淺析企業CIS在對外接待工作中的可行性研究論文
摘要：對外接待工作是企業行政事務和公關活動的重要組成部分，本文以企業CIS理念在對外接待工作中的可行性研究為出發點，透過匯入接待理念，規範行為，視覺符號等進行對外接待工作創新研究，提出適合Z企業接待工作改進辦法，以期不斷強化企業的對外接待形象設計和推廣，有助於企業獲得社會公眾的信任和支援，促進企業經營業績長足增長。
關鍵詞：企業CIS 對外接待 可行性研究
一、緒論
隨著企業的飛速發展，企業對外接待工作任務也日益增多。這不僅是企業資訊交流與對外聯絡的重要途徑，是服務公司發展大局的基礎性工作，也是展示企業形象的視窗工程，更是打造企業軟環境建設的重要組成部分。在“十三五”開局之年，提升企業對外接待工作，也已成為企業接待部門研究的一項重要課題。近年來，企業識別系統已經被引入一些成熟企業的文化建設中，並取得了顯著的效果。比如，海爾集團多年形成的“真誠到永遠”、“客戶滿意”等文化，儼然成為海爾核心競爭力的重要組成部分。強化企業的對外接待設計和推廣，可強化企業形象，突出企業個性，更有利於企業在激烈的市場競爭中搶得先機。
Z企業是國有控股上市公司，從事多領域產品的研製開發、生產、銷售和服務，有明確的經營理念和企業使命。本文透過研究Z企業接待工作現狀，調研發現該企業曾投入重金用於對外接待工作中展廳、咖啡廳等硬體設施打造，缺乏系統完善的對外接待工作理念和流程，適合透過匯入企業識別系統，提升Z企業整體接待工作水平。
二、基於企業CIS的對外接待概念
企業識別系統Corporate Identity System，簡稱CIS，主要由MI（Mind Identity）理念識別、BI（Behavior Identity）行為識別和VI（Visual Identity）視覺識別三方面組成，是為塑造企業醒目統一的組織形象而策劃的識別系統。而企業對外接待工作則是指對來訪企業從事視察調研、檢查指導、洽談專案、參觀交流等公務事由的各級領導、專家、同行或高校學生的接待與服務性工作。因此，對外接待工作必須融入企業CIS，才能使企業獲得更加廣闊的發展空間、延續更強的生命力與產品行銷力。
首先接待服務工作理念MI的建立應是對外接待工作的主導內容，決定著對外接待的定位和風格，可準確指導企業對外接待工作的發展方向。其次是強化接待服務過程中的企業規範性準則，形成企業上下一致的日常行為BI，企業對外接待理念才能落實到實處，推動接待工作良性發展。再次是接待活動中所使用的向外界傳達全部視覺形象的符號VI，能及時地、鮮明地向來賓傳達企業的資訊，以此塑造企業良好形象，體現企業個性風格，令來賓印象深刻。
三、企業CIS在對外接待工作中的可行性研究
將企業CIS理論引入到對外接待工作中，有利於主動適應企業的發展進步，在激烈的市場競爭中，從內到外、從思想到行動等多因素促進企業的良性發展。
1. MI可行性分析
接待工作中的理念打造主要是指在充分理解企業使命、願景和戰略目標的前提下，結合企業自身的文化特色，將接待MI作為接待工作的內在紐帶，聯絡著接待全過程，為接待工作注入思想，提升檔次，打造品牌。據研究分析，Z企業絕大部分創新源自於使用者，一直秉承“使用者第一”原則，因此對接待MI打造應符合公司的核心價值觀，可從樹立企業文化理念、精益管理理念、全域性統籌理念、以人為本理念、敬業奉獻理念等入手，如樹立“為來賓提供高附加值的接待服務”為出發點，提倡資訊化管理、特色化定位、精益化流程、有序化運作、個性化服務、精心化完成，將企業精神潛移默化的融入企業對外接待中，從而使來賓接受並認同企業的經營宗旨、經營思想和經營策略。
2. BI可行性分析
將企業接待MI物化在相應的BI方式上，透過接待規章制度、行為規範、管理方式等體現出來，從而獲得來賓的識別和認同。
首先，接待工作需要擁有系統的申請、批准、落實以及反饋流程。一項接待工作的順利完成需要有大量的輔助性工作，需要不斷提升和激勵業務經驗。企業可依託資訊化平臺，建立來賓接待管理流程。Z企業早在2010年時引入了辦公自動化軟體（OA），最初希望能節省行政審批時間，提升員工公務辦公效率。藉助該已成熟的'資訊化平臺，增加設計接待流程流轉單，順利完成接待工作資訊化打造。一個表單的流轉，便可完成數項基礎性工作，大大減輕了申請報批、填單統計、記錄歸檔等工作，更是方便了各部門溝通順暢，極大地提高了工作效率。資訊化平臺的構建，對最佳化資源配置起到了有力的推動作用，可為接待部門和申請部門帶來了雙贏的結果。
其次，接待工作中，來訪人員首先接觸的是接待人員，接觸最多的也是接待人員，往往來賓會透過接待部門這個“視窗”來了解企業、認識企業，因此接待部門的建設和培養非常關鍵。Z企業在打造“學習型團隊”建設方面有著多年培訓經驗，藉助已有的培訓模式，有針對性的發揮管理部門和基層單位的行政職能，推選出一批具有一定接待業務能力的兼職工作人員參與企業接待工作，定期開展專業知識學習、禮儀規範培訓、參觀路線訓練、外出學習考察、接待行為考核等方式，建立接待工作檔案，納入企業接待工作的統一管理中。
3. VI可行性分析
VI是具體化、視覺化的傳達形式，在企業對外接待中，將接待理念、服務制度、接待規範等抽象語意，轉換為具體符號概念，透過個性化的企業識別符號來展示企業對外接待工作的獨特與精緻。
如在對外接待用禮品設計方面可體現企業文化特色。禮品贈送在一定程度上拉近人與人之間的關係，是企業形象的代言人。但各企業應遵循一個共同的特點，即對外接待用禮品應突出企業特色。優秀的視覺設計禮品，可使來賓產生正向暈輪效應，憑藉良好視覺形象使得來賓對企業產生良好的印象，聯想企業的各項實際突出優勢，從而對企業全面肯定。Z企業是製造型企業，精緻的縮小版產品模型或擁有企業LOGO標示的實用小物件就可作為其企業亮麗的名片，為雙方的後續交往打下良好基礎。因此公務接待禮品更多體現交際、展現禮儀、傳達企業厚重的文化底蘊。
再次，在參觀、餐飲、住宿等方面精心設計，更多選擇應體現企業文化特色。如Z企業在設計來賓參觀路線時，可立足企業特點，充分展現企業快速發展的最新成果，儘可能多的安排突出企業特色的參觀線路；在宣傳資料等方面，Z企業可藉助新媒體和傳統媒體平臺，從企業歷史、企業產業佈局、企業文化等角度入手，圖文並茂的展示企業最有特色的亮點和優勢；在餐飲方面，Z企業應更多地利用企業食堂，挖掘地方菜餚，以適度原則為宜；在住宿方面，Z企業可選擇交通便利、整潔舒適的住地，為來賓營造看的用心、吃的放心、住的溫馨的良好氛圍。
四、結論
對接待工作的認識，遠不止簡單的迎來送往與食宿安排，從理念上、行為上、視覺上系統全面地提出適合Z企業接待工作改進辦法，從實際出發，不斷研究和探索做好對外接待工作的新方法、新途徑，豐富內涵，開拓思路，才能有望推進企業對外接待工作不斷創新。
參考文獻
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