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辦公室裡手機與電腦的禮儀

辦公室裡有關手機與電腦的禮儀

一、手機禮儀——越來越受到關注

無論是在社交場所還是工作場合放肆地使用手機,已經成為禮儀的最大威脅之一,手機禮儀越來越受到關注。在國外,如澳大利亞電訊的各營業廳就採取了向顧客提供“手機禮節”宣傳冊的方式,宣傳手機禮儀。

那麼在使用手機的時候應該注意些什麼,什麼時候才能撥打對方的手機?

1、在一切公共場合,手機在沒有使用時,都要放在合乎禮儀的常規位置。不要在並沒使用的時候放在手裡或是掛在上衣口袋外。放手機的常規位置有:一是隨身攜帶的公文包裡,這種位置最正規;二是上衣的內袋裡;有時候,可以將手機暫放腰帶上,也可以放在不起眼的地方,如手邊、背後、手袋裡,但不要放在桌子上,特別是不要對著對面正在聊天的客戶。

2、在會議中、和別人洽談的時候,最好的方式還是把關掉,起碼也要調到震動狀態。這樣既顯示出對別人的尊重,又不會打斷髮話者的思路。而那種在會場上鈴聲不斷,象是業務很忙,使大家的目光都轉向你,則顯示出你缺少修養。

3、注意手機使用禮儀的人,不會在公共場合或座機電話接聽中、開車中、飛機上、劇場裡、圖書館和醫院裡接打手機,就是在公交車上大聲地接打電話也是有失禮儀的。

4、給對方打手機時,尤其當知道對方是身居要職的忙人時,首先想到的是,這個時間他(她)方便接聽嗎?並且要有對方不方便接聽的準備。在給對方打手機時,注意從聽筒裡聽到的迴音來鑑別對方所處的環境。如果很靜,應想到對方在會議上,有時大的會場能感到一種空闊的回聲,當聽到噪音時對方就很可能在室外,開車時的隆隆聲也是可以聽出來的。有了初步的鑑別,對能否順利通話就有了準備。但不論在什麼情況下,是否通話還是由對方來定為好,所以“現在通話方便嗎?”通常是撥打手機的第一句問話。其實,在沒有事先約定和不熟悉對方的前提下,我們很難知道對方什麼時候方便接聽電話。所以,在有其他聯絡方式時,還是儘量不打對方手機好些。

5、公共場合特別是樓梯、電梯、路口、人行道等地方,不可以旁若無人地使用手機,應該把自己的聲音儘可能地壓低一下,而絕不能大聲說話。

6、在一些場合,比如在看電影時或在劇院打手機是極其不合適的,如果非得回話,或許採用靜音的方式傳送手機簡訊是比較適合的。

7、在餐桌上,關掉手機或是把手機調到震動狀態還是必要的。避免正吃到興頭上的時候,被一陣煩人的鈴聲打斷。

8、不要在別人能注視到你的`時候檢視簡訊。一邊和別人說話,一邊檢視手機簡訊,對別人不尊重。

9、在簡訊的內容選擇和編輯上,應該和通話文明一樣重視。因為透過你發的簡訊,意味著你贊同至少不否認簡訊的內容,也同時反映了你的品味和水準。所以不要編輯或轉發不健康的短,特別是一些帶有諷刺偉人、名人甚至是革命烈士的簡訊,更不應該轉發。

10、當與朋友面對面聊天時,不要正對著朋友播打手機,避免發射時高頻大電流對他產生輻射,讓對方心中不愉快。

二、電腦禮儀——別損傷你的辦公形象

電腦是我們工作的重要工具,使用電腦,也不只是開機、關機、上網那麼簡單,電腦禮儀也會體現一個人的素質和教養。

1、雖然是公司的電腦,但也要倍加愛護,平時要擦拭乾乾淨淨,不要把白色電腦用成黑色了還沒擦過;擦試顯示屏時,注意不要為了乾淨,用溼抹布一擦了之,損害螢幕;不用時正常關機,不要丟下就走;外接外掛時,要正常退出,避免導致資料丟失、電腦崩潰等故障。

