會計電算化中會計檔案的特點與管理
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會計電算化中會計檔案的特點與管理 篇1
一、會計電算化下會計檔案管理的特點
會計電算化是指用電子計算機代替人工記賬、算賬、報賬，以及部分替代人腦完成對會計資訊的分析、預測、決策的過程。電算化會計檔案管理有如下特點：
現代化載體。根據1999年1月1日起施行的《會計檔案管理辦法》規定，採用電子計算機進行會計核算的單位，不僅要電子會計資料，而且應當儲存打印出的紙質會計檔案，這就使得電算化會計檔案擁有了雙重的會計檔案載體，即傳統意義上的會計檔案與包括儲存在計算機硬碟中的會計資料、以其他磁性介質或光碟儲存的會計資料等形式在內的電子會計檔案。
軟硬體環境。由於不具備傳統會計檔案的直觀可視性，電算化下的電子會計檔案必須在特定的計算機硬體與軟體系統環境中才可視；電子檔案易被修改；電子檔案的儲存，受到載體本身的質量、存放環境、儲存資訊有效期等因素的影響。
系列化資料。這是由電算化操作流程及電算化資訊系統維護要求帶來的會計檔案涉及範圍的新特點。除了要儲存會計檔案的電子資料，還要儲存能被計算機識讀的程式檔案、資料結構檔案以及各種程式碼，然後才能藉助計算機進行會計核算。
計算機技能。電算化會計系統對人員的素質與系統安全操作提出了新需要。電算化會計檔案管理要求所從事人員不僅要熟悉會計核算工作的各項專門方法，還必須同時掌握必要的計算機操作和維護知識，才能順利實現電算化。
二、電算化會計檔案的管理內容
為了更有效地做好電算化會計檔案工作，我們必須根據電算化會計檔案的特點，分別做好會計檔案的收集、管理與儲存、利用等方面的工作。
1、檔案的收集。所謂電算化會計檔案的收集是指在一定的時間間隔內(如一個會計年度)，把計算機系統中的所有會計資料複製(備份)儲存到磁性介質或光碟上，從而形成脫離於原計算機系統的會計檔案。財務部門應把財務資料的備份檔案儲存好，以防計算機硬體系統損壞後能在最短的時間內，在最小的損失下恢復原有的會計電算化系統。
除了備份之外，還應收集計算機硬體系統的型號、儲存空間的大小、外部裝置的配套型別等；計算機作業系統、網路作業系統以及漢字作業系統；財務軟體的程式語言、資料庫系統型別；財務軟體的系統名稱、版本號；財務軟體的銷售與維護公司的名稱、地址、電話與聯絡人以及與會計電算化軟體系統相配套的各種說明書及使用手冊。
2、檔案的儲存。由於電算化會計檔案是儲存在磁性介質或光碟上的，根據這些資訊載體的物理特性，在形成這些檔案時應準備雙份即採用“AB備份法”進行資料的備份，並且每份上要註明形成檔案的時間與操作員姓名，並貼上防寫，存放在兩個不同的地點，以防止地震或火災等意外情況引起整個會計電算化系統的毀滅與系統的不可恢復性。在儲存這些檔案時應遠離磁場，注意防潮、防塵等。對採用磁性介質儲存的檔案，還應定期進行檢查，定期進行復制，防止由於磁性介質的損壞，而使會計檔案丟失，造成無法挽救的損失。
此外，還應注意電算化會計檔案與對應的財務軟體版本的一致性。因為在不同版本軟體下形成的會計檔案其會計資料的結構有可能不同，這就有可能產生會計檔案不能被調閱或者產生某些預料外的錯誤。因此，會計電算化檔案除儲存各版本的備份財務資料外還應儲存對應版本的會計電算化軟體系統版本，二者的一致性是非常必要的。
