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檔案管理論文

關於檔案管理論文範文

檔案管理工作是一項服務型的業務性工作,檔案管理人員的整體素質如何,是做好檔案管理工作和保證檔案服務質量的決定因素。下面是小編為大家整理的關於檔案管理論文,供大家參考。

關於檔案管理論文範文

高職院校檔案管理作為一種資訊資源,是學校業務管理等活動的真實記錄,對高等職業教育改革起著推波助瀾的作用。目前,檔案管理面臨許多新的問題,尤為值得我們去研究與探討。

一、合併高職院校檔案管理存在的問題

1.並校期間文書立卷、歸檔的問題

合併前的檔案管理是按照原單位的規章制度按部就班實施的,可合併後檔案管理出現校與校的管理偏差,導致了問題的出現。造成這一問題的主要原因:①合校期間組織管理出現空白;②部分檔案部門檔案管理人員責任心不強,無制約措施;③領導管理工作出現了盲區,檔案工作顧及不上。

2.檔案管理制度不規範,管理手段落後

合併後的高職院校所出現的隸屬關係、辦學規模、管理方式等的不同,勢必導致現檔案管理的規範不一。因素有多種:人員構成的複雜、存檔資料的不統一、管理手段落後,資訊利用率差,沒有發揮應有的服務作用。重視檔案管理,建立分類制度。筆者以為合併高校的檔案工作要走出困境,應對症下藥,採取有效的.解決措施。

二、高職院校檔案的管理的途徑

1.規範檔案管理制度

合併高校應將強化檔案制度,樹立管理意識,因為就檔案管理而言,檔案的收集、檔案的管理、類目的編排都是最為基礎的工作,是學校各項事業得以延續和發展的重要依據,是絕不可再生與替代的資訊資源。

2.強化規章制度建設

健全一套行之有效的檔案管理規章制度,發揮其“見證歷史”的作用。完善檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑑別制度,及時收集、補充、更新和完善人事檔案材料,對收集檔案材料,從手續是否完備,表述是否準確、精練,嚴格執行現代化管理標準,注重資訊的準確性、唯一性,做到劃分準確、排列有序、條目清楚、查詢便捷。

3.合理配備檔案管理人員

在檔案管理過程中,檔案工作的管理者對檔案事業的興衰起著決定性作用。第一,要建設好檔案館(室)隊伍,確保一定數量的專職檔案人員,併力求這支專職檔案工作隊伍在年齡結構、專業結構、業務水平等方面比較合理,便於發揮整體效應;第二,要整體推進,大力加強檔案網路建設,發揮各部門兼職檔案領導和兼職檔案員的作用。檔案工作涉及學校方方面面,僅靠檔案部門是不夠的,還需建立穩定的校園檔案管理網路,並採取定性與定量相結合的工作方法激勵檔案管理者,提高他們的工作積極性,增強他們的向心力。

三、高職院校檔案的管理的方法

合併高校檔案工作應面對改革的新形勢,立足並校後的現實狀況,採取有效措施,促進檔案工作新的發展。管理的方法如下:

1.確定檔案目標,使檔案作用有的放矢

強調合並高校檔案工作要實現目標化:一是明確檔案工作目標的發展總方向;二是可以根據總目標,不斷消除偏離目標的因素,三是明確檔案工作目標,便於加強日常管理,增強競爭性。

2.健全管理體制,發揮網路作用

建立一個縱橫交織的管理網路體系,協調各部門配備兼職檔案員,做到從上而下,層層有人負責,形成上下配合、左右協作的檔案傳遞網路。檔案人員要不斷學習,與時俱進,不斷充實完善先進的管理制度與理念;“手勤”即愛崗敬業,盡職盡責,把自己的工作幹明白;“腿勤”則要求檔案管理人員有工作熱情,要把檔案管理當事業來做,主動上門,跟蹤收集。

3.不斷學習,培養檔案管理人員責任心

檔案材料來源廣、範圍大是檔案管理的一大特點。檔案管理人員應不斷學習,不斷充實自己,提升自己,使自己能跟上工作的步伐。工作責任心要求檔案管理人員應主動上門收集相關歸檔,並分門別類將檔案進行加工、分析鑑別、歸檔集中等,使死的材料變為活的資訊,保障檔案齊全、完整、準確、可靠,成為學校、老師學習與工作的有效工具。

4.增強檔案管理意識

檔案管理是一門專業性很強的工作,除了要求管理人員具有高度的工作責任感、良好的職業道德、細心的工作態度、永於奉獻的工作精神外,又要有紮實的檔案管理知識、科技知識,尤其是現代化科技手段的運用和先進的管理方法管理技能的掌握。總之,資源整合後的高職院校由於層次不統一、檔案分類複雜、名目繁多,管理工作呈多樣性,因此要做好文必歸檔是檔案管理工作的第一要務。