淺議如何在ERP系統中實現專案管理的論文
摘 要：本文結合ERP（企業資源計劃）系統自身的特點，分析了ERP系統與專案管理之間的聯絡，並對如何在ERP系統中實現專案管理進行了詳細地闡述，分別從專案管理與成本控制兩個方面提出看法並進行論證，最後進行總結。
關鍵詞：ERP系統 專案管理
良好的專案管理幾乎包含了所有的管理學知識，不僅僅是表面上的財務工作或者人員安排，它涉及成本、人力資源、風險管理、質量控制、採購等各個方面。因此，僅僅透過人力來實施專案管理難免會在細節的地方有所差錯。為了將專案管理工作更加完善，引入企業管理中常用的ERP系統將會對專案管理的規範化有非常大的幫助。ERP（Enterprise Resources Planning）系統全稱為企業資源計劃，在誕生之初是為了滿足企業中物流、資金和資訊三者之間的配合而開發的集成了不同功能軟體的一系列軟體集合，簡單來說就是軟體集合系統。它能夠將企業日常經營中各個部門的各項工作都進行及時的資料收集管理，讓各個部門都能夠及時透過這一系統瞭解所需的資訊，也為管理階層更好地實施管理提供了強大的輔助能力。與企業管理有著異曲同工之妙的專案管理也具有企業管理中一些重要的要素，將ERP系統運用到專案管理中來無疑對專案管理的規範化有著莫大的幫助，也能夠在極大程度上減輕專案管理人員工作的強度。
1 專案管理與ERP之間的聯絡
如果僅僅透過概念來看，專案管理過程應該屬於ERP系統中的專案管理子模組。但是實際工程中的專案管理過程不僅僅是財務問題，更涉及到人力資源、物資統籌安排等問題，並不能夠簡單的將實際工程中的專案管理與ERP系統中的專案管理子模組（PS模組）視為等同。實際工程的專案管理過程，可以看作ERP系統的縮減版，因為它所具備的特點完全包含在了ERP系統之中，但是又沒有完全等同。例如，專案管理中的財務問題可以類比ERP系統中的財務模組進行解決，專案管理中的人力資源問題可以藉助ERP系統中的人力資源管理模組進行最佳化，但是二者之間並不能等同，原因在於專案管理中人力資源通常會涉及到大量的`勞務派遣情況，這在企業ERP管理系統中是並不存在的，但是專案管理中所使用的ERP系統可以藉助自身特點進行二次開發，將原有的人力資源系統進行更換或者升級，以便ERP系統能夠更好地適應實際工程需要。所以，在專案管理過程中結合自身特點開發ERP系統是非常重要的一點，它決定了ERP系統最終是否能夠真正地為專案管理提供幫助。
2 專案管理在ERP中實現的途徑
2.1 專案成本管理方面
2.1.1 材料成本管理
專案管理過程中會涉及許許多多的材料費用入賬問題，材料費用在入賬之後由於各種原因沒有及時上報，造成統計決策部門決策失誤的現象也是時有發生。透過ERP系統下的WBS結構，能夠將各類費用自動進行收集上傳，大大提高了財務資料的時效性。資料透過WBS結構上傳之後經由系統自動與採購入庫等資料發生互動，實現了自動化原材料資料管理，對降低統計人員勞動強度具有重要推動作用。專案管理部門可以根據ERP系統所反饋的原材料資料及時進行正確的材料採購活動，對材料成本的掌控能力得到進一步地提升，也大大減少了由於資料反饋不及時所造成的採購失誤的問題。當然，材料成本管理在ERP系統中最終能夠得到更好的效果與入賬人員的關係非常密切，畢竟系統不能識別錄入資料的真實有效性，入賬人員所錄入的資料是否真實會直接決定後續所有工作的成果，因此ERP系統的成功應用還需要加大資料錄入人員的職業素質培養。
2.1.2 費用響應控制
目前多數專案執行過程中，成本的管理幾乎完全依靠財務部門來進行，但是由於財務部門並沒有經常到專案實際運營現場去，專案的實際運營情況也不甚瞭解，這就造成了許多時候財務人員進行成本劃分時與實際情況存在較大的偏差，這種偏差積累到一定量之後就會對企業造成巨大的損失。而當在專案管理過程中採用ERP系統之後，專案的各個分項工程所佔用的成本資源便能夠得到統一的收集處理，財務部門工作人員在進行成本劃分時所依據的資料也更具有真實性，更加能夠反映專案實際運營情況。同時，對於某些分項工程在實際進行過程中發生的費用使用速率突然變動等情況，財務管理部門能夠從ERP系統反饋回來的資料更加及時地分辨情況，對需要資金資助的分項工程進行及時的支援，極大減少了費用流程響應所需時間。因此，ERP系統對專案管理中費用的相應速率提高具有重要的促進作用，緊密結合系統與專案實際情況能夠更加讓專案進行更加順利。
