文秘類專業知識大全
對於一個秘書工作者而言，一個完整的合理的知識結構應有三個方面基礎知識、專業知識、相關知識，下面是小編幫大家整理的文秘類專業知識大全，希望大家喜歡。
一、基礎知識
秘書工作者知識的第一個層次，是秘書工作者必備的知識和前提條件。秘書工作者的知識面要廣，基礎知識要紮實。為此秘書工作應掌握以下三個方面的知識。
1. 科學文化知識
基礎知識的基礎，包括語文、數學、歷史、地理、邏輯、英語等等。特別要注意語言文字和歷史知識的提高，重視歷史知識的學習，可以讓自己透過歷史的現象抓住內在的規律和本質的東西。
2. 馬列主義理論知識 哲學、政治經濟學、黨的建設、有實踐中不斷地學習，才能提高理論修養。
3. 政策法規知識 這是作為秘書工作者必備的知識，包括黨的路線、方針、政策和國家的憲法、法律法規、法令等相關的知識，特別要注重後者的學習。因為它在平時的工作中接觸最多的知識。
二、專業知識
是秘書工作者知識結構的核心或者是主體，也是區別於其他領域的知識結構的方面。
1 理論知識，是秘書學和秘書工作總體的理論知識，是秘書工作者勝任本職工作的重要前提，總的理論， 也是秘書工作的基本理論知識，秘書指導思想。 分門別類的理論，包括文書處理，資訊處理，資訊調研和秘書實務的理論。
2 業務知識，秘書工作中各個環節的操作常識，基本技能，操作規範，公文的起草等。
3 行業知識，秘書工作者所在機關的行業的基本知識。
三 、相關知識
秘書工作者的輔助知識，它包括以下幾個方面的知識。
1 新的.學科知識，社會科學和自然科學，是相關知識中的一個重要內容，包括行為科學、系統論、控制論、資訊理論。
2 管理學知識，行政管理，領導科學，決策等方面的知識。
3 社會交往知識，社會關係學，公共關係學，人際關係學等，以便秘書工作者在工作能夠提高自身的交際能力，資訊溝通能力。
4 心理學知識。
四 、社會知識
國際知識，當前國際的基本問題，世界格局，政治，經濟，軍事，思想，科技，文化等方面知識的變化及發展情況。 國內知識，國情，民情，民俗，民風等 。
文秘專業內容：
一個稱職的秘書，必須具有運籌能力、辦事能力、調查研究能力、組織協調能力、交際能力、文字表達能力和操作現代化辦公裝置的能力。其中文字表達能力是最重要、最基本的，也是實現其它能力的基礎。可以這麼說，文字表達能力是秘書工作人員的基本功，是“看家”的本領。
那麼，怎樣才能有效地提高文秘寫作的能力呢?具體說來，主要應注意以下幾點：
首先，要端正態度，培養興趣，自覺學好文秘寫作。
不管幹什麼事情，必須有正確的態度和濃厚的興趣，這樣才有動力，才樂於去幹，並想方設法去把工作幹好。學習文秘寫作也是如此。寫作，是一種複雜、精細的精神生產，是一項十分嚴肅而艱苦的創造性腦力勞動，決不是輕而易舉、一蹴而就的事情。美國著名的未來學家約翰·奈斯位元在《大趨勢——改變我們生活的十個新方向》一書中指出：“在工業社會向資訊社會過渡中，有五件?最重要?的事情應該記住，而其中的一件就是：在這個文字密集的社會里，我們比以往任何時候都更需要具備最基本的讀寫技能。這裡所說的?讀寫技能?，首先就是足以應付日常工作和生活所需的寫作能力，也就是應用寫作能力。”與此同時，我們還要培養學習文秘寫作的濃厚興趣，變被動為主動，變要我學為我要學。愛因斯坦說過：熱愛是最好的老師。對寫作有強烈的責任感和濃厚的興趣，熱愛寫作，熱愛到“忘我”、“痴迷”的程度，“衣帶漸寬終不悔，為伊消得人憔悴”，“每有會意，便欣然忘我”，樂此不疲，如飢似渴地去鑽研，廢寢忘食地去琢磨，持之以恆，這樣就一定會學得好，學得入門，就會不斷地取得進步。
其次，學習文秘寫作基礎知識，借鑑優秀作品。
