪費,所以要在一張磁碟片中存入相關的資料,至於新的資料,就毫不吝惜地輸入新的磁碟片中。

39.活頁式手冊既能插換頁數,又能縮短找尋資料的時間

不論到哪裡,隨身攜帶一本活頁式手冊。在下班回家的公車上、就寢之前,突然想到第二天應該繼續進行哪些工作,就馬上記在手冊上。而且,活頁式手冊可隨時增加頁數,不要的頁數也可任意抽出作廢。

40.備忘錄上要標明“主題”、“日期”、“出處”

在看書或看電視時,一旦看到想記下的文句,可立刻提筆在B5的活頁紙上,記下備忘錄。備忘錄是分項寫下來的,以一頁一個專案為原則,至少標明“主題”“日期”、“出處”。如果備忘錄上標明主題與日期,事後重讀時,即使記得不太完整,但只要回想一下當時的狀況,就可以清楚地瞭解其內容,而出處則需要詳細調查。可供參考之用,備忘錄上如果標明這三項,則資料就會越來越有份量。

41.在“單純作業”時間,利用耳機充實自己

在剛進入機關工作時,在“單純作業”時間裡,最適合利用耳機來充實自己。工作中有影印之類的單純作業,在影印時間內,可趁機學習語言或準備某項考試,因此可隨身攜帶小型錄音機。經由耳朵的刺激,更可提高學習的成效,當然影印的工作也可以不受妨礙地順利進行。在辦公時間就比較不適合了,但在離開座位去做某種單純作業時,推廣這個一舉兩得的點子是科學的統籌方法。

42.增強工作意念的妙法

將平常該做的事情列成一張表,做好之後就用紅筆劃掉,因為這麼一來,每劃掉一項就可確認“這項工作已經完成”,當時心中的成就感與滿足感,即成為下回工作意念的來源。

如此看來似乎沒什麼意義,不過在工作無甚進展的情況下,多半原因都在於工作流於單調、冗長。大部分的工作都是由小作業累積而成的,由於這樣很容易造成繁瑣,所以可以列表方式來處理。此外,採用這個方式還可免於遺漏某項工作。

43.防止厭倦單調工作的“成功畫面思考法”

撰寫一本書著實需要有強烈的意志力,但多達數百頁的稿紙,雖說用口述錄音機或文書處理機之類的文明工具,可達到很高的工作效率,不過,有時候也是一件非常痛苦的事。

在這種情況下,只要想到這是完成一本書的必經過程,就會再次提起幹勁。重要的是,如果一心只想到眼前單調的工作,不但會心生厭煩,而且工作效率也會一落千丈。試用成功畫面思考法,想像計劃成功或完成工作時的成就感,是防止這些弊端的方法之一。

44.“悅音”卡帶以迴轉式為佳

很多人在做單調工作時,都習慣聽輕音樂(BGM),以集中精神。單調的工作儘可能的交給機器或屬下去做,當四周吵得令人無法專心做事時,就可放點輕音樂,聽聽小河的流水聲和小鳥的歌聲。也就是說,以“悅音”來對抗噪音,同時,這種卡帶最好採用迴轉式的,這樣就可以不必為換卡帶而中斷手頭上的工作。

45.以上司的方法處理問題

經常有人發牢騷說,就是因為工作太無聊,所以才無法提高工作效率。一成不變的奉行上司的指示,工作的確不怎麼愉快。

同樣地,不妨不要理睬別人怎麼說,以自己的方式來處理例行公事。

在動腦筋想如何以自己的方式工作的當兒,會發現前所未有的樂趣,這樣才能提高效率。

46.辦公桌最理想的狀態

對某些人而言,只是外觀的整齊,不見得是最方便、順手的工作環境。主要是,最合乎自己方便的狀態,就是“整齊有序的狀態。”

47.自己整理辦公桌

自己的辦公桌一定要自己動手整理,以保持自己最方便使用的狀態。如果任由他人多事“收東收西”,等到自己開始工作時,很容易找不到自己所要的東西。

為了保持隨手取來,工作順暢迅速的狀況,辦公桌上的一切,最好能親自處理。從這個意義上來說,就是保持在合乎自己使用習慣的狀況下。

如果任由他人隨便動自己辦公桌上的東西,工作效率就會顯著下降。

48.過暗或過亮的工作場所都會導致效率低落

當因出差必須投宿旅館時,可隨身攜帶摺疊式的檯燈,因為一般旅館的照明大部分都過暗。光線不足,眼睛容易疲勞,根本沒有辦法看書;但光線太強,也會造成同樣的效果。過暗或過亮的光線都會降低工作與學習的效率。