2.1.3 設施成本管理
專案管理除了材料管理之外，機械設施的成本管理也相當重要。在傳統設施成本管理過程中，設施的購買基本依靠採購部門單獨進行。由於採購部門對專案的整體情況難以有較為全面的把控，經常會出現機械設施採購之後閒置的現象。在專案管理過程中引入ERP系統之後，機械設施採購所增加的成本能夠透過系統下的子模組及時對上級領導決策人員進行反饋，而採購部門在進行後續採購時，也能夠透過ERP系統瞭解專案對機械裝置的真實需求情況，這樣極大降低了由於個人主觀意見導致的機械裝置採購失誤現象的發生。並且，由於內部各個部門都能夠透過ERP系統查詢到自己所需的資料，對於機械設施的成本控制能夠形成多方監督效應，讓有監督能力的部門能夠及時正確地發揮出自身的監督效應，輔助成本控制效果的提升。
2.2 專案管理方面
2.2.1 進度控制管理
專案從開始到最後完成包含了各式各樣的檔案，在完成專案的每一個步驟之後就應該有相應的書面檔案給予支援。傳統的專案管理過程中各種檔案的歸檔基本靠人工完成，僅僅由相關工作人員將檔案進行整理歸檔會使得專案在某個環節是否缺失某種檔案只有歸檔人員自己清楚，如果歸檔人員在後續工作過程中發生遺忘，則檔案的缺失可能需要到最後專案結束進行檔案清理時才能發現。在ERP系統中能夠對專案進行過程中的各種檔案進行整理收集，所得資料能夠更為直觀的被領導決策人員查閱。並且，在對檔案進行整理收集之後，還可以在後續工作過程中對檔案整理的時間點進行研究，方便領導人員及時調整專案進度，對進展較慢的專案給予更多的支援，從而達到進度控制的目的。同時，運用ERP系統進行專案檔案的整理能夠使得各種所需檔案一目瞭然，降低了相關工作人員的專業要求，對企業未來發展過程中人力資源的調整有著長遠的意義。
2.2.2 人力資源管理
專案管理過程中人力資源的管理與企業生產經營過程中人力資源的管理有相同的地方，但也有自己的特點。相同的地方在於，專案管理過程中工作人員的資訊都能進入ERP系統，方便對專案參與人員的方向把控，也方便將每一項工程的責任物件進行劃定。不同的地方在於，專案管理過程中所涉及到的大量勞務派遣形式的工作人員使用ERP系統尚不能進行很好的資訊把控，但是參照常務工作人員的管理辦法，可以將勞務派遣的工作人員負責人進行資訊的把控，讓負責人再對下屬流動性較大的勞務人員進行管理，這樣也能透過系統對勞務派遣形式的工作人員進行資訊把控。另外，採用ERP系統對人力資源進行控制，能夠極大方便領導人員在專案進行過程中對各個工作人員進行績效考核，對於工作完成度較好的工作人員給予及時的獎勵，以便下次分配更適應其工作能力的工作。
3 結語
ERP系統自提出以來已經經過了幾十年的發展，結合到專案管理過程中出現的各種問題，將ERP系統引入專案管理過程中具有極大的研究意義。ERP系統能夠極大地簡化專案管理過程中繁雜的工作量，並讓領導人員對專案進行的實際情況有更加精準的把握程度。但是，在將ERP系統引入到專案管理過程中來時，還應該考慮到專案管理自身的特殊屬性，切忌完全照搬企業ERP系統，只有結合自身特點進行開發最佳化的ERP系統才能夠真正適應專案管理的過程，真正為專案管理提供源源不斷的支援。
參考文獻
[1] 雷平賢.試析ERP在工程專案管理中的應用[J].財會學習， 2016（16）.
[2] 蘇曉雪.基於專案管理的ERP系統實施的研究[D].西北大學， 2015.
[3] 陳艾，秦玲，孟波.淺議如何在ERP系統中實現專案管理[J].中國市場，2010（49）.