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保險業務檔案管理工作內容

保險業務檔案管理工作內容

企業退休人員保險業務檔案的管理是企業退休人員檔案管理中心的一項重要的基礎性工作。它貫穿於企業退休人員保險業務辦理的整個過程,維護保險業務檔案真實、完整和安全,發揮檔案的服務作用,完整反映對參保單位和職工權益的真實情況,檔案管理是保障保險業務健康穩定進行的重要環節。加強檔案管理,充分發揮其服務的作用逐步成為保險工作研究的重要課題。下面是小編整理的保險業務檔案管理工作內容,歡迎來參考!

保險業務檔案是檔案管理中心的核心工作,它詳細記錄參保單位及個人繳納各種費用的具體情況,是我國公民能享受國家提供社會保障的依據,是個人退休後強有力的生活保障。隨著社會的進步,國家制定的法律、法規也越來越完善,保障制度越來越健全,保險的範圍越來越廣,個人希望參加保險的意願越來越強烈,加強保險業務檔案日常管理是與人民生活息息相關的工作。做好保險業務檔案日常管理工作,加強保險業務檔案管理已成為社保部門的首要任務。

1 加強保險檔案管理的重要性

隨著保險業務的逐步發展壯大,保險檔案管理越來越體現其價值所在,對維護社會穩定、構建和諧社會也發揮重要作用。如果保險業務檔案缺失,必然給參保人員及參保單位造成不便,甚至影響到企業退休人的正常退休,情況嚴重的會導致群體上訪,不利於社會穩定。

保險業務檔案也是國家檔案系統資源的重要組成部分,國家的有關保險政策修訂、制定等也要參考保險業務檔案中的基礎資料,做詳細的調查研究後,逐步出臺合理的政策,最大限度的保障參保單位及參保個人的利益。保險職工的工作調轉、患病報銷醫藥費、繳納保險費、個人賬戶資料維護等業務都需要完整、真實、準確的保險業務檔案。保險業務檔案管理的好壞,直接影響到參保人的切身利益。

2 保險業務檔案管理現狀

保險業務檔案管理人員積極主動性意識差,個別領導重視業務工作,忽視保險業務檔案管理工作。保險業務檔案管理的場所小,不能完全滿足辦理保險業務需要。社保經辦人員科班出身的少,學歷比較低,他們對社會保險業務檔案管理知識和有關國家政策、方針、檔案知之甚少。該歸檔的保險業務檔案沒有及時歸檔,業務檔案隨意儲存、丟失的情況比較嚴重,不能認真執行保險業務檔案管理、使用的具體操作規範,社會保險業務檔案保管制度執行徹底,容易發生檔案丟失、或者洩密現象,給國家或者個人造成不必要的損失。部分保險業務管理人員也存在概念不清,認識水平不高的問題,積極參與管理的主管能動性差。個別檔案管理人員是兼職人員,他不能把工作重心完全放在保險業務檔案日常管理上,另外人的精力是有限的,這樣的管理只能是泛泛的做些表面工作,將管理的紙質材料放入檔案盒,電子文件直接複製入電腦,不能做詳細的分類歸檔。

保險業務檔案沒有按照具體的業務需要進行分類彙總,存檔建立的目錄非常簡單,內容不具體,日常管理起來非常混亂,查詢、更新非常困難,容易造成事倍功半的現象。主管領導和上級監管部門對檔案的日常管理檢查、督導力度不夠,造成具體的工作人員在工作中得過且過,他們對保險業務檔案的管理不積極主動想辦法提高工作效率,對檔案的日常管理有很大的害處。

隨著人們的生活水平提高,大家對保險的.需求也越來越多,服務標準也更加精細化,服務水平也更高,參與保險業務的服務部門也變得多了,業務區分也更加具體了,在任何一個單獨的部門不能查詢到一個完整的保險業務檔案,辦理業務效率低下。互相推諉、扯皮的現象時有發生,各部門之間不能互相補臺,損害國家利益、參保單位和參保的人的利益,人為的造成社會不穩定。

