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學檔案管理情況自查報告

學檔案管理情況自查報告

為切實加強我校檔案管理工作,加快推進檔案工作規範化、制度化,穩步提升學校檔案管理工作水平,我校根據西寧市教育局《關於對檔案目標管理單位進行復查工作的通知》、《關於印發〈西寧市中小學學校教學檔案整理規範〉的通知》等檔案精神和及關工作安排,認真組織開展了檔案管理自查自糾工作,對檔案管理中存在的問題積極自查和改進,切實加強學校檔案的收集、整理、立卷與歸檔工作,現將情況彙報如下:

一、提高學校的檔案管理工作的思想認識加強組織領導。 學校檔案管理工作是全市檔案管理工作重要組成部分,學校檔案管理工作主要由學校辦公室負責,教務、財務、總務、資訊中心、教研、心理健康等處室積極協助辦公室進行檔案管理工作。為了使檔案管理工作有組織的進行,學校成立了檔案管理領導小組。

二、學校檔案管理工作情況。

(一)學校檔案管理體制完善。

1、我校注重檔案積累、規範和管理,並將其列入學校發展規劃工作的重要組成部分,在年度發展計劃中將檔案管理工作作為學校的重要工作,由學校辦公室具體負責制定檔案工作的年度計劃。

2、學校辦公室每學期召開檔案管理工作的會議。學校加強各級工作人員的崗位職責建設,貫徹執行《檔案法》以及國家有關檔案工作的方針政策,定期做好檔案工作的法規、制度的宣傳工作,增強單位各工作人員的檔案意識。依照相關法規使我校的檔案管理更趨合理化、規範化、科學化。

3、學校專門制定了檔案管理的目標責任書。

4、保持檔案幹部的相對穩定。

學校制定並實施了較為有效的措施:一方面,加強對歸檔檔案材料的保管以及保密力度,由檔案人員統一集中管理,任何個人不得擅自挪用;另一方面,努力提高檔案管理人員的業務素質,要求檔案工作人員認真做好檔案的收集整理工作,保證歸檔檔案材料完整系統。為確保工作連續性,我校檔案管理工作人員相對固定,即使在工作崗位進行變更時都能夠及時妥善地辦理檔案移交手續。

5、我校制定了檔案管理工作各項規章、制度。制定了《檔案保管制度》、《檔案保密制度》、《檔案鑑定銷燬制度》、《檔案收集與整理制度》、《檔案歸檔辦法》、《檔案借閱利用制度》、《檔案修改補充制度》、《立卷歸檔制度》、《幹部檔案保管制度》等16項制度,並將各類制度上掛到檔案室的牆上。

(二)學校檔案業務建設情況。

1、各門類檔案按要求及時歸檔。

學校文書檔案按照《機關檔案材料歸檔規範和文書檔案保管期限規定》,檔案整理較為規範,並且能夠每年及時的放到檔案室存檔。學校檔案工作人員能夠認真做好檔案的收、發工作,做好檔案的收集整理工作,保證歸檔檔案材料基本完整、準確、系統。

2、學校各門類檔案進行了較為規範的整理,包括會計、科技、榮譽、聲像、學籍、教學等,編制了目錄,輸入計算機進行管理。

3、學校補充完善了全總卷內容。

(三)檔案工作中基礎設施情況。

學校設立專門檔案室並配齊專門的檔案櫃,檔案櫃數量充足且質量好。檔案裝具符合國家有關要求,案卷使用統一的檔案盒來裝,還有相應的檔案庫房,學校檔案室面積符合要求。

學校注重檔案室的防火、防盜、防光、防塵、防鼠等問題。學校對檔案櫃、滅火器、防盜門窗、電源電線等進行了檢查,落實了檔案管理安全責任制。

檔案管理與辦公自動化做到同步發展,列入了學校整體規劃中。

(四)檔案資訊開發利用。

1、學校每年會及時補充完善《大事記》和《組織機構的沿革》。

2、學校每年會按要求彙編《發文彙集》。

三、學校檔案工作中存在的問題。

(一)

1、學校檔案室專業的技術裝置缺少,使學校的檔案的`整理缺少專業技術的支援。

2、相關管理不規範。

學校雖然也能夠按照檔案法對檔案進行合理安放,但是管理措施不到位,造成一些檔案分散各處,沒有做到集中管理。學校沒有明確各類檔案的相關負責人員,責任分工不夠清晰,使得檔案管理工作中存在相應的問題。

近年來由於教務、教研分離,新成立教研室,此項工作在交接中被忽略,目前教育教學中部分工作沒有明確責任分工,工作開展存在問題。

3、檔案管理人員缺乏專業素養。

學校雖然設定了專門的檔案管理人員,但缺乏專業素養,因而檔案管理工作缺乏技術性。隨著檔案進入現代化管理程序,對檔案整體要求逐漸增高,同時也對工作人員的自身素質提出了更大的考驗,學校檔案人員離這個要求較遠。

4、學校管理檔案的人員沒有參加過檔案管理工作的培訓。因而在貫徹落實檔案法律法規,整理管理檔案時不夠到位。

5、學校各門類檔案進行了較為規範的整理,但存在部分未進行系統的編制目錄,部分未輸入計算機的問題。

6、學校新建檔案室後進行了檔案的轉移,檔案櫃中存在個別檔案丟失的現象。

7、學校沒有各項檔案的檢查記錄和檔案的出入庫登記記錄。

8、檔案整理工作存在效率較低、整理工作拖沓、不規範、分類不準確、資料收集不完整的情況。

9、學籍檔案主要對學生報到冊和畢業證存根進行了裝訂整理,檔案齊全,整理規範,但由於部分年級的原手寫報到冊丟失,電子版報到冊內容和順序與紙質版一致,故將電子列印版入檔存放。

四、學校針對檔案管理中存在的問題作出的改進。

學校按照檔案法對檔案進行整理,加強檔案的規範管理做到檔案的集中管理,對檔案工作人員進行了規範化管理。檔案管理工作進行了明確的分工,統籌管理檔案工作由學校辦公室主任楊文魁同志負責,文書檔案、教學檔案、學籍檔案、榮譽檔案、聲像檔案、會記檔案由專人負責,各處室負責人積極配合學校檔案的規範管理,各處室間相互協調、高度重視、明確分工、齊抓共管。