3、檔案的利用。即電算化會計檔案的調閱。在長期開展會計電算化的過程中，隨著軟體系統的不斷升級，我們所調閱的會計檔案會有下述兩種情況：①所調閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統版本號一致，此時只需將您所需調閱的檔案透過電算化軟體系統中的檔案調閱(或資料恢復)功能進行調閱即可；②所調閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統版本號不一致，此時您只需在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應版本的電算化系統，然後再進行調閱。
三、電算化會計檔案管理的方法
(一)完善硬體設施建設
提供環境清潔與溫溼度穩定適宜的專用會計檔案存放倉庫；配備具有高畫質晰度列印能力的鐳射或噴墨印表機，以它們作為輸出紙質會計檔案的工具：選用功能符合本單位實際業務的電算化會計軟體，最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟體；強化系統的安全防護功能，如有聯網，注意進行定期的補丁維護，避免因電腦安全或網路安全，導致會計檔案洩密或被人為惡意修改。
針對電算化會計檔案受質量、溫度、溼度、磁場等因素的影響較大，易受破壞的特點。在管理時應注意如下問題：①在選用儲存會計檔案的存貯介質時，應特別注意選用質量較好、可靠性較高的介質；②對存放在存貯介質上的會計檔案應寫好保護字樣，存放在防潮、防熱、防塵、防磁的場所：③對存放往年會計檔案的介質應定期複製，如每半年複製一次且最好複製雙份存放在不同的地點；④對使用時間較長的存貯介質應定期進行替換；⑤對硬碟上的會計檔案應定期備份到軟盤或光碟上。
針對電算化會計檔案易修改且不留痕跡這一特點，在進行管理時應對硬碟上的會計檔案，採取相應的安全保密措施，防止對會計檔案進行修改。
(二)完善各項管理制度
(1)建立電算化會計檔案的歸檔制度：會計電算化系統開發和使用的全套文件資料及軟體程式，都應視同會計檔案保管；會計資料在未列印成書面形式輸出之前，應妥善保管並保留副本，記賬憑證、總分類賬、現金日記賬和銀行存款日記賬應列印輸出，並按照有關稅務、審計等管理部門的要求，及時列印輸出有關賬簿、報表。
(2)建立電算化會計檔案的保管制度：根據國家檔案局的標準，建立電算化會計檔案保管制度：選擇優質的磁碟介質進行會計檔案資料備份，備用盤與儲存檔分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類和一定順序對資料磁碟、光碟的著錄等電子會計檔案進行編號，標明時間和檔案內容，製作檔案管理檔案卡片。
(3)建立嚴格的借用手續制度：查閱會計檔案，需經財務部門負責人批准，按照檔案管理的有關規定，辦理借閱手續；外單位查閱本部門會計檔案，要有單位介紹信，並經主管領導、財務部門負責人批准。
(4)建立電算化檔案定期備份制度：電算會計檔案應定期將會計資料備份到磁性介質，並設立備查登記簿，提供備份時間、數量、保管方式等備份細節資訊；同時由於磁性介質的特殊性，管理人員必須對這些會計電算檔案進行定期檢查、複製，以防止會計資訊損壞。
(5)建立電算化軟體內的會計檔案管理多使用者、分許可權呼叫制度。對電算化會計檔案的各項內容要規定不同的使用許可權。普通資料，可較大範圍共享；涉及單位機密的資料，僅供一定需要的人員使用；而設計原程式檔案、資料結構檔案等，則只有主管人員或程式開發人員才能使用。透過這樣設定，保證電子檔案的安全性，減少人為修改的可能。
(三)提高會計人員素質