我國參加世貿組織後,與國際之間的交流也更加廣泛,群眾保險意識逐漸增強,保險業務是越來越多。為了更好的與世界接軌,實現網路管理保險業務檔案,保險業務也逐步實施了檔案日常管理資訊化,但由於軟、硬體的管理人才少,跟不上社會保險制度改革的快節奏,進而未能發揮出應有的效能。

3 加強保險業務檔案管理的建議

人力資源社會保障部和國家檔案局制定保險業務檔案管理具體要求,對檔案的日常管理的規章制度、經辦人員的操作章程、業務管理的具體執行部門做詳盡的規定。上級管理部門加強保險業務檔案的日常管理,將保險檔案工作納入規範化管理、形成制度,並把此項作為考核該部門領導的一項指標。利用電視、網路等宣傳媒介,提高加強保險業務檔案工作力度,廣泛宣傳加強社會保險檔案管理工作強保險檔案工作的重要性。各級社會保險的經辦機構加強了部門領導,組織專門人員負責保險業務檔案管理,提供必要的工作場所,滿足辦理保險業務需要,確保保險業務檔案的安全、可靠。提供適應檔案日常管理要求的設施、裝置,最大限度的改善工作人員工作條件,增加對保險業務檔案管理工作的投入。提高保險業務檔案管理部門管理資金預算,提高待遇,吸引高水平、知識面廣的人才加入工作團隊,解決社會保險檔案工作中高階管理人員少,能力和水平低的問題,為社會保險檔案工作的日益壯大創造良好氛圍、提供有利條件。

透過走出去、請進來的辦法,加強現有檔案管理人員的教育培訓。儘可能的創造機會,提供便利條件,鼓勵檔案管理人員參加繼續教育培訓,提高他們的業務素質和工作能力。組織管理人員學習兄弟單位的先進的管理經驗,有針對性的開展崗位練兵,培養一批高水平、業務能力突出的複合型人才。工會組織保險業務檔案管理人員參加爭優創先的評比活動,樹立先進的典型,提高職工熱愛保險業務檔案管理工作崗位、鑽研業務的積極性,提高自身素質和共走能力,適應社會的不斷髮展,滿足社保檔案管理工作的需要。透過典型示範引領,加強檔案管理人員的思想教育工作打造階梯形管理人才隊伍,保證檔案管理工作有穩定的工作團隊,造就業務水平高、管理能力強、有親和力的保險業務檔案管理隊伍。

請專家和知名學者作報告,組織檔案工作管理人員學習專業的檔案知識,提高職工科學管理檔案積極性,強化職工按照法律、法規管理檔案的操作規範,增強他們做好檔案管理工作的自覺性、主動性。工作中按照檔案管理工作要求,統籌安排,認真做好檔案的分類、整理、編制目錄工作。主要領導親自過問,分管領導具體負責,各科室配合協作,組織全體檔案管理工作人員做好檔案工作。

工作中形成的文字材料、業務報表等及時歸檔,按照集中統一管理的工作要求登記造冊。加強保險業務部門的溝通、交流、合作,避免各個職能部門間重複勞動,實現保險檔案的統一集中管理,做到資源共享,提高業務部門辦事效率。

檔案管理部門購買實用性強的辦公裝置,安排專門人員錄入保險業務檔案資料,建立保險業務檔案資料庫,實現保險業務檔案資訊資源的科學整合和有效利用。根據具體的工作需要著力進行檔案管理的軟體開發工作,做到檔案的自動日常管理、資訊的自動檢索、檔案資料的統計,以便對保險業務檔案的資訊全面瞭解掌握。

4 結束語

和諧穩定的社會需要健康向上社會保障體系,這就需要廣大檔案管理人員付出辛苦,加強保險業務檔案的管理,有救地遏制了社會保險基金的流失,提高保險工作效率。加強保險業務檔案管理也為領導工作方針制定、工作考查、企業改制等方面決策起到指導作用,推進了社會保險事業的健康穩定發展。