2、還有的人公私不分,拿著個隨身碟,一會將個人電腦資料Ctrl到公司電腦上,一會又將公司電腦資料Ctrl到個人電腦上,這種現象被公司發現,肯定堅決制止。

3、在公司裡上網,要查詢與工作相關的內容和資料,而不是自己憑興趣檢視自己的東西,既違反公司章程,慢慢的還會導致業務落伍。

4、很多公司不允許員工在公司電腦上打遊戲、網上聊天,但仍有人利用領導不在時私自偷玩,或用公司的內部網路“笑傲江湖”,從網站上下載圖片,這些都是違反勞動紀律的。

5、電子郵件在給人們帶來方便的同時,也帶來了職場禮儀方面的新問題。我們都應當講究有關電子郵件的禮節,別讓電子郵件出笑話。電子郵件是職業信件的一種,而職業信件中是沒有不嚴肅的內容的。尤其在商業界,我們崇尚信譽、掌握時機及合作分工,信奉顧客至上,著重與顧客的溝通,以達成促銷、增產與營利的目的。但我們常忽視了有關電子郵件的禮節,一些邋遢懶散的習慣,不僅會引起員工的竊笑,更容易在顧客面前鬧笑話。在今天的許多公司裡,電子郵件充斥著笑話、垃圾郵件和私人便條,與工作相關的內容反而不多。

1)標題要提綱挈領,切忌使用含義不清、胡亂浪漫的標題,例如:“嘿!”或是“收著!”

新增郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處,在主題欄裡用短短的幾個字概括出整個郵件的內容,便於收件人權衡郵件的輕重緩急,分別處理。尤其是回覆的信件,要重新新增、更換郵件主題是要格外注意的環節,最好寫上來自**公司的郵件,年、月、日以便對方一目瞭然又便於保留。

2)電子郵件的文體格式應該類似於書面交談式的風格,開頭要有問候語,但問候語的選擇比較自由,像“你好”、“Hi”,或者僅僅是一個簡單的稱呼,結尾也可隨意一些,比如“以後再談”、“祝你愉快”等;也可什麼都不寫,直接註上自己的名字。但是,如果你寫的是一封較為正式的郵件,還是要用和正式的信箋一樣的文體。開頭要用“尊敬的”或者是“先生/女士,您好!”結尾要有祝福語,並使用“此致/敬禮!”這樣的格式。

3)內容簡明扼要,針對需要回復及轉寄的電子郵件,要小心寫在電子郵件裡的每一個字,每一句話。因為現在法律規定電子郵件也可以作為法律證據,是合法的,所以發電子郵件時要小心,如果對公司不利的,千萬不要寫上,如報價等。發郵件時一定要慎重,還要定期重新審查你發過的電子郵件,評估其對商業往來所產生的影響。

4)一定要清理回覆的內容。在美國加州有一位傳播學專家摩根女士曾舉例說:我最近收到一份電子郵件,其中包括了輾轉收送的十二個人之姓名,我實在沒有必要知道這些訊息。有一個妙方就是寄信時採匿名附件收信者(BC)取代附件收信者(CC)方式,或是在轉寄之前刪除一切無關緊要或重複的內容,例如:原件中摘要(memoto)部分之主題、地址及日期等。

注意回答問題的技巧。當回件答覆問題的時候,最好只把相關的問題抄到回件,然後附上答案。不要用自動應答鍵,那樣會把來件所有內容都包括到回件中﹔但也不要僅以「是的」二字回覆,那樣太生硬了,而且讓讀的人摸不著頭腦。

5)合宜地稱呼收件者,並且在信尾簽名。雖然電子郵件本身已標明瞭郵自哪方,寄與何人,但在郵件中註明收信者及寄件者大名乃是必須的禮節,包括在信件開頭尊稱收信者的姓名,在信尾也註明寄件者的姓名以及通訊地址、電話,以方便收信者未來與你的聯絡。越是在大型的公司,你越是要注意在自己的郵件地址中註上自己的姓名,同時在郵件的結尾添加個人簽名欄。人們通常會把郵件轉發給過多的人,開啟郵件箱你可能發現有一半的郵件是與你無關的,刪除它們費時費力,所以在轉發前要做一下整理,把郵件的數量控制在最小。條件允許的話要每天檢查自己的郵箱,及早回覆郵件。重要郵件發出後要電話確認。另外,重要的機密和敏感的話題不要使用電子郵件,因為它不能保證嚴守機密。

6)切忌全文使用英文大寫字母。這樣寫成的郵件太強勢,甚至暗示寄件人懶得使用正確的文法。畢竟,這仍是種文字溝通方式,遵守標準的文書規範是一種職業禮貌。

友情提示:

手機和電腦是傳遞資訊必不可少的傳輸工具,也是青年人的新時尚玩具,隨著手機和電腦的日益普及,給我們的工作帶來了很多方便,但是也帶來了職場禮儀方面的新問題。所以,掌握手機與電腦使用的禮儀,將是職場新式禮儀的必修課。使用手機和電腦的人多為受過教育,屬於有一定層次和檔次的人,如果不懂使用禮儀,會讓人反感和討厭,使自己的形象受到損害,層次下降。