雖然大家都知道光線所造成的影響,但是真正注意關心的人,實在是太少了。經常把工作帶回家做的人,最好注意一下家裡的照明裝置,在過暗的工作場所中工作,往往會事倍功半。

49.檯燈要放在左側

前面提過,辦公桌上的擺設,以最合乎自己方便使用的狀況為最佳。不過桌上的照明裝置卻是例外,對慣用右手的人來說,檯燈如果不放在左側,是非常不方便的,因為如果檯燈放在右側,寫字時就會受到手影的干擾,無形中降低了工作效率。

而且,這樣對眼睛也不好。這雖然是最普通的常識,不過如果桌子左側靠牆,往往就把檯燈移置右側,請務必遵守“檯燈左放”原則。

50.將內容固定的文章格式化

能統一某種格式的內容,儘可能準備專用的表格,這樣一來,即可減少處理的時間與精力。這也可以應用於一般商業業務工作,比如物件不同內容卻大同小異的文書,可分別準備不同的基本表格,然後再視情況的需要稍加修改,即可應用,如此可大幅度地縮短工作時間。

51.抽屜整理儘可能細分化

當然,如果不注意整理的話,抽屜越多麻煩也會越多。

抽屜如果不整理得有條不紊的話,實在很難搞清楚那個抽屜中裝的是什麼東西,所以抽屜的整理儘可能細分化。迴紋針、鉛筆等等文具用品,自是當然的事,連檔案書類也得分門別類地收在不同位置,這樣開抽屜找東西時,就可一下子找到。

52.圓珠筆之類的文具,要經常保持在三支以上

一般而言,隨身所攜帶的圓珠筆最好經常保持在三支以上。

這固然是為油墨用完、遺失等臨時狀況而準備的,不過另有其他用意,比如寫字寫到一半,就外出辦事,把筆忘在桌上,即使如此,也不會有所不便。而回來之後,在中斷的狀態下,只要有紙有筆,就能馬上集中精神繼續工作。就連這麼一點點小事,也會影響到工作效率。

53.文具用品要放在伸手可及的範圍內

依各人個性的不同,辦公桌上也呈現不同的風貌,有的人不加整理雜亂無章,也有人一絲不苟整理得有條有理,究竟哪一種好,不可一概而論。不過,平常使用的文具用筆雖不一定要放在桌上,但最好儘可能放在手邊上。

比如處理檔案時,要伸手拿支筆就得特地移動身子或站起來,這樣會影響工作的專注。基於此,文具用筆最好放在伸手可及的範圍之內,避免些無謂的時間浪費。

54.文具用筆備有三套,分成“家裡用”、“辦公室用”、“隨身用”

備有“家裡用”、“辦公室用”、“隨身用”三套不同的用筆,以便在不同的場所使用。如此一來,隨時隨地都不會缺少必要的文具用筆。

在家裡或上下班的車上看書時,想要在書中重要字句下劃線,或想要記下突來的靈感,如果手上隨時有筆的話,效率會非常的高。從效率投資的觀點來看,三套用筆的花費並不算貴。

55.有玻璃窗的書架效率不佳

如果書籍不能迅速拿出放入,那麼書架的價值就會減半,假如能縮短書籍的出入時間,就可能加速工作的進行。從這個觀點來看,經常可見的附玻璃窗的書架,就稍有問題了。書架若附有玻璃窗,在拿放書籍之際,就非得開來關去不可。這麼短短的空檔,累積起來也相當浪費,尤其是經常閱讀使用的書籍,拿出放入的次數也多,開開關關的時間更是不容忽視。對提高效率而言,玻璃窗可以說是無用的廢物。

56.即使價錢貴一點,也要選用高及天花板的書架

一般來說,在規劃房間的空間上,儘可能完全利用地板到天花板之間的空間,可收到很好的空間效率。在選購書架之際,即使多花一點錢,還是可選用高及天花板的尺寸。

在購進新書架之前,要精確地測量放置書架的空間大小,以隨時備用的捲尺,量出上、下、左、右、深的尺寸,然後選購大小適合的書架。這麼一來,空間有限的辦公室就得以徹底利用,達到最高的使用效率。

57.書架上的書籍按內容主題來排列整理

藏書不多的人,根據法律、經濟、語言等等一般的書別來整理,大概沒有什麼問題。可是,一旦各類藏書多達數百冊,如果不以一個主題,比如“繼承法”之類,來排列整理的話,那麼檢索就要浪費很多時間,效率實在太低。

58.有計算功能的手錶,隨時隨地都可驗算數字

在公車上突然想要計算數字,計算機手錶十分方便,不必專門從公文包中,拿出計算機,且對口算心算沒有把握時,這種“計算機手錶”更能發揮特有的功能。雖然,按鍵太小不容易操作,但是在這些功能之下,這個缺點不足掛齒。

59.即使貴一點,對電腦處理的投資也要在所不惜

最近市面上電腦的價格急速降低,有不少人除了文書處理機外,還在家裡自備傳真機、電腦等家庭辦公裝置,以期提高工作與學習的效率。

只要能夠運用自如,對電腦裝置的投資,絕對是值得的。