寫作有沒有規律可循、方法可求呢?我們的回答是肯定的。古人說：“寫作無秘僱作文有要道”，“定體則無，大體須有”，這種認識是符合辯證法的。我們所學的文秘寫作教材，就是前人文秘寫作經驗的科學總結，就是揭示文秘寫作的一般規律、引導人們掌握文秘寫作方法和技巧的理論。
要提高文秘寫作能力，還應有意識地選讀一些範文，以作借鑑。魯迅說過：“凡是已有定評的大作家，他的作品，全部就說明著?應該怎樣寫?。只是讀者很不容易看出，也就不能領悟。我們也應認識到：讀書是讀他人之書，作文是作自己之文;借鑑只是從中汲取營養，經消化後成為自己的東西;而不是生搬硬套，模仿抄襲，“依葫蘆畫瓢”。
最後，要勇於實踐，堅持多練習、多修改。
寫作是一種技能，技能的提高要靠實踐。實踐出真知。立足於多寫多練，這是提高寫作能力最有效的途徑。如果只讀不寫或少寫，那就會眼高手低，所學到的確良知識，將無用武之地，寫作水平也就止步不前。天道酬勤，勤能補拙。只有勤學若練，堅持不懈，才會熟能生巧，運筆自如，真正學到本領。 作為文秘人員，多寫多練固然重要，但每次擬稿時，還要進行仔細的修改。多修改自己的文章也是提高文秘寫作能力的一個重要環節。多改符合人們認識客觀事物由淺入深、由片面到全面的規律，也是寫文章責任心強的一種表現。文章頻改，工夫自出。事實上，多一次認真修改，就多一份寫作的體驗，就多一項具體的收穫。作為稱職的秘書人員，要有高度的責任感，，養成修改文章的良好的良好習慣，虛心聽取領導和同志們的意見，克服怕人挑“刺”的思想，對每一篇文章反覆推敲，精思細改，這樣寫作能力才能迅速地提高。
文秘必須掌握的電腦技巧
一、紅標頭檔案的製作及標準
1、進行頁面設定
選擇“檔案”——“頁面設定”選擇“頁邊距”附籤，上：3.7釐米 下：3.5釐米 左：2.8釐米 右：2.6釐米。選擇“版式”附籤，將“頁首和頁尾”設定成“奇偶頁不同”,在該選項前打“√”。選擇“文件網格”附籤，“字型設定”，“中文字型”設定為“仿宋”;“字號”設定成“三號”，單擊“確定”按鈕，選中“指定行網格和字元網格”;將“每行”設定成“28”個字元;“每頁”設定成“22”行。然後單擊“確定”按鈕，這樣就將版心設定成了以三號字為標準、每頁22行、每行28個漢字的國家標準。
2、插入頁號
選擇“插入”——“頁碼”，“位置”設定為“頁面底端(頁尾)”，“對齊方式”設定為“外側”。然後單擊“格式”按鈕，“數字格式”設定為全形的顯示格式，單擊“確定”按鈕，再次單擊“確定”按鈕完成頁碼設定。雙擊頁碼，在頁碼兩邊各加上一條全形方式的短線;並將頁碼字號設定成“四號”;字型任意;奇數頁的頁碼設定成右空一個漢字，偶數頁的頁碼設定成左空一個漢字。
3、發文機關標識製作
選擇“插入”——“文字框”——“橫排”選單項，滑鼠將會變成“┼”，在Word 2000版面上單擊滑鼠左鍵，出現一個文字框，在該文字框內輸入發文機關標識，輸入完成後，選中該文字框，單擊滑鼠右鍵——“設定文字框格式”，在這裡來設定紅頭的屬性。
選擇“顏色和線條”附籤，“顏色”設定成“無填充顏色”。選擇“大小”附籤，“高度”設定成“2cm”;寬度設定成“15.5cm”。注：使用者可根據實際情況調節尺寸。選擇“版式”附籤，單擊“高階”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設定成“居中”，“度量依據”設定成“頁面”;垂直對齊： “絕對位置”設定成“頁邊距”， “下側”設定成“2.5cm”——平行文標準，“8.0cm”——上行文標準，注：使用者可根據實際情況調節尺寸。然後單擊“確定”。
選擇“文字框”附籤，左、右、上、下都設定成“0cm”，單擊“確定”完成。文字框屬性全部設定完成，單擊“確定”按鈕。選中文字框內的全部文字，將顏色設定成“紅色”，字型設定成“小標宋簡體”，字號根據文字框的大小設定成相應字號，但要儘量充滿該文字框，這樣，寬為155mm、高為20mm、距上25mm的紅頭製作完成。