由於電算化會計，不僅僅是要實現傳統會計的功能，更有其他利用計算機高速度計算、分析能力的功能，所以必須相應增加專業人才，加強對電子檔案的管理，為提供更有效的會計資訊打好基礎；同時電算化軟體維護及系統安全的要求較高，這也需要會計部門相應增加一定數量的電腦高階人才，維護日常運作，開發更合理、高效的軟體。
(四)提高思想重視程度
實現會計電算化的企業單位，有關領導應當高度認識對電算化會計檔案資料進行科學化管理的重要性，並督促有關制度的建立。現今不少實現會計電算化的企業單位，對會計檔案資料的管理仍侷限於手工管理階段的經驗，因此，應當進一步提高電算化會計檔案管理者的素質，把磁性介質檔案資料的管理落到實處。
電算化會計檔案作為會計檔案的一部分，它與傳統形式的.會計檔案相互配合、密切聯絡。如果說傳統形式的會計檔案是電算化會計檔案的基礎，那麼電算化會計檔案就是電算化獨特的個性，它代表著未來會計規範化、現代化的發展方向，因此要充分發揮電算化會計的強大功能，必須做好電算化會計檔案管理這一基礎會計工作
會計電算化中會計檔案的特點與管理 篇2
進入 21 世紀以來，資訊科技迅猛發展，我國事業單位基本上都實現了會計電算化管理，利用資訊手段開展會計核算已經成為了大勢所趨。會計電算化不僅有助於提高資料核算的準確性，為單位提供更全面的資訊，還有助於提升工作效率和工作質量，節約時間，完善管理水平。當然，會計電算化的應用也對會計檔案管理提出了更高的要求，以往的人工管理手段容易造成會計資料的丟失，且不易於保管。新的檔案管理策略能夠彌補以往檔案管理中存在的不足，但是其在具有應用過程中還存在很多不足，單位檔案保管者對其的重視度不夠，且制度規章不健全。下面我們就結合實際，談談最有效的會計檔案管理對策，做好資料管理工作，促進事業單位快速發展。
一、事業單位實施電算化後會計檔案的主要特徵
第一，會計電算化檔案儲存的範圍更加廣闊。傳統的手工會計記賬方式得到的檔案一般只有紙質形式一種，而會計電算化實施後的會計檔案儲存範圍更為廣闊，其中既包括儲存在計算機硬碟上的資料，也包括磁性介質中包含的會計資料。
第二，會計電算化檔案保管難度更大。由於會計電算化是運用計算機進行的資料計算，電腦較為容易出現故障，因此資料資料不僅要儲存的計算機中，還要儲存在磁性介質或其他硬碟上，並保證定期進行清理。這就要求它對保管者的能力具有更高的要求。
第三，會計電算化檔案管理對完整性和安全性具有更高的要求。採用會計電算化管理方式，就必須將會計資料和資料進行備份儲存，光碟和磁性介質上都要有會計資料，這就要求電子資料要有不可修改和無法篡改性，一旦有不法分子或駭客入侵，就會導致資料丟失。另外，儲存在硬碟上的資料在沒有相關領導批准的情況下也不得隨意複製，且資料硬碟和磁性介質的儲存環境也有更高的要求。所以，其對檔案保管人員的技術具有更高的要求，要防火、防潮、防銷燬、防病毒，這就對安全性提出了更高的要求。
第四，會計電算化檔案的呼叫需要一定的軟硬體環境。過去的手動自動化會計檔案形式具有直觀性和清晰性，儲存在磁性介質上的會計檔案則必須要在一定的條件下才能使用，其對環境的要求更高。
二、事業單位電算化後會計檔案管理存在的主要問題
首先，會計檔案管理制度不健全。事業單位電算化後的會計檔案管理內容更加多樣化，缺少完善制度規範的檔案管理方式一定會造成檔案的混亂性，不利於資料的準確獲取。與此同時，缺少制度規範的會計電算化檔案管理，還會降低管理效率，使得檔案庫房管理達不到單位要求，且容易發生丟失、破壞現象，甚至出現資料外流。
