外貿業務流程操作分析
作為外貿業務員，熟練掌握外貿的業務流程對於訂單的順利履行以及後續訂單的獲得是十分重要的。本文分析外貿業務流程操作，歡迎閱讀了解。
摘要：本文透過實際案例來分析了外貿業務的操作流程，同時也指出了各個環節中需要注意的一些問題，希望能對國貿專業學生或者外貿從業人員有所幫助。
關鍵詞：外貿業務流程；案例分析；訂單
外貿業務員是從事對外貿易業務的銷售人員，主要負責進口、出口合同簽訂和履行的工作。準確把握外貿流程對於一個單子的順利履行具有十分重要的作用。
一、做好網路推廣、尋找客戶
目前環境下，網際網路成為了進出口雙方相互接觸的一個重要的平臺。因此，如何進行網路推廣也是很重要的一個命題。做業務不是守株待兔，我們需要來宣傳自己的網站，吸引流量，從而得到詢盤。很多公司有自己的獨立網站，也有自己的付費平臺，如阿里巴巴國際站與中國站，業務員需要進行每天的更新，來讓客戶搜尋到自己的產品，所以網站的宣傳也是很重要的。
當然，僅僅靠自己的網站來得到流量，獲得詢盤是不夠的。我們應該多去找一些B2B平臺，越多越好，不管是否與本行業相關，當註冊到一定的量，當從google，yahoo等搜尋引擎上可以搜到我的產品時，就說明我的工作不是徒勞而是有用的。並且每註冊一個網站我們就應該對這個網站進行管理。有的時候沒有收到客戶的詢盤的時候，業務員要主動從網上主動搜尋目標客戶，然後主動與對方聯絡。
二、收到客戶詢價
以下是客戶Maple Trade發來的詢盤：
三、報價
給客人報價時要考慮周全，太低公司不賺錢，太高客人不接受。原則上，要報客戶能接受的最高的價格。同時要分析詢盤質量、調查背景、區別對待，要有所針對性，同時要對詢盤的處理做到恰倒好處。
在此案例中，首先要對客戶所在國家的市場做一個調查，瞭解我們產品的需求以及供應量，以更為準確的報價。綜合之前同一國家客戶的大概報價以及目前的市場情況，做出相關報價。
四、寄樣
根據產品型別、公司情況、客戶情況的不同，樣品寄送是否收費都有不同，在該案例中，由於產品相對來講成本比較高，所以不是免費寄樣的，是向客戶收取產品費用和運費的。所以在收到客戶的樣品費時，我們才會把樣品寄出，但在寄出的時候要特別注意以下幾點：
1.要做寄樣準備。確認好要寄的樣品，以及確認客戶需要的樣品型號及規格，包裝、說明書、每單數量要求、形式發票的格式等細節不容忽視。
2.取樣也必須有原則。樣品要有代表性，是從批次生產中抽樣而得。並且要保證待寄樣品的質量是嚴格符合客戶的要求的。其次也要留樣品以及生產批次等相關資料以備日後核查。
3.要跟客戶確認好寄樣地址。
五、製作發票
發票是整套外貿單據中的核心單據，在製作發票時，我要特別注意以下幾點：
1.正確的輸入收貨人的名址，精確到標點、空格和字母。但這裡的精確要以信用證為主。有時候由於開證人的疏忽，搞錯了一個字母或一個空格，出於單證一致的原則，也要跟著信用證錯。在審理信用證時，如果發現這種特殊的地方最好用熒光筆畫出來，以示突出。
2.其次要注意嘜頭。嘜頭一般在附加條款裡規定，也最好用熒光筆重點畫出來。就如在日常業務中，客戶基本上是沒有規定嘜頭的，但有時也突然會規定個嘜頭，如果按照以往的經驗來了個N/M，就會犯一個很嚴重的錯誤。
3.大小寫金額一致。因為訂單較多，因此基本上每次做單時可以套用以前的格式。有時只要稍微改動一下數量就可以了。這樣就出了一個經常犯的'錯誤：大小寫金額不一致。因為把小寫的金額改過來之後，很容易忽略大寫金額相應改動。
4.蓋章、手籤。這是一個需要注意的問題。有的買家要求賣家出發票時不僅要蓋章還要手籤。
5.避免製作發票時出錯，最好的辦法莫過於細心再細心。只有這樣才可以最大可能地避免因制單失誤而產生的損失和費用。
六、向工廠下單、跟進生產
客戶對樣品滿意，便下了訂單。此時，業務員則要給工廠下訂單，安排生產計劃，要求工廠負責人籤回，存檔留底。
業務員要跟進工廠訂單的生產進度，多到車間走走，向各工序的管理人員瞭解各款大貨在生產過種中所碰到的問題，如有必要，需向客戶反映問題及建議或徵求意見。並且要注意，以下幾點：
1.貨期及質量：跟進貨期的同時要讓QC控制好質量。
2.出貨箱單資料：需預先提供出裝箱單資料給船務部用於做報關資料。
3.包裝出貨：一般情況下，不同客戶有不同的嘜頭、嘜頭位置、包裝資料等，因此也需要注意確保包裝的準確性。
七、訂艙與發貨
在交貨期前十多天，詢問工廠是否可以按時交貨，如可以，準備向貨代訂艙同時安排驗貨人員驗貨。驗貨合格後，向貨代訂艙。如是客戶指定貨代，則直接填好訂艙單給指定貨代公司人員，訂艙單上要填好發貨人，收貨人，通知人，發貨港，目的港，櫃型，箱數，產品名稱，毛重，體積等，讓其代為訂艙。兩三天後，貨代訂好艙後會傳真進倉單給你，注意進倉單上面的截櫃時間，截補料時間，傳真給工廠，讓工廠按上面註明的時間內將貨物送進倉庫。如果是自己安排拖車拖櫃，則需填好拖櫃委託書，上面註明櫃型，拖櫃時間，裝貨地址，工廠聯絡人，聯絡電話等，與進倉單一起傳真給拖車公司讓其安排拖櫃。
八、協助商檢與報關
訂好艙後在檔案補料時間至少三天以前，填寫報關資料寄給報關行或讓貨代幫忙報關。報關資料包括：外銷合同，裝箱單，發票，報關單，核銷單（注意核銷單在寄給報關行或貨代前，必須先向商檢局備案），報檢委託書，換證憑條，C/O或Form A等。
九、售後跟進
客戶收到貨後，要經常與客戶保持聯絡，注意售後工作。比如可以詢問客戶產品是否符合對方的要求，是否暢銷、使用是否有其他問題等等。好的售後也是後續訂單的一個良好的保障。
參考文獻：
[1]吳薇.外貿跟單實務[M].大連：大連理工大學出版社，2014.
[2]章安平.外貿單證操作[M].北京：機械工業出版社，2012.