論對知識管理模式融入高校教務管理的策略探討論文
論文關鍵詞：知識管理；教務管理；教務知識；高校
論文摘要：高校教務管理是高等教育的重要支援和保障，透過知識管理融入高校教務管理，可以挖掘和利用系統內部的知識，提升高校教育教學水平。針對當前高校教務管理工作中存在的問題，提出了知識管理模式融入高校教務管理的相應策略。
教務管理是高校教學工作的樞紐，它服務於教學，是全面組織和協調教學執行的中心。近年來，由於高校辦學規模的不斷擴大，辦學層次的逐步提高，高校對教務管理水平提出了更高的要求。高校教務工作者如何透過有效的知識分享機制，協助其將本身所擁有的知識與他人交流、分享，並使得同系統內的成員能夠持續的消化吸收、快速成長，是知識經濟時代高校教務管理面臨的重大挑戰。
1知識管理模式
知識不同於一般商品，它不會因為被分享而失去價值，反而能借助於分享增加自身的價值。隨著持續的創新和能夠提供創新的知識日漸成為組織獲得競爭優勢的關鍵性的資源，人們愈來愈認識到知識管理的重要性。ArthurAndersen諮詢公司的知識管理公式：KM=(P+K)S清楚的表達了這一涵義(其中，KM表示知識管理，P是指擁有知識的組織成員，K則表示知識，P和K之間的“+”號表示資訊科技的運用，指數s表示分享的次數)。
比爾·蓋茨曾指出：“知識管理的核心，就是管理資訊流，目的是要提高組織的整體績效”。可見，知識管理所代表的內涵是：收集在組織中的各種資料，透過資訊科技將資料整理、分析成有用的資訊及經驗，讓需要的人可以在正確的時間獲得正確的資訊，為決策提供依據。在前人諸多研究的基礎上，歸納出實踐知識管理的具體模式——三階段八步驟。
首先，需要定義出何種知識對組織有用，依據組織的政策與目標，恰當定義組織需要的各種可用知識，這是組織管理者要推動知識管理流程的第一步。
第一階段，組織知識的獲取，分成兩步驟。就實踐而言，組織先要獲取組織內部的知識——員工的個人經驗或部門之間的會議記錄、檔案檔案等——都是組織取得知識的重要資源，再借助於專家系統、購買或聯盟等方式獲取其他組織的知識。
第二階段，組織知識的整合，包括知識的組織、整理與儲存三個步驟。只有在組織對有用的知識進行組織、整理、儲存，才能將這些條理分明的知識進行擴散、轉移，並有效地應用以達成組織目標。比爾·蓋茨曾明確地指出：“你收集、管理和使用資訊的方式，決定了輸贏。”可見，在組織管理系統中，必須將知識轉換成為一種易懂、可利用的文字、圖形等。
第三階段，包括組織知識的轉移與分享兩個步驟。組織成員創造、分享並使用知識，才能實踐知識的價值。知識的轉移包括了擴散與吸收兩個部分，其重點在於找出有效策略，鼓勵員工彼此交流與傾聽。大部分情況下，只有在知識能夠滿足期望，產生知識增值的效果時，知識分享才會發生。Nonaka和Takeuchi提出了知識轉移SECI模式：社會化(So—eialization)、外化(Externalization)、結合(Combination)和內化(Internahzation)。
2當前高校教務管理存在的問題
隨著大眾化教育階段的到來和資訊科技的持續更新，高校教務管理面臨著嚴峻的考驗和新的挑戰。就目前高校的情況看，教務管理工作普遍存在以下問題：
(1)教務管理工作比較分散，形成了界限明顯的部門化、層級化工作平臺，大量有用知識被分置於各個部門，處於無控制的分散狀態。現行的教務管理流程的設計大多依據職能分工與層級節制的原則，將組織的任務和職能進行空間分解。任何一個部門及其工作崗位上的人員都無法充分了解和掌握教務流程的全部知識。
(2)教務管理過分關注專業分工和節制，導致教務管理部門橫向協調比較困難。當教務管理部門分工不斷增加，工作流程日益複雜，組織規模越來越膨脹，需要處理的資訊日益增多時，教務管理部門內部協調的任務也日益繁重，維繫教務工作執行所耗費的成本也日益提高。而且在資訊傳遞的過程中可能存在著資訊趨利選擇和資訊失真現象。
(3)部分高校領導對教務管理工作的重視程度不夠，對教務管理的投入不足。由於投入不足導致部分教務管理人員缺乏工作的積極性，在具體操作上，更多地強調規範性操作，只滿足領導佈置什麼就做什麼，檢查什麼就做什麼，缺乏處理複雜問題的主動性和創造性。另外，以手工或半手工的形式組織和統計大量的教學資訊和教學事務，也嚴重影響了教務管理效率和教學水平的提高。
