高校教學管理協作現代化的實踐與思考論文
【摘 要】教學管理是高等院校管理體系中的一個重要環節，也是高校教學管理部門的核心職能，它具有獨特的複雜性、繁瑣性和重複性。隨著近幾年網際網路技術在教育行業的應用，目前國內許多院校都具備了一個很好的網路環境，但多數人員還是在利用免費郵箱或IM完成文件資料的傳遞或資料的彙總，這樣由於版本不一、操作繁瑣等原因，文稿最終還是透過列印再送達來進行資訊的傳遞，對現有網路和資訊資源的共享利用不夠，仍然難以擺脫對列印和紙張的依賴，形成裝置的獨佔和資源的浪費。本文透過對國內一些高校的走訪和對現實問題的深入研究，提出了關於高校教學管理協作現代化實踐的建議。
【關鍵詞】高校 教學管理協作 現代化
一、教學管理協作現階段存在的弊端
現在教學管理的`協作主要依靠電話口頭傳達以及多人公用Email等方法來解決，這些方法都具有很大的弊端。
1.電話傳達由於沒有記錄，導致教師經常忘記或記錯通知，且無法準確得知哪些教師已經看到通知，尤其在進行監考安排等工作時加重了教學管理人員的工作負擔。
2.多人公用Email對有些不需要公開的內部教學管理檔案無法進行限制，所有人都可以看到，同時由於使用人數太多經常使得郵箱內郵件混亂，無法清晰看到最新的通知與安排，也沒有解決記錄有誰已經看到通知的問題。
3.透過紙質檔案傳達由於許多路程較遠的教師來說，經常需要往返學校，路途所需時間太長，時間成本過高。
上述幾種協作方式的主要弱勢見下表：
以上這些教學管理中的問題極大制約了高校教學管理工作的有效開展，是實際工作中亟待解決的問題。目前，我國各高校都在努力探索現代化的教學管理協作方式，強調突出以人為本這一管理主題，但多數高校的實施仍未能取得全面性、突破性的進展。在此形勢下，教學管理人員應深層次研究、探索、創新現代化的教學管理協作方法，以適應高等教育改革這種新形勢的需要。
二、設計開發協作系統
透過對現有教學管理協作的瞭解與分析，結合實際工作需求，本人設計並開發了此協作系統，協作系統具有以下四個特徵：
（1）教學協作手段網路化；
（2）教學協作環境數字化；
（3）教學協作管理電腦化；
（4）教學協作資料電子化。
本系統從教學管理協作工作的業務需求進行分析，確定了系統的功能結構要求，系統主要分為五大功能模組。
模組一：“簡訊息”，教師與教學管理人員工作透過簡訊息進行即時溝通。
模組二：“公告通知管理”，教學管理人員可以釋出公共通知，並將通知釋出給每個教師或其它管理人員，在釋出通知時可以新增附件，管理人員可以清楚的知道每個接收人員是否檢視過此通知，若接收人員長時間沒有檢視，管理人員可以透過其它手段進行通知。
模組三：“內部郵件”，教學管理人員可以分發教學質量管理檔案、常用表格等，教師上交教學檢查材料、教學資訊反饋報表也可透過“內部郵件”功能完成。
模組四：“檔案管理”，此模組透過“檔案櫃”選單將傳統紙質檔案轉化為電子資訊，完成“固化”檔案資料到“活化”資訊資料的轉變，利用計算機技術和網路技術儲存、檢索教師教學質量檔案資訊。
模組五：“討論區”，每位教師都可以透過討論區發表自己對於教學及教學管理方面的建議，教學管理人員可以參與其中，可以參考有價值的資訊對日常工作進行良性改進，使其更加人性化、規範化。
本系統的主要優勢在於：
1．真正的隨時隨地使用。Web Service方式的系統最突出的優點就是支援異地使用，只要能上網的計算機，就能夠像在單位內部的工作站一樣，方便地處理辦公事務，同時“防火牆”技術又能很好地保證資訊和資料的安全。
2．成本低廉。除了搭建網路環境等與其他辦公系統相同的開銷外，不需要再購買任何軟體執行的應用平臺，也就不需要支出那些由於執行應用軟體平臺而帶來的額外的系統資源開銷。與其他辦公系統相比，這種方式成本最為低廉。
3．操作簡單快捷。與其他系統各自不同風格的戶介面相比，Web Service方式的系統採用統一的、為人們熟知的瀏覽器介面，因此無須特殊的操作即可啟動應用系統。習慣使用瀏覽器的使用者，甚至不經培訓即可無障礙操作。
4．維護方便。由於Web Service方式的系統所有功能性的應用程式都在Web伺服器上，使用者端沒有任何與操作功能相關的程式，因此使用者內容發生變化需要修改或軟體故障需要維護時，只需修改和維護Web伺服器上的軟體即可，與其他在單位各個部門，甚至遠在國外的使用者端計算機沒有任何關係，甚至這種系統軟體的維護工作可以不到現場，透過Internet就能實現真正的遠端維護，系統的維護成本可大大降低。
此協作系統可以讓教師在系統中進行文件資料的傳遞和查閱，教學管理人員可將監考安排、日程表等資訊輸入資料庫進行電子檔案管理，有關人員可應用網際網路進行教學資訊的交流，實現無紙辦公，減少紙張的使用、異地的信函傳遞和長途電話費用，提高教學管理的協作效率，從而使辦學質量以及經濟效益都得到提高。系統還可進行二次開發，透過融入其它資訊化系統的入口及SSO系統的接入，從而達到無縫切換各類系統的目的。
透過本系統，在教學管理方面建立了資訊化的教學管理協作體系，提高教學管理工作效率，使教學管理人員專注於教學管理本身，而不是管理手段；實現了教學管理協作的整體資訊化、電子化，針對目前多部門多系統的問題，提出了掛接的解決方法，可以有效強化教學管理中流程的整體性。透過將本系統從教學管理協作延伸到教學管理全過程，會對教學管理協作現代化作出有益的嘗試，利用現代資訊化技術將教學管理提升到一個新的層面。