如何做好專案管理
專案組成立
成立專案組是專案能否成功的第一要素,沒有專案組,專案管理就無從談起。成立專案組一般包括以下幾個方面:專案背景,目標,領導組,執行組,時間表等。專案組背景與目標比較容易確定,但是領導組與執行組的成立,就要考驗專案組的智慧了。
第一,專案領導組組長是誰,一般情況下,大專案,都會找一個職位高權力重的人擔當組長,但是,這樣的人一般事情比較多,外地出差時間長,很難真正參與到專案運作當中。另一方面,也只需要他把控一下方向,控制一下節奏。所以,可以讓此人進行全面授權,找一個職位稍微低,但是能夠全身參與到專案其中的人擔當協助人。
第二,專案執行組的人員安排,涉及到幾個部門,就安排幾個部門負責人。這裡要知道,雖然是部門負責人負責專案組執行,但實際中,往往是部門負責人安排部門其中一個人去參與其中,所以,安排這個人的工作情況,需及時通報部門負責人,如果不行,則需要及時換人。
注意企業風向
一個專案組的存在與工作目標不僅僅是一個專案是否完工,還可能是公司重點工作是否發生變更,也就是公司“風向”變了。原來企業高層對專案很關注,慢慢變得不管不問了,這個時候,你也要注意了,專案組是否要停止了。專案組的工作重點也不是一成不變的,某一個階段需要做哪些工作,哪些工作是重點,哪些工作已經過時,專案負責人必須有高度敏感。企業風向可以從企業每個月度的工作例會上了解一二,下個月的重點工作是什麼,一般在高層工作通報的檔案中。作為專案負責人的呢,要明白哪些是專案組需要加大力度做的,哪些是已經完成的,不能再繼續的。不能等到高層直接電話你,讓專案做什麼,你才知道“風向”已經變了。
專案規劃與激勵
一般來說,專案組成立的時候,也會對專案進行規劃與激勵。專案組規劃包括時間內容規劃,專案分工,專案制度等。一旦專案啟動,專案就進入到運作當中,通知什麼時間發文,物料什麼時候到位,工作例會什麼時間開始,市場部該做什麼,渠道部該做什麼,這些都要明確。專案激勵不能少,許多企業管理者認為,專案組是公司安排的,不需要什麼激勵。我不認同這個觀點,專案畢竟是員工“額外”的工作,必須有激勵來刺激。而應該是:專案組以正激勵為主,小專案有小激勵,大專案有大激勵,謹慎使用負激勵。有時候來看,部分部門負責人參與不多,他只是安排下屬員工參與專案組,這個時候需要不需要激勵?我認為需要,因為他畢竟是專案參與者的上司,他的態度決定了下屬參與的程度,因此,必須進行激勵。
嚴格督促
人天生都是有惰性的,能拖的`就拖,這個時候,就必須要嚴格督促。沒有督促就沒有成果。督促不僅僅是直接面對面要求他人做事情,可以有多種方式。比如:專案例會、工作提醒、進度通報等。專案組負責人要使用一些的工具,比如Linkwedo?,把專案整個過程記錄下來,比如資源呼叫、任務分配記錄、工作溝通記錄等等。在這樣一個公開透明的工作平臺去記錄工作,專案負責人搞不定的事情表達了出來,可能高層看到你的工作彙報,一個電話就安排落實了,所以,這些工具務必學會使用。專案組中總會有些人勤快一點,有些人懶惰一些,這個時候就要讓大家的工作呈現出來。獎勵積極者,督促後進者,督促大家提高積極性。可以用階段例會進行獎勵通報,哪些人做得好,為什麼能夠獲得獎勵,做得好就該及時獲得獎勵。
勤於溝通
勤於溝通、敢於溝通,不管是對上,還是對下,都是需要的。這也是Linkwedo工具能夠良好支援工作溝通的價值。首先是對上,一定要與專案領導組組長做好溝通,大膽溝通,勤於彙報工作,特別是在專案初期,高層領導不瞭解你,不知道你是否能夠勝任,因此,對你也會有所顧忌,怕你不能承擔,這個時候,你要勇於表達自己,表明你的立場:我能。專案進入正常軌道後,溝通不能少,必須讓領導及時知道專案進度,他們心中有底。對下溝通,要大膽“騷擾”別人,除了督促、要求別人做事情,也要及時點評、提供支援,還要找時機拉拉家常,談談心之類。如果專案基金允許的話,可以專案組一起吃個飯,開展體育活動等,來加強溝通。
工作魅力
也是很重要的一點,憑什麼讓相同級別的同事“替“你做事,不僅僅是專案組賦予你獎罰的權利,更多的是你個人的工作魅力能夠感染他們。作為專案組負責人一定要做到身先士卒,速度、作風、專業,缺一不可。自己必須做好,做得正,把工作全面體現出來,以身作則,讓大家看到,比別人更專業,更投入,你才可能去感動對方,去激勵對方。