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對重要事情的時間管理法勵志文章

對重要事情的時間管理法勵志文章

我曾經是一個從早上9點一直忙碌工作到下午5點的人,我也未能意識到從早上9點一直工作到下午5點並不是我的目標。我曾經就是那個“為了工作而工作”的典型例子。

——蒂莫西?費里斯《每週工作4小時》

那是我懷著第二個孩子上班的時候的事情了。那陣子,我幾乎每天都在嘴上掛著“歲月不饒人”這句話,來感嘆不如當年懷第一個孩子時輕鬆。當時比起懷老大的時候,要長得胖一些,每天早晨起來,就覺得身子沉得像有千斤萬斤一般。但是,那時候我在進行一個重要的專案,每天不得不加班到晚上。

每天早晨,我都是艱難地睜開雙眼,然後勉強洗漱、化妝,再穿上那件我已經厭倦不已的孕婦服,出門去上班。然後,一個星期都泡在會議室。每天等我開完會回到座位上,就差不多是下班時間了。但是卻看見堆得滿滿的郵箱在等著我。真不知道為什麼有那麼多需要審批的事項,為什麼有開不完的會議……

因為當時專案的難關比想象中多得多,所以,所在的部門漸漸增加了人手。但是因為人多起來,他們各自都按照自己的想法來進行,於是各種協助申請也隨之而來。所以,那期間為了解開各種利益交結的線團,計算利益得失,也是費盡了苦心的。

事情都是有期限的

在攻讀碩士過程的兩年中,所做的事情一般就是:提出假說,然後用實驗去驗證,得出所期望的結果。這便是學習的全部。雖然兩年裡,我也不斷實驗,為了得出某些結果,但是時間期限的觀念不是那麼嚴格。

但是,在公司裡,所有的事情都是有期限的。一件事情結束了,另一件事情就開始了。當這一件事又結束後,新的事情又開始了。而且,如果錯過其中的一個部分的日程,那整個事情的日程就會跟著亂了。所以,在緊急的情況下,也顧不得去苛求最完美的處理方法。覺得更好的做法,是哪怕方法有所不足,也要在規定的時間內得出結論。

剛進公司的時候,要趕著把手上那些還不算熟悉的業務都在期限內按時完成,是非常不容易的。為了把一個個推過來的業務全部完成,不得不天天地連續熬夜加班。看其他人也有那麼多事情,卻是有條不紊,順順利利地就完成了,我就想:“我怎麼就不行呢?”“到底是什麼原因呢?”

覺得工作沒有盡頭的時候

當看著我因為事情太多,被搞得焦頭爛額的時候,寶潔亞洲總部一位即將退休的美國上司曾經這樣忠告我:“當事情一件件接踵而至的時候,如果你不能判斷是手上正在做的事情更重要,還是那些等著你的事情更重要時,你不妨用一下這個方法:深吸一口氣,退後一步來看你要做的事。你自己觀察後可以思考:到底是什麼原因搞得自己像是世上第一大忙人一樣?在自己的部門裡到底什麼才是最重要的事情?事情的輕重程度是不是真的值得我付出的時間?珠燕,只要把你要做的事情暫時放下,然後退一步來觀察,你就能得到答案。真正進行輕重排序的事情,最重要的是用最少的時間去解決。”

停下手裡的事情,把你所有要做的事情先拿出來整理一下。結果發現:哎呀,原來那些自己不曾發現的漏洞,竟一個個清晰地展現出來,同時你為自己這種疏忽開始有些慚愧起來。

要做的事 花費時間

最重要的事 4小時

第二重要的事 5小時

第三重要的事 6小時

聽了他的話以後,我就改變了方法,使自己能一眼看清自己的業務處理時間和效率。首先確認在部門內,什麼事是自己負責的,然後根據事情的重要程度安排事情。同時,也思考對待每一個專案,我應該花費多少時間合適。

這就和學生時代制定考試計劃表的事是一樣的。就像那時候針對各個科目分別分配複習時間一樣,對自己的工作,根據重要程度,來合理地分配自己有限的時間。然後再根據時間分配的結果,針對每個部分做詳細的日程,比如什麼時候提交詳細的策劃案,什麼時候做會議準備等等。

選擇最重要的三項

開始肯定是困難的。因為不知道到底哪些事情是重要的,也不知道自己在事情上投入的時間是不是恰當的。這時候,你就從你一天中要做的事情中,挑選出最重要的三項。這最重要的三項,就是指你只要完成了它們,就可以使你如釋重負,安心地下班回家的事。當然,也不僅限於選擇一天內必須完成的事,也可以選擇一週內必須完成的重要事情,在一週內完成它們。同時,也要多和上司溝通,問問這樣的順序處理事情會不會有問題。

你怕上司會不高興嗎?絕對不會。說不定還很喜歡那樣呢!上司是下屬的管理者,當下屬眨巴著眼睛,充滿期待地請教詢問的時候,上司豈有不給予說明的.道理?不僅如此,你徵求上司的意見,會使上司覺得“啊,原來我的意見很重要!”“看來他很相信我的能力,並且希望追隨我的決定”,然後自然是心情大好。同時,從上司的立場來說,也可以知道現在下屬正在苦惱的是什麼,以及他正在做什麼。

既然根據輕重程度選擇出了一天內必須完成的三件事,那麼就得下定決心,必須在一天之內去完成。就算是忽略一下其他的事情,只要集中地看已經完成的三件事情,也會覺得所有的事情比想象中要完成得早。在完成了那三件事後,再去做剩下的事就遊刃有餘了。不管怎麼說,每個人每天都只有24個小時。不過,要想這24小時用得更有價值和意義,也並非難事。只要在那些不必要的事情上減少時間,把時間拿去做重要的事情就可以了。大家需要牢牢記住的是:重要的不是做事,而是做重要的事。

為了未來而制定的計劃表

加入公司,在手上的業務都變得熟悉之後,請試著為自己制定長期、中期、短期的計劃目標吧!

雖然每個公司及每項業務都有差異,但是工作一到兩年後,你就會看出自己所做的業務的模式和套路。舉個例子,比如財務部,那重點主要就是稅金結算和年度結算的時期,如果是市場部,那重點就是根據新產品上市的時期來調整營銷戰略等。以這些業務為中心,來制定自己的大概的計劃表!

長期計劃:1~5年

中期計劃:3個月~1年

短期計劃:1周~1個月

中期和長期計劃,基本都是和自己的業務以及升職,甚至是自己的夢想息息相關的。所以,大致要對自己在什麼時候需要學習什麼,在哪些方面需要做更多的努力有所認識。這樣的計劃表,會使你離自己的夢想更近一步!對於那些不明白為什麼自己每天都在努力工作生活,卻漸漸落於人後的人來說,他們缺乏的東西,很大可能就是——一個具體的計劃表。