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公司合同存檔管理流程

公司合同存檔管理流程

合同歸檔管理是企業管理的一項重要內容,也是企業為維護自身的合法權益而採取的必要手段。本文為大家整理了公司合同存檔管理流程,僅供參考!

公司合同存檔管理流程

1、合同應交由企業檔案管理部門進行歸檔,檔案管理一般為法務部門或行政部門。為保穩妥,建議企業每個合同至少應留存兩份原件,並分別放置兩個地方獨立留存。

2、合同登記的專案應由企業的業務部門與歸檔部門一同彙總,共同完成登記工作。有些企業僅登記合同中的收、付款資訊,這是遠遠不夠的,登記應至少包括對方主體資訊、主要專案內容、本企業合同負責人、對方合同負責人、主要權利義務履行期限、付款節點、收款節點、涉及資產購買的還應進行資產登記。

3、合同歸檔之前進行掃描,留存合同電子版,做到紙質檔案與電子檔案的統一。日後非必須使用原件時,查詢電子版本即可。

4、建立客戶檔案資訊。透過簽署合同得知的客戶資訊進行彙總,方便日後查詢。彙總的資訊應包括客戶主體資訊、聯絡方式、業務成交過程中的重點注意事項等,為日後客戶回訪及老客戶維護提供資訊支援。

5、建立客戶評價系統。每簽署一份並執行完畢的合同,請客戶對本企業進行評價,以收集自身企業在合作過程中的不足,並進行對應的完善改進工作。

6、定期對合同進行彙總、整理,從不同的角度對合同進行分類、分析。如在藝人經紀公司中,可以按照藝人進行分類,這樣可以彙總每位藝人的業務收支情況、經紀事務發展情況,給每一個藝人團隊的發展提供資料支援;可以按照業務型別分類,這樣可以彙總公司的版權收入、演出收入、製作支出、造型支出,給公司老闆在日後平衡總體收支提供參考;還可以按照經紀業務來源分類,這樣可以看出業務的來源是哪裡,能夠促進銷售體系的完善。根據每個企業情況的不同,可以靈活的、多維度的進行彙總、分析,透過合同來反映企業的經營狀況進而調整公司經營策略。

附:公司合同存檔管理制度

第一條 為了規範公司檔案管理工作,保證檔案的完整性及保密性,理順工作程式,明確工作職責,杜絕資料流失,特制定本制度。

第二條 檔案管理機構及其職責

1、公司檔案工作實行二級管理,一級管理是指公司綜合管理部的統籌管理;二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。

2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理,各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。

3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定,認真細緻地做好檔案保管以及利用工作,充分發揮檔案資料的作用。

4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導,每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。

第三條 歸檔制度

1、凡是反映公司戰略發展、生產經營、企業管理及工程建設等活動,具有查考利用價值的檔案資料均屬歸檔範圍。

2、凡屬歸檔範圍的檔案資料,均由公司集中統一管理,任何個人不得擅自留存。

3、歸檔的檔案資料,原則上必須是原件,原件用於報批不能歸檔或相關部門保留的,綜合部儲存影印件。

4、凡公司業務活動中收到的檔案、函件承辦後均要及時歸檔;以公司名義發出的檔案、函件要留底稿及正文備查。

5、業務活動中涉及金融財稅方面的資料,由財務部儲存原件;屬於人事方面的'資料,由人力資源部儲存原件;屬於工程建設方面的,由規劃建設部儲存原件。以上部門應將涉外事務的影印件報綜合管理部備案。

6、由公司對外簽訂的經濟合同,應保留三份原件,綜合管理部儲存一份,財務部及合同執行(或簽訂)部門各儲存一份。特殊情況只有一份原件時,由綜合部儲存原件。

7、在歸檔範圍內的其他資料,由經辦人整理後連同有關資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可影印或複製,歸檔範圍外的由各部門自行保管。

第四條 檔案保管制度

1、公司綜合管理部設存放檔案的專門庫房,各部門應根據儲存檔案數量,設定存放檔案的箱櫃,並具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

2、歸檔資料要進行登記,編制歸檔目錄。

3、檔案管理員要科學地編制分類法,根據分類法,編制分類目錄;根據需要編制專題目錄,完善檢索工具,以便於查詢。

4、檔案要分類、分卷裝訂成冊,保管要有條理,主次分明,存放科學。

5、庫存檔案必須圖物相符,帳物相符。

6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料,瞭解利用者的需求,掌握利用規律。

7、根據有關規定及公司實際情況,確定檔案儲存期限,每年年終據此進行整理、剔除。

8、經確定需銷燬的檔案,由檔案管理員編造銷燬清冊,經公司領導及有關人員會審批准後銷燬。銷燬的檔案清單由檔案員永久儲存。

9、嚴格遵守檔案安全保密制度,做好檔案流失的防護工作。

10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調動手續。

第五條 檔案借閱制度

1、檔案屬於公司機密,未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批准不得借閱。

2、借閱檔案資料,須經檔案保管部門負責人批准。閱檔必須在辦公室指定的地方,不得攜帶外出。需要借出檔案的,須經檔案保管部門負責人批准。

3、借閱檔案,必須履行登記、簽收手續。

4、借出檔案材料的時間不得超過一週,必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的,須經分管副總經理批准。

5、借出檔案時,應在借出的檔案位置上,放一代替卡,標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人,以便查閱和催還。

6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料,不得任意轉借或影印、不得拆封、損汙檔案,歸還時保證檔案材料完整無損,否則,追究當事人責任。

7、借出檔案材料,因保管不慎丟失時,要及時追查,並報告主管部門及時處理。

8、重要檔案、機密檔案不得借閱,必須借閱的要經分管副總經理同意,必須外借的,由總經理審批。

第六條 二級檔案應根據資料的性質和部門需要,每三年移交一次,必須保留的儘量留影印件,其餘資料交綜合管理部統一儲存。

第七條 本制度從二O 一一年十月一日起執行。