人力資源經驗分享：崗位說明書描述誤區
一、兩頁的崗位說明書，也會讓員工產生誤解，甚至讓HR部門誤解?有可能，而且絕對有可能。解決問題永遠與發現問題同時存在的，早點發現更容易解決。
什麼是崗位說明書?它實際上就是整理崗位分析結果的工作描述的書面檔案，包括：工作基本資訊、崗位設定目的、主要職責、工作環境等，以及任職資格要求(如技能、學歷、訓練、經驗、體能等)。總的說來，崗位說明書涉及到兩個方面的工作。一是崗位本身的研究，即研究每個工作崗位的目的，該崗位所承擔的工作職責與工作任務，以及它與其它崗位之間的關係等。
二是上崗資格的研究，即研究能勝任該崗位工作並完成目標的任職者必須具備的條件與資格，比如工作經驗、學歷、能力特徵等。因此崗位說明書的規範化編寫在企業裡發展著重要的作用，但是HR部門在編制或描述崗位說明書時常常存在以下的誤區：
誤區1、崗位說明書只是為崗位評估服務的。
崗位說明書是崗位評估的重要根據，但它同時為其他的`HR管理做鋪墊，實際上企業招聘(如在人才網看到的企業招聘崗位資訊)，晉升(崗位的要求及上崗的標準)，培訓(崗位的技能針對崗位員工是否欠缺等等各個環節都建立在完整的崗位資訊基礎之上。
誤區2、崗位說明書描述的是“現在做的”，不是“應該做的”。
在編制說明書的時候，HR人員或崗位編寫者往往參照自己或崗位人員目前做的工作進行編寫，很容易犯下編寫“現在做的”，而不是“應該做的”。崗位說明書的編寫往往要“對事不對人”。
誤區3、崗位說明書的描述應以“優秀員工的崗位工作職責與工作任務”為基準。
在企業裡，有優秀/合格/不合格的員工。崗位說明書不能以“優秀員工的崗位工作職責與工作任務”為基準，應力求客觀，在確保上崗資格都能勝任的情況下，進行崗位分析。有個典型的例子，某公司發現某一個部門經理A升遷了以後，其部門經理的職位始終招聘不到合適的人選，雖然後來有招聘一個部門經理B，但後來B主動提出調離崗位，說壓力太大。有人說B領導素質不能勝任;又有人說B領導管理水平太差;又有人說B領導溝通水平欠缺，其實最根本的原因是當時A升遷後，有參與部門經理的崗位說明書的描述，由於個人能力完全勝任本崗位，因此A在描述其崗位時，由於A的工作經歷過生產管理、經營管理、內控管理等方面的培訓或歷練，崗位標準按照最優的標準進行編寫，導致崗位說明書的上崗資格要求過高。在這家公司裡，實際上都沒有人能生產管理、經營管理、內控管理等方面都得到培訓，因此崗位標準成了空中樓閣，大部分人都無法勝任。
誤區4、有了崗位說明書，就能按照崗位要求順利工作了。
崗位說明書只是提供了員工的一個工作範圍或工作任務，對於一些規範的企業來說，有了崗位說明書並不能保證新接手的員工順利工作。崗位說明書中的很多職責、工作任務，只是一個籠統的說法，它只告訴了我們一個W(WHAT，做什麼)，至於具體怎麼操作(HOW)，什麼時候做(WHEN)，在哪裡做(WHERE)，誰做(WHO)，並沒有透過崗位說明書進行明確。因此，作為員工，要履行崗位說明書的職責，首先要了解該崗位在企業中的地位，其次瞭解崗位的管理制度、崗位在企業中的流程節點，以及本崗位的作業指導書。最後，要認真履行這些制度、流程、規範、作業指導書，並在實際工作中，不斷完善。
誤區5、崗位說明書的編寫應該由上一級主管填寫。
在一個公司為建立崗位分析及評估系統而收集崗位資訊時，一般都是從員工那裡獲取最原始資料，之後由上一級主管稽核。在這樣的過程中，上下級之間可以檢討是否在崗位職責方面有任何誤解，主管對員工的要求是否得到員工清晰的領會。同時這樣的作法也避免了有很多下屬的主管花費太多時間來填寫描述書。在崗位管理體系建立起來之後，修正描述書或撰寫新崗位的描述書的工作通常由上一級主管及人力資源部共同負責。