4、紅線製作
首先將“檢視”——“工具欄”——“繪圖”選中，單擊“繪圖”工具條的直線工具，滑鼠會變成“十”字形，左手按住鍵盤上的Shift鍵，右手拖動滑鼠從左到右劃一條水平線，然後選中直線單擊滑鼠右鍵，選擇“設定自選圖形格式”，紅線的屬性在這裡進行設定。選擇“顏色和線條”附籤，“顏色”設定為“紅色”;“虛實”設定為“實線”;“粗線”設定為“2.25磅”。選擇“大小”附籤，“寬度”設定為“15.5cm”。選擇“版式”附籤，單擊“高階”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設定成“
中”，“度量依據”設定成“頁面”，垂直對齊：“絕對位置”設定成“頁邊距”，“下側”設定成“7cm” ——平行文標準，“13.5cm”——上行文標準，注：使用者可根據實際情況進行調節。單擊確定。
5、文號製作
平行文文號：文號——三號仿宋、居中顯示。
上行文文號：文號——三號仿宋字型、左空一個字的距離;簽發人——三號仿宋字型;簽發人姓名——三號楷體、右空一個字的距離。 注：文號一定要使用六角符號。六角符號插入方法：選擇“插入”——“符號”——“符號”附籤，找到六角符號後，將游標置於準備插入的地方，單擊“插入”按鈕即可。
6、主題詞製作
選擇“表格”——“插入”——“表格”，選中表格，單擊滑鼠右鍵——表格屬性——“表格”附籤，“對齊方式”設定為“居中”;然後單擊“邊框和底紋”按鈕，在“預覽”視窗中將每行的下線選中，其它線取消，在表格中填寫具體內容：主題詞用三號黑體;主題詞詞目用三號小標宋;抄送、抄送單位、印發單位及印發日期用三號仿宋。
7、儲存成模板檔案
單擊“檔案”——“儲存”，“儲存型別”：選擇“文件模板(*.dot)”;“檔名”：給模板命名;“儲存位置”：模板所在路徑(一般不做，預設即可)。 至此，模板製作完成。以後所有屬於此種類型的公文都可以呼叫該模板，直接進行公文正文的排版。 要對該模板進行修改，可以調出相應模板，方法是：選擇“檔案”——“開啟”，找到相應的模板路徑，若模板儲存時按系統預設設定的，然後單擊“開啟”按鈕調出模板即可進行修改。
二、公文正文排版
1.依據模板建立新公文：
選擇“檔案”——“新建”——“常用”附籤，選中所需模板，單擊確定，調出模板。
2.製作公文正文內容：
正文內容根據使用者的實際需求，可以直接錄入文字，也可以從其它軟體中將文字複製進來，但必須遵循以下國家標準：
標 題——二號小標宋字型，居中顯示; 主送機關——三號仿宋字型，頂格，冒號使用全形方式;
正 文——三號仿宋字型;
成文日期——三號仿宋字型，右空四個字的距離，“○”和六角符號的輸入方法一致，不能使用“字母O”或“數字0”代替。
文號、簽發人、主題詞——按照模板定義的字型填寫完整。最後，將紅頭、紅線、文號、簽發人、標題、主送機關、正文、成文日期、主題詞的相互位置調整好。
三、用Word製作電子公章
1、圖章輪廓
選擇“插入→圖片→自選圖形”，在“繪圖”工具欄中選擇橢圓，按下Sfift鍵在文件中拖出一個圓，設定為“無填充色”，線條寬度為2磅，顏色為紅色，“疊放次序”為“最底層”。
2、編輯文字
在文件中插入藝術字，選擇環形藝術字，輸入內容後設置字型、字號，然後用藝術字周圍的8個拖拉按鈕把文字拖成圓形，並放在已經畫好的圓內，可以用Ctrl鍵和方向鍵幫助移動到準確的位置。並把藝術字設定成紅色。
3、插入五角星
在“自選圖形→星與旗幟”中選中五角星，然後在文件中畫出一個大小適合的五角星，並設定成紅色，移動到圓中合適的位置，然後選中圓、藝術字、五角星，單擊滑鼠右鍵，選擇“組合”，一個公章就製作出來了，要用時複製一個到目標處，是不是很正規啊!