(4)高校教務管理人員的素質參差不齊，缺乏積極性和創新性，嚴重影響了高校教育教學水平。由於教務管理工作涉及到教學管理的各項環節，日常事務繁瑣但很重要，且易出現教學事故，需要大量高水平、高素質的管理人員。但是，部分高校管理部門對教務部門重視不足，缺少針對性的培訓，致使教務管理人員學歷不高，管理水平偏低。同時，缺少合理的待遇和激勵措施，影響了教務管理隊伍的穩定，造成教務人員的流失比較嚴重。 (5)高校教務管理資訊平臺的應用程度不高。根據部分高校在教務管理系統的實踐中發現，大部分高校在教務管理資訊化過程中存在著功能模組不完善、執行力度不大、規章管理制度不配套等問題。為保證教學工作的正常運轉，切實提高教務工作效率，提升教務管理質量，教務管理工作需要不斷開拓思路，積極創新。將知識管理模式融入高校教務管理的實踐中，可以促進系統內成員將其擁有的知識，經過整合、傳遞、分享，以使得高校教務管理更好地適應知識經濟時代的發展要求。
3知識管理模式融入高校教務管理的對應策略
知識管理強調“知識增值鏈”，人力資源可以說是這增值鏈中的一大關鍵資源。高校教務組織中的各個成員及其擁有的知識，是高校中寶貴的財富。高校必須正視教務管理工作在高校教育教學中所扮演的角色，透過有效的知識管理，發展出一套可用於提升高校教育教學水平的對應策略與系統模式，使之發揮知識的力量。
(1)規劃知識管理基礎架構。首先，將高校教務管理組織中的角色與知識管理的分工加以對應，目的是建立知識搜尋、篩選與歸納整理等制度，以協助教務管理人員獲取資訊和經驗，強化組織內部知識分享。比如，可由教務主任擔任負責協調校內所有教務知識的CKO(chiefknowledgeofficer)。領導所有知識領導者。由各科室主管擔任知識分析家，負責收集、組織與傳播知識，併成為提供工作所需知識的領導者。由教學秘書擔任知識管理者，負責協調部門內成員的工作，使知識能共同分享。這樣就可以在原有職能分工的`基礎上，實現部門間知識的轉移與分享。其次，界定教務管理組織中的有用知識。有用的教務知識應該有助於提升高校教育教學水平。教務知識應該包括以下幾種：學校各項規章制度與管理檔案、學校教育目標與價值的知識、教學管理專業知識、教務管理資訊系統應用知識、學科教學知識、與教學相關的社會知識、有關學生及學生特性的知識、組織成員工作學習的經驗與感受、教務組織特色文化等方面。
(2)教務知識獲取策略。首先，整理教務組織內外的有形知識，如會議記錄、公文、檔案資料等。其次，透過彼此交談或記錄個人工作經驗等方式，可以發現經過長時間積累與內化的無形知識。教務管理部門可以透過作擴大化、豐富化和輪換制度，以營造新的學習環境，讓成員嘗試新的工作經驗，以擴充新的知識領域。也可以透過網路BBS、研討會、小組討論等方式搭建交流平臺，定期組織教務人員開展學習，使每一個教務管理人員都可以在平臺上將自身的學習、工作感受、經驗等用文字、圖表等方式表達出來。
(3)教務知識的整合策略。目前，網際網路絡及資訊科技在知識管理的知識儲存上提供了較大的貢獻，各個高校建設了自有的網站，網路技術在行政與教學的運用也是日益普遍。
透過校內Intranet建立資料庫或教學管理平臺，就可以利用各項多媒體技術，將知識分類、轉化，使之易於存取、傳輸。
(4)教務知識的轉移與分享策略。隱性的教務知識存在於教務人員身上或教務組織內部，與個別情境經驗有關，是主觀獨特且難以具體化。依據知識轉移SECI模式，教務組織可以著重培養教務人員的四種能力(形成專業知識共識的能力、鼓勵專業知識創新的能力、發展專業知識學習的能力和發揮專業知識整合的能力)，來促進教務知識的創造與轉換。從實踐上說，可以透過搭建教務人員交流平臺，將個體教務知識公開分享，以形成團體共識，從而將個體的隱性知識外化而成顯性知識，供教務管理組織其他個體享用。還可以將教務組織內眾多的顯性教務知識加以組合，形成有系統的教務管理知識體系，最終達到個體在習得他人顯性知識的同時將其轉化為自身隱性知識，達到提高其工作能力與專業素養的目的。
從個人層面，提升教務人員運用資訊和傳遞技術的能力。教務人員可以嘗試著透過閱讀與收集簡報、雜誌文章等方式來創造知識，再透過資料庫的建立來積累知識，並經由個人的無私傳遞，進行知識分享。從組織層面，可以成立知識管理專職單位，建構增進隱性知識和顯性知識間互動的程式和機制，促進教務專業知識的螺旋型成長。
4結束語
高校教務領域知識管理的途徑、設計與規劃，最後必然是要藉助科技將有形的知識資源，加以整理、儲存、管理，作用於無形的人力資源上，進而提高高校教學水平。面對知識管理在各個組織發展中的應用以及所起的作用，教務管理者應積極思考和探索在高校教務管理中知識管理的應用模式與實踐策略。