其次，對會計電算化檔案管理的重視度不夠。會計電算化後的檔案管理人員是做好檔案管理工作的核心，受到傳統手動管理檔案方式的影響，很多檔案管控者對電算化下的檔案新形式缺乏認識，不瞭解它的主要構成，且缺少管理經驗。很多管理人員將檔案管理等同於會計報表的輸出、入入工作，認為只要做好會計憑證就算完成了管理任務。他們沒有從本質上明確瞭解會計電算化的實質意義，對電子檔案資料的管理缺乏有效的重視，儲存在磁碟等介質上的資料很容易丟失，過去的檔案記錄也沒有及時歸類處理，不利於今後對資料的查詢。此外，由於重視度的缺乏，還會出現疏於管理的情形，導致人為破壞現象的發生或病毒入侵，對資料資料進行破壞。
再次，某些列印輸出的會計檔案達不到儲存期限的要求。事業單位會計資料的保管需要滿足一定的保管期限要求，但是據調查發現很多使用會計電算化的事業單位在單位憑證的列印中採用的是針式列印方法，會計資料容易出現褪色現象，很難儲存到規定的日期。
最後，會計檔案管理者的素質能力有待進一步提高。現如今，現代資訊科技和現代化裝置的使用數量逐年增多，這也對會計檔案管理者的素質能力提出了更高的要求。但是目前既有良好的會計技能，又具備優秀管理能力的人才相對匱乏，他們的素質能力不夠全面，缺乏精確的管理技巧，這也是制約會計檔案管理工作順利開展的重要原因。
三、事業單位實施電算化後會計檔案管理的有效對策
在上述內容中，我們已經清晰直觀的看到了事業單位實施電算化會計檔案管理後存在的主要問題。針對這些弊端，我們一定要找到切實可行的對策予以完善，提高檔案管理的有效性。
(一)健全完善電算化會計檔案管理制度
俗話說“沒有規矩不能成方圓”，想要做好任何事情都要有健全完善的制度體系作基礎，會計電算化實施後的檔案管理工作涉及到的內容較多，對制度的規範要求也更高。針對檔案管理的新特點，事業單位要制定完善的管理規章，根據單位會計資料的實際情況，具體歸納制度方法，將檔案進行歸檔保管，並完善具體的管理內容、資料分類方式、備份儲存資料、檔案維護日期等等。與此同時，還要嚴格落實崗位責任制，明確每個管理者的主要職能，避免出現問題互相推諉的現象發生，切實提高檔案管理的有效性。
(二)提升檔案管理人員對電算化後檔案管理的認識度
實施電算化後的檔案管理形式與過去的手動化檔案管理存在很大的差異，只有提升人們對其的認識度，才能提高檔案的管理效率。具體而言，事業單位要轉變人們的思想觀念，改變以往只注重紙質資料管理的情況，加強對電算化管理的支援力度，逐步增加資金投入數量，改善電子檔案的管控條件。單位要將資金運用到實際工作中，完善硬體和軟體設施，建立專門的電子檔案管理部門，配備監控裝置，對軟體系統進行及時的更新應用和升級。與此同時，事業單位還要加大宣傳力度，幫助檔案管理人員明確瞭解自身工作的重要性，從而提高他們的認識水平。
(三)採用定期檢查手段開展檔案管理
電算化後的會計檔案資料涉及到的內容眾多，由於計算機自身的缺陷以及病毒入侵的危害，很容易造成資料資料的丟失，儲存在磁性介質上的檔案內容也容易流失。為了避免出現檔案遺失或隨意被篡改的現象，事業單位一定要採取有效措施加強對檔案進行管理和檢查，選擇質量好的硬體儲存資料，將磁碟放在防潮、防熱、防塵的環境下予以保管，並定期安排專人進行檢查。
(四)對檔案管理者的素質能力予以提高
事業單位在實施檔案管理過程中一定要堅持提升檔案管理人員的素質能力，發揮他們的巨大作用，從根本上加強管理能力。單位在檔案管理者的選拔上要下功夫，挑選具有會計知識和管理能力的人才上崗，定期組織學習培訓，並派遣有潛力的年輕人對外進行學習，提高他們的綜合能力，促進檔案管理能力的提升。