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如何設計人員情況調查表?

如何設計人員情況調查表?

在做人力資源規劃時,首先要做的工作是摸清現有人員狀況。那麼,一份人員調查表設計的好壞,將關係到蒐集到的人員資訊的真實性和有效性。人員情況調查表的設計要依企業性質、手中所掌握的資料及所需要的資訊的情況來調整,總的設計宗旨就是要把所需要的資訊傳達出去,以保證收上來的資訊能滿足人力資源規劃的需要。下面,我就介紹在人力資源規劃專案上設計的一個人員情況調查表。

首先是部門一般內容設計:包括部門名稱、崗位名稱、崗位職級、各職級的人數、主要職責。1)崗位職級指各崗位現有人員的職級,如主管,經理,總監等。2)各職級人數指各職級的現有人數。比如:有的崗可能有多個人,這些人的職級不同,有高有低,主管級。其工作內容及能力要求是不一樣的,這就需要各部門負責人如實填寫。3)主要職責:指現有人員目前承擔的主要工作職責(包括兼崗)。有些企業為了便於培養複合型人才,兼崗情況是存在的,需要在調查時摸清具體情況,這便於掌握每個崗位中的人員的能力與職責對應情況,以便於判斷人崗匹配程度。

第二部分就是現有人力資源情況設計了,這是重點,人力資源規劃很重要的一步是要了解企業人員的人崗匹配程度、人員數量滿足度及工作量飽和程度,但要想得到下面的真實想法,在問題設計上是要頗費一番心思的。

1)人崗匹配度:指現有崗位人員的能力與崗位需求相匹配的程度,可設計高、中、一般、低四檔。

高:能力超出崗位的要求,出類拔萃,各項工作完成得非常出色,通常是其他人學習的物件,能對他人產生示範和指導作用。

中:能力滿足崗位要求,工作處於熟練狀態,或良好狀態,通常有良好的業績;但還不能很大地影響到別人,而是更多地自己做好工作;

一般:能力剛能達到崗位要求,工作處於合格狀態,或普通狀態,也就是說合格的人所能做到的程度;但是還會存在不足之處(或者,還容易出現錯誤),距離達到優異還有差距;

低:是不合格的狀態,也就是不能勝任、不能滿足正常工作需要的`狀態。

如果崗位匹配度為一般和低的,還需要填寫說明匹配度一般和低的原因,根據對企業瞭解的情況,可設計出一些原因,進行多項選擇,但一般不能超過3項,否則答案就可能不集中。人崗匹配度不高的原因一般有以下幾種:

1、高能低用;

2、低能高用;

3、職業興趣/價值觀等與崗位不符;

4、崗位上升空間有限影響積極性;

5、晉升通道窄影響積極性;

6、個人貢獻與激勵不成比例,影響積極性;

7、其它。如選其它項的,請說明。

2)數量滿足度:指現有人員對現有崗位需求的滿足程度。一般設計為三個選項:冗餘、滿足、不足。如果沒有人工總成本控制的前提下,沒有哪個部門負責人不希望給自己部門加人的。因此,如果選擇人員數量不滿足,還需說明崗位現有人員數量不滿足崗位需求的原因,可從工作能力、態度、學歷、年齡、專業、工作量等方面進行考慮。

3)工作量飽和度:指現有崗位工作任務的飽和程度。一般設計四個選項:嚴重飽和、飽和、不飽和、嚴重不飽和。如果工作量飽和度選擇為嚴重飽和、飽和的,需要說明工作量飽和的原因,可從工作的難度、工作佔用時間比、工作量等方面考慮。在工作量飽和度選項的設計中,最好不要設計含“適中”的選項,如果有這個選項,一般都會選擇“適中”,按人的常性思維來講,因為填寫飽和和嚴重飽和,需要說明原因,費時費力;若填不飽和、嚴重不飽和,那麼又怎麼能申請增加人員數量呢?取消適中的選項,則是讓填寫人更理性、更認真地思考,以保證收集上來的資訊更加真實、有效。

第三部分則是未來三至五年人力資源需求的設計,在前面對部門內各崗位各人員的具體分析中,就很容易得到未來三至五年的人力資源需要,為了預防隨意要人的情況出現,需求說明對增加人員的要求及人員增加的理由,此理由一定要充分、合理。